Учет командировочных расходов: документы налоговый и бухучет

Содержание
  1. Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете
  2. Вычет НДС по командировочным расходам
  3. Билеты: как их отразить в учете
  4. Работник отдыхает в месте проведения командировки
  5. 10.3. Учет командировочных расходов
  6. Учет командировочных расходов для целей налогообложения
  7. Бухучет командировочных расходов
  8. Командировочные расходы и проводки
  9. Как документально правильно оформить командировку
  10. Расчет и выдача авансом средств на командировочные расходы
  11. Оплата суточных расходов
  12. Другие расходы, которые могут возникнуть во время командировки
  13. Как отразить расходы предприятия, связанные с командировками в бухгалтерском учете
  14. Можно ли предусмотреть оплату командировочных за счет заказчика?
  15. Нюансы учета заграничных командировок
  16. Отчет сотрудника за взятый аванс
  17. Учет и налогообложение командировочных расходов
  18. статьи:
  19. Направление работников в командировки
  20. Документальное оформление командировочных расходов
  21. Бухгалтерский учет командировочных расходов
  22. Командировочные расходы для целей налогообложения

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9.

Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.

2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2016 не являются обязательными.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет.

Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки.

Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара.

Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении.

Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки.

Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п.

 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли.

И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.

2016), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль.

То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен.

Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п.

 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п.

 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру.

Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен.

До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету.

Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно.

Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы.

В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется.

Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации.

При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику.

В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд.

Более того, маршрут-квитанция  и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п.

 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше.

А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась.

А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику.

Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение.

Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.

2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813).

В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов.

Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Также читайте о том, как рассчитывать оплату во время командировок и чем подтвердить служебное поручение.

Источник: https://kontur.ru/articles/2322

10.3. Учет командировочных расходов

Служебнаякомандировка – это поездка работникапо распоряжению руководителя организациина определенный срок для выполненияслужебного задания (поручения) вне местаего постоянной работы.

Общийпорядок направления работников вкомандировку установлен определяетсянормами статей 166-168 ТК РФ и ПостановлениемПравительства от 13.10. 08 № 749.

(ИнструкцияМинфина СССР ВЦСПС № 62 от 07.04.1988 «Ослужебных командировках в пределахСССР» может применяться, если непротиворечит другим документам).

Всоотв с ТК РФ максимальный срок служебныхкомандировок м.б установлен коллективнымдоговором, трудовым договором илилокальным нормативным актом (приказ,распоряжение руководителя)

Завесь период нахождения в командировкеза работником сохраняется средняязаработная плата.

Направлениев командировку оформляется унифицированнойформой первичной учетной документации,которая утверждена постановлениемгос.ком стата №1. К ним относятся:

1)Приказ (распоряжение) о направленииработников в командировку Ф № Т-9 илиТ-9а.

2)Командировочное удостоверение Ф №Т-10.

3)Служебное задание для напраления вкомандировку и отчет о его выполнении,форма Т-10а

Передотъездом работнику выдается денежныйаванс, для определения размеров которогов бухгалтерии составляется сметакомандировочных расходов. Работникувозмещаются фактическипроизведенные и документальноподтвержденные расходы,связанные с командировками, к которымотносятся:

  • расходы по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного проживания (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядоки размер возмещения данных расходовопределяется коллективным договоромили локальным нормативным актом.

Вбух.учете расходы, связанные со служебнымикомандировками отражаются в полномобъеме в составе расходов.

Вотношении некоторых командировочныхрасходов существуют особенности учетадля цели налогооблажения.

Учет командировочных расходов для целей налогообложения

Виды командировочных расходовДля целей налогообложения
НДФЛНалог на прибыль
СуточныеПринимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировкеПринимаются в полном размере, утвержденном коллективным договором или локальным нормативным актом
Расходы по найму жилого помещенияПри отсутствии документального подтверждения расходов по найму жилья принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировкеПринимаются в полном размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат

Послевозвращения из командировки подотчетноелицо составляет отчет о выполненнойработе, кот. Предоставляется в бухгалтериювместе с командировочным удостоверениеми авансовым отчетом.

Вбухгалтерии проверяется наличиеоправдательных документов, которыеподтверждают командировочные расходы:

-проездныедокументы

-документы о найме жилого помещения

Расходы,связанные с командировками, как правило,являются расходами по обычным видамдеятельности и отражаются по дт сч 26.

