Внесение должностей в штатное расписание: перевод сокращение

Содержание

Внесение изменений в штатное расписание – замена и добавление должностей, и другие нюансы

Внесение должностей в штатное расписание: перевод сокращение

Потребность внесения изменения в штатное расписание организации достаточно часто возникает в ходе осуществления трудовых взаимоотношений и знать о порядке действий в данном случае необходимо как работодателю, так и кадровым сотрудникам. Причин для изменений штатного расписания может быть достаточно много – они могут проводиться в связи с оптимизацией рабочего процесса, добавлением должностей или сокращением штата. При этом необходимо учитывать требования трудового законодательства и правильно оформлять всю документацию, такую как приказ, само штатное расписание и уведомление работников.

В действующем российском законодательстве штатное расписание является одним из основных внутренних нормативных документов субъектов хозяйствования.

Именно в соответствии с ним осуществляется привлечение новых работников в компанию, сокращение штата, повышение работников в должности и множество иных необходимых действий.

Само по себе оно входит в перечень локальных нормативных актов компании и определяет структуру кадров компании и штатных единиц, включая в себя перечень всех должностей, организационную и иерархическую подчиненность, а также используемые системы и формы оплаты труда со ставками, тарифами или иными методиками по отношению к каждой конкретной должности. При этом данный документ в связи с определенными потребностями может изменяться.

Штатное расписание имеет относительно свободное правовое регулирование в РФ и в перечне обязательных документов не числится.

Тем не менее, на него косвенно ссылаются требования различных нормативных актов, поэтому оно является необходимым для каждого субъекта хозяйствования за редкими исключениями.

Форма штатного расписания Т-3 установлена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Данная форма, хоть и является установленной на законодательном уровне и рекомендованной к применению на всех субъектах хозяйствования, осуществляющих трудовые взаимоотношения с сотрудниками, все же не является обязательной.

Поэтому предприятия могут использовать и любые иные виды штатных расписаний. Однако следует отметить, что некоторые нормативные документы однозначно указывают на необходимость наличия штатного расписания на предприятии, а именно:

  • Статья 15 ТК РФ. Она определяет трудовые взаимоотношения и утверждает обязанность работника следовать штатному расписанию и его требованиям, равно как и иным нормативным актам предприятия.
  • Статья 57 ТК РФ. Её нормативы требуют указания в трудовом договоре должности, которая бы соответствовала установленному на предприятии штатному расписанию.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном постановлении устанавливаются инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников, и оно также содержит в себе требование о том, чтобы зафиксированная в трудовой книжке должность полностью соответствовала по своему названию той, что установлена в штатном расписании.

Соответственно, единственной ситуацией, в которой работодатель может обойтись без составления штатного расписания при трудоустройстве работников предприятия, является его принадлежность к микропредприятиям. Данное исключение предусматривается положениями ст.

309.2 Трудового кодекса, которая прямо предоставляет возможность микропредприятиям не устанавливать локальные нормативные акты, вместо этого фиксируя обязательные для них требования непосредственно в условиях трудовых договоров с конкретными работниками.

Зачем необходимо изменять штатное расписание – основания и причины для внесения изменений

Само по себе штатное расписание организации устанавливают, исходя из наличествующих у них потребностей, поставленных организациями и их руководством задач и имеющихся средств для их реализации.

Соответственно, штатное расписание формирует систему оплаты труда, позволяет работодателю осуществлять эффективную кадровую политику и действовать в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Однако любая организация рано или поздно может претерпевать изменения – как в своей организационной структуре, так и в сфере отрасли и направления деятельности, кадровой политике.

Все это может повлечь за собой и изменения в штатном расписании. В целом, целями внесения изменений в штатное расписание могут быть:

  • Привлечение новых работников. Штатное расписание обычно содержит точное указание количества специалистов на предусмотренных должностях, необходимых предприятию. При этом для заключения трудового договора с новыми сотрудниками штатное расписание должно быть изменено в этом аспекте деятельности.
  • Организация новых должностей. На предприятиях часто может возникнуть необходимость привлечения новых специалистов и открытия новых должностей. В том числе это может затрагивать вопрос появления новых отделов или структурных подразделений. При этом все эти новые должности и подразделения должны быть также отражены в имеющемся штатном расписании.
  • Сокращение штата или должностей. При уменьшении количества работников по причине сокращения штата должны быть также внесены и изменения в установленное штатное расписание. Более того – если на момент увольнения таковые изменения в штатном расписании организации не вступят в силу, то суд или трудовая инспекция могут признать всю процедуру сокращения незаконной, что повлечет значительные издержки работодателя.
  • Изменение системы оплаты труда или тарификации. Внесение изменений в порядок оплаты труда, введение новых тарифов, корректировка уже имеющихся норм также требуют соответствующих корректировок штатных расписаний предприятий.

