Заполнение журнала кассира-операциониста

Содержание
  1. Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила
  2. Определение и роль журнала
  3. Правила оформления и заполнения
  4. Требования к титульному листу
  5. Замена формы КМ-4
  6. Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
  7. Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец
  8. Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4)
  9. Как заполнять журнал кассира операциониста
  10. Форма КМ-4. Журнал кассира-операциониста. Образец и бланк 2018 года
  11. Какие цели и задачи решает документ
  12. Надо ли ставить на учет
  13. Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста
  14. На кого возложить обязанность по заполнению
  15. Особенности документа
  16. Образец документа
  17. После составления журнала
  18. Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?
  19. Что это такое, для чего он нужен на предприятии
  20. Регистрация в налоговой
  21. Кто и когда его заполняет
  22. Правила и процесс заполнения
  23. Нюансы оформления в различных случаях
  24. Исправление ошибок
  25. Прошивка и хранение
  26. Журнал кассира-операциониста
  27. Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила

Заполнение журнала кассира-операциониста

Журнал (книга) кассира-операциониста – вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации.

При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений.

Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира – форма КМ-4. Она обязательна с 25.12.1998 г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого ККМ (контрольно-кассового аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа.

Ведение этого журнала – обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д.

Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат.

Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) – разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день.

роль журнала кассира – сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).

Правила оформления и заполнения

При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:

  • КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
  • Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
  • В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
  • На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) … листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:

  • Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
  • Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка – это один кассовый день.
  • Источником для записей служит только Z-отчет – информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
  • Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
  • В книге не должно быть исправлений и помарок.

Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:

  • Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
  • Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
  • Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.

Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.

Требования к титульному листу

Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:

  • В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
  • Далее – информация о ККМ – марка, тип, модель. В правой части – номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или налоговый инспектор при регистрации аппарата.
  • Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии – когда была произведена последняя запись.
  • Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица – кассира, работающего по трудовому договору.

Замена формы КМ-4

Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.

Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.

Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы

Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

ГрафаНазваниеВносимая информация
1Дата сменыВводится дата, пропечатанная в чеке – Z-отчете
2Номер отделаГрафа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции
3ФИО ответственного лицаЕсли журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (–//–)
4Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание сменыЗаписывается порядковое число Z-отчета – эта информация видна в нем самом
5Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчикаНекоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным
6Показания суммирующих счетчиков на начало дняНеобнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) – совпадает с данными графы 9 предшествующей записи
7Подпись кассира
8Подпись администратора
9Данные суммирующих счетчиков на конец сменыНеобнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня
10Сумма дневной выручкиУказана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 – графа 6 = графа 10
11Сданные наличныеСуммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 – графа 13 – графа 15 = графа 11
12Оплачено по документации, шт.Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, дорожными чеками и т.д.
13Оплачено по документам, руб.Сумма покупок из графы 12
14Сдано всего рублейУказывается вся сданная главному операционисту денежная сумма – и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10
15Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМОшибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3
16Подписи на конец смены кассира,администратора,руководителяГрафы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой
17
18

Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец

Источник: http://.ru/article/322969/kak-pravilno-zapolnyat-jurnal-kassira-operatsionista-obrazets-i-osnovnyie-pravila

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4)

02-11-2010

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции.

Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его.

На последней странице сделайте запись: “Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов”, заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила.

При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых.

Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка “исправлено” с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

  • 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
  • 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
  • 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
  • 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек.

Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше».

Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Итак, Вы закончили смену и сняли Z-отчет.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)
Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)
Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.
Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).
Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий.

Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то – порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к.

она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.


Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день).

Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.
Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.
Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.

) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету.

Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31.

Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп. Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены.

Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:

Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.
Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.

е не за наличные деньги.

Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.
Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп. Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену.

Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10.

Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.

ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем.

В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.
Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:

19.11.2010:кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

Источник: http://www.Kassa77.ru/pages/a-02-11-10.html

Как заполнять журнал кассира операциониста

Как заполнять журнал кассира операциониста

Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4 ) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора.

Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный.

Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.