Еслицелью командировки является приобретениеимущества, то командировочные расходыотносятся на увеличение его стоимости.(Д 08,10,41 –К 71)

Направлениеработника в командировку за границуоформляется приказом и служебнымзаданием. Командировочное удостоверение,какправило, не выписывается. Время нахожденияв командировке, подтверждается отметкамив загран. паспорте. К авансовому отчетуприлагается ксерокопия загран. паспорта.

Иностраннаявалюта на загран командировки поступаетв кассу предприятия с текущего валютногосчета. Для обособленного учета операцийв иностранной валюте к сч «Касса» следуетоткрыть специальный суб.счет «Касса виностранной валюте».

Работнику,направляемому в командировку за границу,возмещаются фактически произведенныеи документально подтвержденные расходыпо проезду, по найму жилого помещения,суточные в рублях и в иностранной валюте,а также ряд дополнительных расходов:

  • расходы по оформлению загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи или сборы.

Выплатаработнику суточныхв иностранной валютепри направлении работника в командировкуза пределы территории РоссийскойФедерации осуществляется вразмерах, определяемых коллективнымдоговором или локальным нормативнымактом.

Завремя нахождения работника в путисуточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;
  • день пересечения границы при следовании в командировку с территории РФ оплачивается в иностранной валюте, а день пересечения границы при возвращении из командировки на территорию РФ оплачивается в рублях.

Дляобособленного учета расчетов с работникамипо загран.командировкам к сч 71 следуетоткрыть субсчет «Расчеты с подотчетнымилицами в иностранной валюте».

Прирасчете по загран командировкам могутвозникать курсовые разницы

Пример:1)выдано под отчет на командировочныерасходы (42 руб/евро х 1000 евро)

Д71-К5042000 руб

2)предоставленавансовый отчет (40 руб/евро х1000 евро)Д26-К71 40 000руб

3)отражаетсяотрицательная курсовая разница(40руб/евро- 42 руб/евро)х1000 евро

Д91-К712000 руб

Источник: https://StudFiles.net/preview/2802467/page:13/

Бухучет командировочных расходов

19.06.2012

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ).

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию.

С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме.

Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом.

Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п.

5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99).

Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки.

Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов).

Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п.

10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914).

Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г.

Москве. Цель командировки – заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г.

руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

– счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

– два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Источник: http://taxpravo.ru/analitika/statya-259972-buhuchet_komandirovochnyih

Командировочные расходы и проводки

Деятельность в различных сферах производства предприятий и организаций вне зависимости от их форм собственности сегодня практически невозможна без взаимодействия с партнерами.

Кроме того, для расширения зоны влияния создаются структурные подразделения, филиалы, расположенные в разных городах и регионах России, а порой и зарубежья.

Цель любого собственника получение экономической выгоды (прибыли).

Для ее достижения заключаются сделки на поставку качественного сырья, реализацию готовой продукции.

Кроме того, существуют организации, оказывающие специфические услуги, например – наладку и ремонт оборудования, проведение экспертизы и прочие.

Специалистам и должностным лицам приходится выезжать с основного предприятия в другие города для проведения переговоров с партнерами, заключения договоров, проведения работ, решения конфликтных ситуаций, направлять работников на переподготовку и обучение.

Любые поездки влекут материальные затраты.

Законодательством в 24 главе Трудового кодекса РФ поездки для решения данных руководителем поручений на определенный промежуток времени определяются как служебные командировки (ст. 166 ТК РФ), расходы, понесенные с которыми на основании ст.168 ТК РФ гарантировано должны быть возмещены командированному работнику.

Предприятие оплачивает денежные траты:

  • на проезд в оба конца (к месту выполнения поручения и возвращение домой);
  • стоимость проживания;
  • суточные расходы;
  • прочие материальные затраты, предусмотренные локальными правовыми актами, действующими в организации и документально обосновывающие их необходимость для экономической выгоды.

Денежные средства, выданные работникам для решения производственных задач во время поездки, должны быть учтены в бухгалтерских отчетах, для чего составляются проводки по командировочным расходам, учитывающие хозяйственные затраты организация.

Как документально правильно оформить командировку

Отправляя сотрудника для выполнения определенных заданий в поездку (служебную командировку) собственник должен руководствоваться, прежде всего, нормами, определенными в основополагающих законодательных актах:

  • главы 24 Трудового кодекса РФ;
  • Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими к нему изменениями и дополнениями, принятыми в Постановлении № 1595 от «29» декабря 2014 года, упрощающими документооборот для бухгалтерского учета командировочных расходов.