Основанием же для внесения изменений в расписание могут стать абсолютно различные факторы и ситуации.

Например – оценка эффективности сотрудников по ключевым показателям, которая продемонстрирует необходимость внесения изменений в кадровую политику предприятия.

Или же фактическая необходимость сократить работников по причине несения предприятием убытков, либо же просто желание максимально оптимизировать рабочий процесс или же открытие новых подразделений и расширение субъекта хозяйствования.

Однако следует рассмотреть каждое из обстоятельств для изменения штатного расписания более подробно.

Изменение должностей в штатном расписании или их добавление

Хозяйственная деятельность может предусматривать расширение количества должностей, необходимых для эффективной работы организации.

При этом в штатное расписание необходимо будет внести определенные изменения в контексте новых должностей – установить порядок оплаты таковых работников, систему оплаты труда, определенные должностные инструкции и требования, которые должны быть отражены и в штатном расписании. Внесение изменений в штатное расписание при добавлении новой должности должно опираться на соответствующий приказ работодателя и совпадать с внедрением новых предварительно разработанных должностных инструкций.

При этом внедрение новых должностей может потребоваться и при отсутствии необходимости в новых сотрудниках, а при расширении обязанностей уже действующих работников, которые будут выходить за пределы их работы по профстандарту или действующей должностной инструкции.

Изменение штатного расписания в связи с оптимизацией предприятия

Каждый работодатель заинтересован в максимальной эффективности своей организации.

И оптимизация деятельности сотрудников может потребовать различных кадровых перестановок в формате расширения должностных обязанностей, изменения оклада или иных комплексных мероприятий. Все они требуют изменения штатного расписания.

Кроме этого изменение штатного расписания может потребоваться и в случае перевода работников на неполную ставку или режим сокращенного рабочего времени в связи с требованиями законодательства или иными нормативами, в том числе в некоторых случаях – по инициативе самого работодателя, работника или соглашения сторон.

Изменение штатного расписания при сокращении штата

Перед сокращением штата предприятия – как в отношении отдельных должностей, так и касательно численности сотрудников, работодатель вносит определенные изменения и в штатное расписание.

При этом данные изменения обязательно следует внести до фактического увольнения работника.

В противном случае получится ситуация, при которой сокращенная должность или необходимое количество работников будут еще числиться в штатном расписании – а значит сокращение будет необоснованным.

Сокращение должностей может производиться как при желании работодателя снизить расходы, так и в процессе оптимизации трудовой деятельности, при реорганизации предприятий, их слиянии или разделении. Непосредственно самому работодателю нет необходимости дополнительно обосновывать сокращение, однако следует позаботиться об отсутствии в его действиях состава фиктивного сокращения.

Изменение расписания при переименовании должностей

Так как действующее законодательство предусматривает внедрение новых профстандартов, в том числе и тех, которые ранее не существовали, у работодателей может возникнуть необходимость изменить название должностей сотрудников предприятия для их соответствия законодательству и квалификационным справочникам.

Производить такие действия работодатель обязан лишь в отношении тех должностей, обязанности которых позволяют причислить их к особым профстандартам, предоставляющим работникам дополнительные права и социальные гарантии. В остальных ситуациях переименование должностей и соответствующее внесение изменений в штатное расписание не являются обязательными.

Важный факт – для государственных учреждений и государственных предприятий использование профстандартов и внесение изменений в штатное расписание при переименовании должностей по данным основаниям являются обязательными.

Изменение системы оплаты труда и размеров зарплаты – внесение информации в штатное расписание

При желании работодателя изменить оклад работников, тарифную ставку или иные особенности оплаты труда, он также обязан отразить данные изменения в штатном расписании.