1

Страницы нужно нумеровать от руки, начиная с первой внутренней (обложку нумеровать не надо). Достаточно пронумеровать листы, а не каждую страницу отдельно. Чтобы прошить журнал, следует сделать снизу два отверстия и продеть через них плотную нить, наклеив на последней странице маленький кусочек бумаги. На этой бумаге должно быть написано «пронумеровано и прошнуровано 50 листов», ставится печать организации, подпись директора. Заполняя титульный лист журнала, можно заполнить только самые важные графы. Регистрационный номер (его указывают справа вверху) вам предоставит налоговый инспектор во время регистрации.

2

Первый лист состоит из 10 граф, второй – из 8:

  • Графа 1: Дата (смена). Здесь нужно указать дату снятия Z-отчета, который кассир делает в конце смены с целью проведения инкассации и обнуления кассы. Если за день было несколько смен и снималось несколько Z-отчетов, то можно записать несколько раз одинаковую дату в разных строчках, поставив в скобках номер каждой смены.
  • Графа 2: Номер отдела (секции). Ее следует заполнять, если имеются различные отделы в магазине. Тогда здесь ставятся номера отделов, по которым за смену пробивались суммы. Если все пробивается на единственный отдел, данную графу можно и не заполнять.
  • В графе 3: Фамилия, имя, отчество кассира указываются соответствующие данные.
  • В графах 4 и 5 записывается порядковый номер Z-отчета, который можно взять непосредственно на самом отчете. Информация дублируется, так как форма документа немного устарела, а в современные кассовые аппараты были внесены некоторые изменения.

3

Обязательно нужно заполнить графу 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены). В ней следует указать общую сумму денег, пробитых на данном кассовом аппарате за время его эксплуатации (накопительный итог на начало дня). С каждым новым Z-отчетом сумма будет увеличиваться. Для нового аппарата при регистрации налоговый инспектор попросит пробить 1,11 рублей в качестве первого накопления. Для не нового кассового аппарата данные для графы берут из:

  • графы 9 прошлого дня;
  • из X-отчета, снятого утром;
  • из разницы между графой 9 (вечерние накопления) и графой 10 (выручка за день), тогда запись осуществляется в конце дня.

4

В графах 7, 8 ставят подписи кассир, администратор. Если в данном качестве выступает одно лицо, нужно поставить две одинаковые подписи. В графу 9 вписывается необнуляемый итог (накопления) в конце смены. По сути, это данные графы 6 вместе с выручкой за текущий день, поэтому данные этой графы можно сразу перенести в графу 6 следующей смены. Графа 10 содержит информацию о сумме выручки за день (смену). Она состоит из наличной выручки (графа 11 ), безналичной (графа 13 ), возвратов (графа 15 ). Все данные также находятся на Z-отчете. В графе 11 фиксируется исключительно наличная выручка (без возвратов, безнала).

5

В графе 12 указывается количество (не сумма!) безналичных платежей (по дорожным чекам, банковским чекам, картам, пр.). То есть при наличии пяти операций за день с банковскими картами в данной графе ставится «5». Если у кассового аппарата счетчика безналичных платежей нет, графу можно оставить пустой. А вот в графе 13 фиксируется непосредственно сумма безналичных платежей за прошедшую смену (она выделяется в Z-отчете, но не на каждом кассовом аппарате). Если же кассовый аппарат не поддерживает функции пробития по безналу, можно выделить под безналичные платежи отдельный отдел (секцию) и пробивать по нему весь безнал. Тогда в данную графу следует внести сумму продаж по такому фиктивно созданному отделу.

6

В графе 14 (Сдано всего) пишется сумма наличных, безналичных платежей за минусом возвратов. А в графу 15 вносится сумма возвратов за смену (ее можно взять из Z-отчета). Проведение возвратов через кассу не является обязательным; если оно не осуществлялось, следует оформить акт КМ-3 («О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам») и сумму из формы вписать в данную графу. Если же возвратов было несколько, их нужно суммировать и поставить общей суммой.

7

В графе 16 после оформления справки-отчета кассира-операциониста по форме КМ-6 ставится подпись кассира. Администратор, приняв от кассира наличность, должен проверить правильность всех расчетов и поставить подпись в графе 17. А в графе 18 в конце смены расписывается руководитель. Если кассир, руководитель и администратор – это одно лицо, необходимо в графах 16, 17 и 18 три раза поставить одинаковую подпись.