С 2016 года в связи с вступившими в действие изменениями, остается право на усмотрение работодателя сохранить или упразднить обязательное предоставление служебного задания и командировочного удостоверения по унифицированным формам.

Обязательным для возможности правильно отразить материальные затраты предприятия, впрочем, как и для того, чтобы были соблюдены нормы ст.

167 ТК РФ – сохранить за сотрудником рабочее место и должность, выплатить средний заработок за время отсутствия его на основном рабочем месте (где он числится по штатному расписанию), остается:

1. наличие письменного распоряжения руководителя (приказа) о направлении работника в служебную командировку с указанием:

  • количества людей, отправляемых в поездку, их личных паспортных данных (фамилии, имени, отчества),
  • занимаемой должности (профессии);
  • места расположения их основной работы (структурного подразделения, отдела, участка);
  • срока выполнения поручения (начиная со дня выезда в другой город, по день возвращения к основному месту работы);
  • конкретные цели, задачи, какие должен решить командированный работник (группа сотрудников).

С зарегистрированным должным образом приказом под роспись знакомят специалистов, направляемых в служебную поездку.

2. по возвращению из командировки в течение трех дней, работник должен сдать отчет о понесенных ним затратах в командировке и расходовании аванса, выданного перед отъездом.

Подтверждающие документы, необходимые для утверждения авансового отчета могут быть установлены в разработанном в организации Положении о командировках.

Законодатель считает достаточным наличие проездных документов или подтвержденных материальных затрат на проживание в местности, куда был командирован сотрудник.

Руководитель, чаще всего сохраняет в принятых локальных документах обязательность наличия соответствующими образом оформленного командировочного удостоверения для предотвращения возможных спорных ситуаций в последующем с налоговыми и другими контролирующими органами.

Расчет и выдача авансом средств на командировочные расходы

Трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ) обязывает руководство оплатить работнику все расходы, связанные непосредственно с поездкой по служебным делам.

Пункт 10 Положения № 749, рассматривающего особенности, возникающие при направлении работников в служебные командировки, более конкретизирует выдачу денег на запланированные расходы: проезд, проживание, суточные – авансом.

Выдаваемая денежная сумма рассчитывается ориентировочно исходя:

  • из цены билетов на транспортное средство или стоимость бензина (при наличии распоряжения об использовании личного, служебного автотранспорта) на поездку в пункт назначения и возвращение обратно;
  • стоимости гостиничного номера или арендуемого жилого помещения;
  • суточных расходов в зависимости от длительности командировки.

Аванс может быть выплачен наличными суммами из кассы предприятия (полученные с расчетного счета или поступившие от реализации продукции).

В бухгалтерском учете при этом должна быть отражено:

выдано из кассы на командировочные расходы проводка ДБ 71 – КТ 50.

Также остается расходный кассовый ордер, соответствующей установленной форме № КО -2.

В случае перечисления аванса на банковскую карту сотрудника, проводку следует отразить:

ДТ 71 – КТ 51.

Важно учесть, что согласно правилам, установленным п.6.3 Указания Банка России № 3210-У от «11» марта 2014 года:

  • аванс выдается по письменному заявлению работника;
  • нельзя выдать денежную сумму авансом сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные ним подотчётные денежные средства.

В случае продления командировки и необходимости дополнительных затрат денежные средства можно перечислить на банковский счет командированному сотруднику, отразив в приказе по предприятию увеличение суммы аванса.

Оплата суточных расходов

Законодатель предусматривает оплату за каждый день нахождения в командировке (с учетом дней, затраченных на поездку, выходных, в случае непредвиденной болезни сотрудника – согласно листу нетрудоспособности).

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно и утверждает локальными правовыми актами (в частности в Положении о командировках).

Документально расход этих денег работник подтверждать не должен.

Насчитываются суточные в зависимости от срока, определенного в приказе о командировании сотрудника.

Единственное, о чем должен помнить бухгалтер, что для налогообложения и удержания страховых взносов, начиная с 2018 года, согласно п. 3 ст.

217 НК РФ и внесенных к нему изменений ФЗ № 243 от « 03» июля 2017 года, установлен предельный размер, не подлежащий обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • 700 рублей – если служебная поездка по территории РФ;
  • 2500 рублей – в случае зарубежной командировки.

Для подтверждения времени пребывания в командировке, согласно п. 7 Положения № 749 достаточно: проездных документов или о проживании в отдаленной местности.