При этом работодатель не имеет права устанавливать заработную плату при условии полной рабочей недели и полного рабочего времени ниже, чем МРОТ, а также должен учитывать определенные государством надбавки и повышенные коэффициенты для отдельных ситуаций.

Если МРОТ изменяется, то зарплата, ранее ему соответствовавшая, также должна быть изменена работодателем. То есть, в случае, если на предприятии установлены зарплаты на уровне МРОТ или близкие по своему объему к нему, работодателю следует вносить изменения в штатное расписание ежегодно.

Внесение изменений в локальные нормативные акты, затрагивающие вопросы заработной платы, коим является штатное расписание, в соответствии с положениями статьи 135 ТК РФ должно осуществляться с учетом мнения представительного органа работников.

Это может быть как первичная профсоюзная организация, так и внутренний рабочий орган, представляющий интересы сотрудников. При этом работодатель обязан лишь поставить данный орган в известность и принять во внимание требования такового органа.

Однако удовлетворять их как частично, так и в полном объеме – не обязан.

В случае, если производится изменение наименования должности, в соответствии с нормативами статьи 72 ТК РФ происходит изменение условий трудового договора.

То же самое происходит и при внедрении новых должностей, изменении системы оплаты труда в частности. Поэтому при внесении изменений в штатное расписание работодатель должен поучить согласие сотрудников.

Однако истребовать его необходимо только у тех работников, которых затронут данные изменения.

Без согласия сотрудников работодатель вправе производить изменения в штатном расписании лишь при условии их предварительного уведомления за два месяца до вступления изменений в силу – эти требования изложены в положениях статьи 74 ТК РФ. При этом внесение изменений в штатное расписание также требует обязательного составления дополнительных соглашений к трудовым договорам работников.

Главным документом для внесения изменений в штатное расписание является приказ работодателя.

Данный приказ составляется в свободной форме, однако в нем в обязательном порядке должны присутствовать дата составления, конкретные требования к изменению штатного расписания и порядок их внедрения, а также подпись работодателя или ответственного лица.

Приказ должен быть обязательно зарегистрирован в системе внутреннего учета документации предприятия и храниться в течение 75 лет от момента его составления.

Если при внесении изменений в штатное расписание у сотрудника изменяется должность – об этом должна быть сделана соответствующая запись в трудовой книжке.

Данная запись проводится ответственным кадровым работником в общем порядке.

Увольнять работника для изменения его должности нет необходимости, однако каждое отдельное изменение должности должно сопровождаться отдельным приказом работодателя и быть подтверждено согласием самого работника.

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vnesenie-izmenenij-v-shtatnoe-raspisanie.html

Порядок действий при изменении должности в штатном расписании

Штатное расписание формируется одновременно с созданием компании в соответствии с объемом работ и размером уставного капитала.

Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

Нормативная база

Расписание штатной численности является одним из обязательных документов, который оформляется во всех учреждениях независимо от формы собственности, ведь оговоренный документ не просто фиксирует количество работников, но и определяет структуру коллектива, соподчиненность и законность предоставления рабочего места. Ведь в соответствии с законом принять работника можно только на штатное место, закрепленное в том же расписании, и перевести на вакантное место тоже.

Форма расписания штата Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 еще в 2004 году, но с 2013 оговоренный бланк носит рекомендательный характер, что подразумевает разрешение на внесение некоторых изменений в саму форму в соответствии со спецификой компании, но не дает право на отмену ведения оговоренного бланка Т-3.

Ведь в соответствии со ст.

57 ТК РФ профессия труженика в договоре о взаимном сотрудничестве указывается в полном соответствии с наименованием должности, отраженным в штатном расписании. А в порядке ст.

15 ТК РФ трудовые взаимоотношения возникают на основании договора с указанием трудовой функции опять же в полном соответствии с расписанием штата.

Трудовой кодекс РФ

Штатное расписание форма Т-3

То есть оговоренный документ является одним из важнейших локальных актов, который отражает реальную организационную структуру штата сотрудников с обязательным внесением изменений в случае кадровых перестановок либо оптимизации штата путем введения либо выведения вакансий, не говоря уже о переименовании должностей.

Основания

Конечно, организация не может трудиться в одном и том же режиме и при одинаковой численности постоянно, ведь экономические процессы видоизменяются, следовательно, подвергаются изменениям и виды деятельности компании, а также обязанности и должности сотрудников.