8

Если в течение дня на кассовом аппарате суммы не пробивались, отчет снимать не обязательно. Или же можно снять нулевой чек, вечерний Z-отчет и занести информацию в журнал кассира-операциониста. Журнал следует заполнять после снятия Z-отчета в конце рабочего дня или утром (если магазин работает круглосуточно). Если в журнале имеется исправление, оно должно быть заверено подписью ответственного лица, которое ведет данный журнал, и надписью «исправленному верить».

Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.

Источник: http://SovetClub.ru/kak-zapolnyat-zhurnal-kassira-operacionista

Форма КМ-4. Журнал кассира-операциониста. Образец и бланк 2018 года

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты.

При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4 .xlsСкачать образец заполнения журнала кассира-операциониста по форме КМ-4 .doc

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач.

Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда.

И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение.

В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде.

При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером).

Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить».

Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации.

В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Источник: https://assistentus.ru/forma/km-4-zhurnal-kassira-operacionista/

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ.

Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение.

Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

  • Реквизиты компании или ИП.
  • Коды ОКПО и ОКУД.
  • Данные ККМ.
  • Дата начала ведения.
  • Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается.

Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП.

Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат, поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

  • Заявление о постановке на учет ККМ.
  • Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
  • Договор аренды торговой площади.
  • Паспорт ККМ.
  • Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
  • Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп.

и вносит данные первого Z-отчета.

Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир.

Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».

Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты.

Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

  • Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
  • Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
  • Столбец 3. ФИО кассира.
  • Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
  • Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
  • Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
    • показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
    • предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
    • сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
  • Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
  • Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
  • Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
  • Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
  • Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
  • Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
  • Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
  • Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
  • Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Здесь вы можете скачать бланк формы и пример ее заполнения

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

  • Обратившись в обслуживающую организацию. Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
  • Сняв фискальный отчет. Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой.

На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия.

Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии.

Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/kassira-operacionista.html

Журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) – применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Код формы по ОКУД 0330104.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. 

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. 

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

Графа 1: Дата (смена). Ставиться дата снятия Z-отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z-отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой.

Слово “смена” в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете (не обязательно) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1). 

Графа 2: Номер отдела (секции).

В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый.

Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z-отчетах многих кассовых аппаратов. 

Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира. В этоe графу вносим Ф.И.О. кассира.

Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать его(ее) фамилию. 

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).

В этой графе записывается порядковый номер номер Z-отчета, его можно взять на самом отчете. 

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

В эту графу копируются данные из графы 4. Это устаревшая форма документа, предполагающая по старинке, что счетчик Z-отчетов будет обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.

 

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены). Эта графа обязательна к заполнению. В ней пишется накопительный итог на начало дня – сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования.

Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом. Если кассовый аппарат новый, то первое накопление у вас будет равно 1 руб. 11 коп. – именно эту сумму требует пробить налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.

Если кассовый аппарат не новый, то данные для этой графы берутся из графы 9 предыдущего дня. 

Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора. В этих графах должны расписаться кассир и администратор соответственно. Если это одно лицо, то подписи будут одинаковы.

 

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены). В эту графу вписываются накопления (необнуляемый итог) в конце рабочей смены. Это те же накопления, что были в Графе 6, но к ним прибавлена выручка за прошедший день.

Эти накопления списываются из Z-отчета, который кассир снимает в конце смены. Для удобства можно сразу же перенести эту сумму на начало следующей смены в графу 6. 

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

В эту графу вписывается сумма выручки за день, в которую входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z-отчетах. 

Графа 11: Сдано наличными.

В эту графу вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал. 

Графа 12: Оплачено по документам, количество. В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.).

То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру “5”. Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо. 

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

В эту графу вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах). Если вы пробиваете безналичный расчет на один из отделов, то впишите сюда сумму продаж по этому отделу. 

Графа 14: Сдано всего.

В эту графу вносится сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты. 

Графа 15: Сумма возвратов. В этой графе пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z-отчета. 

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира-операциониста кассир оформляет справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6), передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе. Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 могут быть одинаковые подписи. 

Графа 17: подпись администратора. Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе. 

Графа 18: подпись руководителя. После завершения смены в этой графе расписывается руководитель. 

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/accounting/5172/

Бухгалтерия
Добавить комментарий