При отсутствии этих документов возможно письменное подтверждение фактического нахождения (даты прибытия и убытия) в сторонней организации, заверенное подписью руководителя принимающей стороны и печатью организации в форме служебной записки или другой произвольной форме (разъяснения даны в Письме Роструда № 2450 – 6 – 1 «19» октября 2016 года).

Другие расходы, которые могут возникнуть во время командировки

Во время нахождения в чужом городе при выполнении задач, целей служебной поездки может возникнуть потребность в дополнительных расходах, например, на пополнение счета для ведения телефонных переговоров с работодателем, пользование услугами интерната, и прочие.

Для того, чтобы денежные средства были учтены как командировочные расходы, следует предусмотреть возможность иных расходов в Положении о командировках, либо доказать в отчете их экономическую обоснованность для предприятия.

Как отразить расходы предприятия, связанные с командировками в бухгалтерском учете

После утверждения предоставленного вернувшимся из командировки сотрудника авансового отчета, проводится проводка командировочных затрат в бухгалтерском учете в зависимости от целей, на которые были потрачены деньги.

Так, деньги, выплаченные из расчета суточных потребностей работника, приобретение посадочных билетов на транспортное средство или оплату счета, предоставленного за проживание в гостинице (без учета НДС) проводят:

ДБ 20, 23, 44 – КТ 71;

Для того чтобы отразить НДС за проезд или проживание (в гостинице или арендуемом помещении), используют проводку:

ДТ 19 – КТ 71;

НДС, принимаемый к вычету за транспорт и проживание, проводится:

ДТ 68 – КТ 19;

В случае, когда были возмещены дополнительные расходы, связанные с командировкой, в зависимости от того, на что были потрачены деньги, проводят как:

ДТ 20, 44, 91-2, 08, 10 – КТ 71;

В случае оставшихся неизрасходованных денежных средств, остаток переводят с банковской карты работника на расчетный счет организации:

ДТ 51 – КТ 71, либо при возврате наличных денег в кассу предприятия, отражают проводкой: ДТ 50- КТ 71.

Можно ли предусмотреть оплату командировочных за счет заказчика?

В командировку может быть направлен лишь сотрудник, заключивший с предприятием трудовой договор и числящийся в штате.

Соответственно и расходы, связанные с оплатой командировочных могут быть проведены по бухгалтерским документам, только если в поездку направляются работники организации.

Заключив с оппонентом договор, например, об оказании каких – либо услуг, при необходимости оплаты командировочных расходов это может быть в условиях контракта предусмотрено как оплата самих услуг, которая включает в себя вознаграждение за работу непосредственным исполнителям и возмещение стоимости проезда к месту выполнения заказа.

Нюансы учета заграничных командировок

Если сотрудник направляется в служебную поездку за пределы страны, следует учесть, что расходы понадобятся:

  • на оформление заграничного паспорта, визы, порой специальной медицинской страховки;
  • сумма, выдаваемая на суточные расходы, должна быть увеличена по сравнению с тем размером, который насчитывается при поездках по России, и соответствовать лимитам зарубежной поездки, оговоренным в локальной документации.

Аванс, выдаваемый на командировочные расходы, может быть выплачен как в рублях, так и в валюте государства, куда направляется сотрудник.

Авансовый отчет о поездке принимается по аналогии с отчетом о командировке внутри страны.

Расходы в валюте пересчитываются по курсу конвертации на эквивалентную сумму российских рублей на дату произведенного платежа

Отчет сотрудника за взятый аванс

Работник, вернувшись в организацию, направлявшую его в служебную командировку в течение трех дней (п.

26 Положения № 749) должен сдать отчет о фактической трате денег, выданных ему авансом по форме, утвержденной Положением о командировках, разработанной в учреждении, либо унифицированной ф. АО – 1.

К отчету обязательно прикладываются подлинники расходных документов (чеки, платежки, оплаченные счета и прочее).

Если израсходовано денег больше, чем выделялось работнику перед поездкой, ему будет возвращена разница (которую он потратил из личных денег).

В случае, когда денег потрачено меньше, он должен вернуть их предприятию (на расчетный счет или в кассу).

По желанию работника излишне выплаченная сумма аванса может быть удержана из его заработной платы не позднее одного месяца после сданного отчета (ст. 137 ТК РФ).