Основаниями для внесения изменений в наименование должностей, а, следовательно, и в расписание могут выступать:

  • переименование должности в связи с увеличением круга обязанностей согласно норм, закрепленных в ст.60.2 ТК РФ;
  • переименование структурного подразделения в связи с изменением вида деятельности либо расширением сферы обслуживания, в соответствии со ст.60.2 ТК РФ;
  • приведение наименований вакансий в соответствие с ЕТКС, при наличии на предприятии вредных условий, дающих право на досрочный выход на пенсию, в порядке ст.195.3 ТК РФ;
  • смена названия профессии, согласно с требованиями профстандартов, а именно ст.195.2 ТК РФ;
  • переименование профессий в преддверии аттестации во исполнение норм ст.18 ФЗ №426.

Также основаниями для смены названия вакансии могут выступать и другие причины:

  • изменение названия вакансии на более престижное с целью мотивации тружеников;
  • переименование вакансии для конкретизации возложенных обязанностей.

Переименование должности в штатном расписании

Изменение должности в штатном расписании предусматривает определенную процедуру, установленную законом, в связи с тем, что оговоренный документ является локальным актом, на основании которого регулируются правоотношения сторон.

В соответствии со ст.372 ТК РФ при принятии любого локального акта, в том числе и расписания штата, либо внесения корректировок в указанный акт руководство предприятия обязано согласовать принимаемые нормы путем предоставления проекта профсоюзному органу.

К проекту нужно будет приложить основания для внесения изменений, в письменном виде, которые будут рассмотрены в течение 5 дней и в результате чего будет оформлено мотивированное мнение оговоренного органа.

Кстати, согласование нового расписания потребуется только в случае, если планируется:

  • переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
  • образования нового отдела;
  • сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.

В случае если в оговоренный документ вносятся корректировки, касающиеся всего нескольких профессий, согласовывать оговоренный документ с Профсоюзным комитетом не нужно.

Порядок действий и правила

Независимо от того, какие исправления будут осуществляться в расписании, то есть будет ли это корректировка оклада или смена названия вакансии, процедура внесения изменений оговоренного документа производится в следующем порядке:

  • Оформление пояснительной записки с обоснованием корректирования. К примеру, в связи с увольнением основного работника заместителя директора и вменением его обязанностей начальнику отдела предлагают вывести из штата должность «заместитель директора» и ввести «заместитель директора-начальник отдела».
  • Издание распорядительного акта о внесении некоторых изменений в расписание. После наложения резолюции на записку оформляется приказ с указанием сменить название вакансий либо вывести из штата некоторые из них и ввести другие, а менеджеру по персоналу подготовить необходимые изменения в ту же личную карточку и договор.
  • Внесение корректировок в расписание в полном соответствии с приказом. Согласно изданному приказу в расписание вносятся оговоренные исправления или перестановки, и указывается, что данный вариант расписания утвержден уже другим приказом за определенным номером и датой.

Такой процедура выглядит в идеале, но ведь существуют и нюансы —  является ли переименованная должность вакантной или нет, изменениям подвергается одна вакансия или целый отдел, и согласны ли труженики с нововведениями. То есть в зависимости от обстоятельств процедура правки расписания может быть сложнее.

Для отдела

Если переименовывается целый отдел, с большой численностью тружеников, целесообразнее оформить новое расписание, при этом издав следующий пакет документов:

  • пояснительную записку с указанием оснований для корректировки расписания;
  • распорядительный документ о внесении соответствующих изменений;
  • уведомление тружеников;
  • приказ об утверждении нового расписания;
  • расписание штатной численности.

При смене названия отдела нужно учитывать еще один нюанс, а именно, нормы ТК РФ, которые предусматривают защиту прав трудящихся в случае корректировки условий договора о сотрудничестве.

Ведь в порядке ст.

57 ТК РФ название вакансии и подразделения в обязательном порядке указываются в договоре, следовательно, при переименовании названия того же отдела либо профессии договор тоже нужно будет править, что не допустимо без согласия действующего сотрудника компании в порядке норм, закрепленных в ст.72 ТК РФ.

То есть руководству компании при корректировке названия отдела нужно будет на основании ст.74 ТК РФ сначала уведомить тружеников о переименовании подразделения за 2 месяца, вручив при этом извещения, и только потом издать распорядительный акт, которым будет утверждено новое расписание.