Для учета этой суммы по бухгалтерии проводят удержание из зарплаты остатка аванса:

ДТ 70 – КТ 71.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/komandirovochnye-rasxody-i-provodki/

Учет и налогообложение командировочных расходов

В связи со вступлением в силу главы 25 Налогового кодекса РФ, а также с принятием нового Трудового кодекса изменились порядок направления работников в командировки и порядок учета командировочных расходов в целях налогообложения. О том, как в новых условиях отразить расходы на командировку в бухгалтерском учете, а также о расходах, принимаемых для целей налогообложения, рассказывает кандидат экономических наук, аттестованный аудитор М.В. Семенова.

статьи:

Направление работников в командировки

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации – далее ТК РФ).

Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ).

Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 “Подряд” ГК РФ).

Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком – физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.

Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора.

При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.

Документальное оформление командировочных расходов

Типовые формы учетных документов для оформления командировочных расходов утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (типовые формы № Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”, № Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”).

Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма № Т-10 “Командировочное удостоверение”).

На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения.

Подтверждением убытия работника в зарубежную командировку может служить отметка визового контроля в паспорте.

Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы № Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”. По возвращении из командировки, работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.

Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет (типовая форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.

2001 № 55 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”), к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

Организация может прибегнуть к услугам туристической фирмы при направлении сотрудника в командировку.

Обоснованием такого решения может быть уменьшение расходов при приобретении путевки, по сравнению с приобретением услуг по проезду и проживанию отдельно.

Если поездка работника в служебную командировку была организована туристической фирмой, то документами, подтверждающими соответствующие расходы, будут:

  • договор с туристической фирмой,
  • расчетные документы,
  • путевка установленного образца,
  • документы, подтверждающие оплату.

Оформление указанных документов не исключает необходимость составления приказа о направлении в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения, авансового отчета.

Хотя действующее законодательство не содержит требования о составлении сметы командировочных расходов, при расчете суммы аванса, выдаваемого работнику, целесообразно оценить расходы, чтобы обосновать сумму соответствующей выплаты.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными) должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, …) Кредит 71 – на сумму расходов, Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.

Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, понесенные работником во время командировки, представляют собой внереализационные расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим образом:

Дебет 91 Кредит 71

Если работодатель не принимает полностью (либо в какой-то части) расходы работника, осуществленные во время служебной командировки, то соответствующие суммы работник должен вернуть:

  • или в кассу организации;
  • или на расчетный счет;
  • или организация удерживает соответствующие суммы из заработной платы работника.

В этом случае в бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50 (51) – если работник возвращает соответствующие суммы в кассу (на расчетный счет) организации; Дебет 70 Кредит 71 – если работник согласен с удержанием из заработной платы.

Если командировочные расходы понесены на территории иностранного государства и оплачены в иностранной валюте, то курсовые разницы, связанные с расчетами с командированным сотрудником, отражаются в бухгалтерском учете по дебету или кредиту счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

При этом командировочные расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета (согласно приложению к положению по бухгалтерскому учету “Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте” (ПБУ 3/2000), утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н).

Командировочные расходы для целей налогообложения

С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ.

Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст.

252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:

  • обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);
  • документально подтверждены (т.е., оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);
  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ).

Расходы, связанные со служебными командировками, признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты), при этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;
  • по найму жилого помещения;
  • суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.

Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль.

Если командировка была организована через туристическую фирму, расходы по проживанию и проезду командированного работника также могут быть отнесены на расходы, принимаемые для целей налогообложения, при условии соответствующего документального оформления.

Нормы расходов организаций на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией”. Указанные нормы распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года, согласно п. 3 вышеуказанного постановления.

Норма командировочных расходов за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб.

Нормы командировочных расходов при заграничных командировках установлены приложением к постановлению в долларах США и различаются в зависимости от срока пребывания сотрудника в командировке (до 60 дней и более 60 дней).

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ, налоговая база по налогу на прибыль организаций не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату:

  • путевок на лечение или отдых;
  • экскурсий или путешествий;
  • занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
  • посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
  • товаров для личного потребления работников,

а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Соответственно, суммы компенсаций работнику указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

При расчете налога на добавленную стоимость могут быть получены вычеты на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в частности:

  • расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж.

В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы.

Если расходы, связанные со служебной командировкой, понесены на территории иностранного государства, то НДС расчетным путем выделяться не должен, поскольку сумма соответствующего расхода не содержит налога.

Источник

Источник: http://inq-brc.ru/index.php/ugol-buh/616-nalogooblozhenie-komandirovochnyh-rashodov

Бухгалтерия
Добавить комментарий