Однако в случае если отдел только создается и, соответственно, вакансии еще не заняты, двухмесячный срок, предусмотренный для уведомления тружеников, соблюдать нет необходимости, и расписание можно подготовить и утвердить в течение нескольких дней.

Для одной должности

В случае, если предстоит сменить название всего одной вакансии, которая не занята, используется вышеописанная процедура, подразумевающая уведомление труженика за 2 месяца и оформление приказа об утверждении корректировки расписания, конечно при условии, что сам труженик согласен на предложенные нововведения.

Если место вакантно

Если вакансия в расписании штатной численности ранее не присутствовала и соответственно ее только планируется ввести либо место вакантно, соблюдать двухмесячный срок не нужно, ведь права работников не нарушаются.

Это значит, что корректировку в оговоренный акт можно произвести в течение нескольких дней, используя выше описанную процедуру, предусматривающую издание всего трех документов:

  • пояснительной записки;
  • приказа о внесении изменений;
  • расписания.

Уведомление работников

Во исполнение норм, закрепленных в ст.74 ТК РФ , при смене условий в договоре о трудовых правоотношениях служащие компании в обязательном порядке должны быть уведомлены о грядущих изменениях.

Также руководство компании обязано не только предложить им выбор в согласии либо не согласии, но и вакантные места, которые они могли бы занять с учетом имеющейся квалификации либо медицинских рекомендаций в связи с состоянием здоровья.

Сроки

Уведомление об изменении названия профессии должно быть вручено не позднее, чем за 2 месяца, и включать в себя не только основания для корректировки названия профессии, но и вакантные должности.

Пример документа

К примеру, уведомление может быть составлено следующим образом:

Приказы

Как было сказано выше, внести корректировки в расписание штата можно 2-мя способами:

  • создать новое расписание;
  • оформить изменения в уже существующем.

Изменение в штатное расписание (образец)

Если корректировке будут подвержены большинство вакансий либо будет введен новый отдел, оформляется распорядительный документ, утверждающий новый вариант расписания.

Если же изменения коснуться всего одной вакансии, приказ будет утверждать только внесение корректировок.

Образец приказа:

Допсоглашение (образец)

Помимо приказов и уведомления тружеников, после корректировки расписания штата предстоит оформить еще ряд документов:

  • допсоглашение;
  • личную карточку;
  • должностную инструкцию, ведь оговоренный документ создается не персонально для работника, а для определенной вакансии.

Пример допсоглашения:

Внесение записи в трудовую книжку

Также после смены названия профессии нужно будет внести изменение и в книгу о труде, в порядке, закрепленном в законодательных нормах, а именно Постановлении№225.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

На какой период составляется штатное расписание предприятия? Смотрите тут.

В каких случаях возможно увольнение беременной по сокращению штатов? Читайте здесь.

Важные нюансы

При корректировании расписания возникает множество вопросов — в частности, является ли смена названия основанием для оформления перевода труженика и что делать, если работник против нового названия.

Переименование или перевод?

При смене названия профессии ни трудовая функция служащего, ни рабочее место, а также место расположения компании не меняется, более того, в большинстве случае не меняются и функциональные обязанности.

Следовательно, при переименовании должности осуществлять перевод сотрудника не нужно, ведь вышеописанная процедура, а также изданные документы подтвердят законность продолжения трудовой деятельности в компании.

Если сотрудник против

Несмотря на тот факт, что переименование должности не влечет для сотрудников ухудшений условий труда либо иных негативных последствий, некоторые работники бывают против оговоренной процедуры, в связи с чем возникает вопрос, как переименовать должность без согласия труженика.

В ст.

74 ТК РФ сказано, что работник должен быть не только уведомлен о внесении изменений в договор о трудовых отношениях, но и имеет право на отказ от предложенных условий, то есть переименование должности. В подобной ситуации руководство компании обязано предложить вакантные места, даже если требования к квалификации либо размер оплаты по вакансиям ниже.

Если же свободных должностей нет либо труженик отказывается от перевода, предстоит увольнение в порядке ч.7 ст.77 ТК РФ с выплатой двухнедельного пособия.

Доказательные документы для суда

В ст.

392 ТК РФ сказано, что в случае нарушения гарантированных законом трудовых прав сотрудник имеет право в судебном порядке предложить разрешить возникшие разногласия по существу в течение 3-х месяцев со дня, когда законные права работника были нарушены.

При этом труженик должен не только подать иск в суд, но и предоставить доказательства, в том числе подтвердить необоснованность переименования должности, ссылаясь на нормы ст.195.

3 ТК РФ, а именно, соблюдение профстандартов и карты аттестации рабочего места с указанием кода вредности.

Ведь при отсутствии соответствия наименования должности ЕТКС и при наличии вредных условий занятости труженик не сможет оформить трудовую пенсию, причем по вине работодателя.

Хозяйственная деятельность компаний постоянно подвергается изменениям, следовательно, внесение изменений в наименование должности не является редкостью.

Однако учитывая, что к наименованиям должностей предъявляются определенные требования, к процедуре переименования следует подходить только с позиции закона с учетом тех же Квалификационных справочников и норм ТК РФ.

Источник: http://kadriruem.ru/pereimenovanie-dolzhnosti-v-shtatnom-raspisanii/

Приказ об изменении штатного расписания (образец) :

Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием.

Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры.

Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

Основание для внесения изменений

Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия.

И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

Варианты изменения штатного расписания

Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

  • необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
  • в связи с сокращением персонала;
  • нуждой в переименовании должности или подразделения;
  • необходимостью вывести из штатного расписания должность;
  • потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.

При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

Кто составляет приказ?

После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста.

На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы.

Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

Изменение штатного расписания, увеличение окладов

Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст.

74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки.

Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

Общество с ограниченной ответственностью

“Строитель”

ПРИКАЗ

21 января 2015 г. № 2-ШР

О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

В связи с изменением объема выполняемых работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

И. о. директора В.Ф. Кудрин

Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

Подготовила: экономист Нежная Л. И.

Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

Изменение должности в штатном расписании

Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

  1. С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
  2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

Исключение должности

Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

распорядительной части выглядит примерно так:

«1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

Введение должности

Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий.

Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

Формулировка, используемая при создании приказа, может быть следующей:

«1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

Сокращение штата

Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными.

В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца.

Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.

Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом.

Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

«Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

1.2. Кассир – 1 шт. единица.

Ответственный – экономист Нежная Л. И.

2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

Ответственный – экономист Нежная Л. И.

3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

– довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

– предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

– довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

Члены комиссии – специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

Смена оклада на часовую тарифную ставку

Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников.

Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки.

Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

«1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

Порядок хранения приказов

Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-prikaz-ob-izmenenii-shtatnogo-raspisaniya.html

Штатное расписание от А до Я

Штатное расписание от А до ЯМожно ли оставлять в штатном расписании вакантные должности?

– Да, можно.

Как часто нужно вносить изменения в штатное расписание?

– В любое время, когда в этом есть необходимость.

Можно ли указывать в штатном расписании должности на иностранном языке?

– Нет, нельзя.

Штатное расписание – это удобный инструмент для работодателя.

В соответствии с этим документом производят прием на работу и переводы, изменяют оклады и должности, сокращают штат.

Когда надо корректировать штатное расписание? Как правильно это делать? Надо ли знакомить сотрудников с изменениями в этом документе?

Составляем штатное расписание

В штатном расписании перечисляются подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц по ним, размеры должностных окладов и возможных надбавок. Можно не указывать период действия штатного расписания и применять его на протяжении всей деятельности компании до внесения в него изменений и дополнений.

При разработке штатного расписания можно воспользоваться унифицированной формой № Т-3 , утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 или утвердить в организации другую форму, которая будет содержать все необходимые сведения для ведения учета кадров ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Особый порядок предусмотрен для организаций государственного сектора – для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Штатное расписание – документ обезличенный . В нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

Чтобы зафиксировать, кто именно из сотрудников какие должности занимает, а также отмечать вакансии, периоды длительного отсутствия на работе и временное замещение, составляют штатную расстановку .

Для этого удобно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графы «Фамилия и инициалы», «Сведения о работнике».

Как указывать должности в штатном расписании

В штатном расписании отражаются все имеющиеся в организации должности, в том числе и вакантные.

Если работа не связана с вредными или тяжелыми условиями труда, работодатель может самостоятельно формулировать название должности ( ст. 57 ТК РФ ). При этом закон не запрещает использовать общепринятые сокращения «Оператор ПК», «Начальник отдела веб-разработок».

Однако лучше указывать полные названия должностей, чтобы избежать риска разночтения в их трактовке, поскольку установленного перечня сокращенных наименований не существует. Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям .

Введите различия в названия и должностные обязанности по ним.

Внимание!

Филиалы не являются работодателями, поэтому составлять для них отдельное штатное расписание нельзя ( п. 3 ст. 55 ГК РФ )

Специфика работы многих организаций связана с сезонным привлечением работников. В случае если с дополнительными сотрудниками заключаются срочные трудовые договоры, это можно отразить в штатном расписании.

Для этого издайте приказ, которым увеличьте количество единиц по соответствующим должностям, отметив период, на который они вводятся (ст. 15 , 16 , 57 ТК РФ).

Для учета срока штатное расписание можно дополнить графой «Период работы» или отразить эту информацию в графе «Примечание».

Кадровые изменения, которые надо отразить в штатном расписании

Вид изменений

Письменное уведомление работников

Вводим новые должности, структурные подразделения

Не требуется

Изменяем оклады, систему оплаты труда

Необходимо

Переименовываем должности

Необходимо

Переименовываем структурные подразделения

Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре

Переводим работника в другой отдел

Переводим работника на другую должность

Необходимо

Проводим сокращение штата

Необходимо

Упраздняем вакантные должности

Не требуется

Как внести изменения в штатное расписание

По решению работодателя могут изменяться структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и др. Эти события влияют на штатное расписание организации.

Изменения оформляют одним из следующих способов:
– приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание.

При этом планируемые изменения перечисляют в тексте самого приказа;
– приказом об утверждении нового штатного расписания.

Вариант обновления документа работодатели выбирают сами.

Если корректировки небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом, когда же в организации планируются масштабные кадровые изменения – утверждать новое расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают причины корректировок и их суть, дату введения в действие, которая может не совпадать с датой издания приказа.

Пример

Генеральный директор ООО «Аристотель» Мария В.

в связи с увеличением количества оказываемых услуг и оптимизацией штатного расписания приняла решение: – ввести в штатное расписание должность «водитель-экспедитор»;

– переименовать «отдел по соблюдению норм охраны труда» в «отдел охраны труда», а должность «начальника отдела по соблюдению норм охраны труда» в «начальника отдела охраны труда». После чего 24 апреля 2013 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 6 мая 2013 года.

Чтобы дополнить штатное расписание новыми должностями или структурными подразделениями, нужно разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации.

При сокращении должностей надо учесть, что по закону работники должны быть предупреждены об этом, как правило, за два месяца ( ч. вторая ст. 180 ТК РФ ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа.

Исправляем ошибку

Ошибка

Как правильно

Работодатель установил в штатном расписании несколько должностей на иностранном языке: web-разработчик, IT-специалист, PR-менеджер.

Кадровое делопроизводство нужно вести на русском языке ( ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ , п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).

Что будет, если…

Если работодатель на основе штатного расписания будет вносить в трудовые книжки сотрудников наименования должностей на иностранном языке, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового права в виде штрафа до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ ).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала

Галина Дугина — юрист, кандидат педагогических наук, эксперт журнала «Кадровое дело»

Работодатель сам решает, на какой период составлять штатное расписание. Как правило, оно оформляется на один год, а затем утверждается новое. Штатное расписание может быть и бессрочным – действовать на протяжении всей деятельности компании.

Екатерина Аракчеева — директор ГБУ Московского городского правового Центра «Защита» (Москва)

В связи с необходимостью переименования структурных подразделений или должностей, изменения окладов, сокращения численности или штата работников вносятся изменения в действующее штатное расписание или принимается новое по форме, удобной работодателю. Внесенные изменения и новое штатное расписание утверждаются приказом руководителя.

Надежда Сенаторова — начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва)

Даты утверждения и введения в действие нового штатного расписания могут не совпадать. Например, при проведении крупных кадровых перестановок.

В этой ситуации отделу кадров может быть предоставлен временной промежуток для оформления всех необходимых бумаг по ротации персонала.

Документы должны быть подготовлены к дате введения в действие нового штатного расписания.

Редакция журнала “Кадровое дело”

Источник: https://delovoymir.biz/shtatnoe-raspisanie-ot-a-do-ya.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.