Компенсация мобильной связи сотрудникам: учет размер проводки

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам?

Компенсация мобильной связи сотрудникам: учет размер проводки

В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь.

В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

  • использование вещей;
  • амортизация имущества;
  • траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

  • приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
  • заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
  • отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
  • детализацией звонков от оператора связи;
  • трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
  • договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

  • определять размер выплат и порядок их назначения;
  • уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
  • утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться.

Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам.

Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам.

Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов.

Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

  • утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
  • разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

  1. Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
  2. Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
  3. Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Вопросы налогообложения

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения.

При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ.

Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

  • платежками;
  • договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
  • перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст.

264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов.

При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат.

Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами.

При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления.

С приказом работник ознакамливается под роспись.

Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно.

Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно.

Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц.

Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы.

Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/kak-osushhestvlyaetsya-kompensaciya-mobilnoj-svyazi-sotrudnikam/

Учёт компенсации затрат сотрудникам компании

Учёт компенсации затрат сотрудникам компании

Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты.

Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.

Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет – единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость приобретенного ими билета.

Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд.

Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки.

Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной. Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:

Шаг1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:

«…4.3. С целью компенсации затрат на проезд сотрудника в последний рабочий день настоящего месяца выдается приобретённый за счёт средств организации единый проездной билет.

В случае покупки сотрудником проездного билета за личные средства, работнику компенсируется полная его стоимость. Затраты на проезд иными видами транспорта компенсируются в общеустановленном порядке.
4.3. Работники, указанные в п. 4.

3, не позднее трёх рабочих дней по истечении месяца, на который были предоставлены проездные билеты, обязаны предоставить их бланки в бухгалтерию….»

Шаг2: Надо закрепить приказом или приложением к Положению список “разъездных” профессий и должностей:

«… Перечень профессий и должностей работников ООО “Сатурн”,
постоянная работа которых имеет разъездной характер
1) мерчендайзер
2) юрист…»

Шаг3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:

«…6.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
6.2. Для выполнения Работником должностных обязанностей он осуществляет рабочие поездки в пределах городов Химки и Реутова.
6.3.

Размер и порядок компенсирования затрат, осуществленных в связи со служебными поездками, закреплены действующим в ООО “Сатурн” Положением о разъездном характере работы, утв. 8.02.2015.
6.4.

Поездки Работника, осуществляемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 6.

2 настоящего договора, признаются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке…»

 Налоговый учёт  Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат. Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ).

Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы. Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм. В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов.

При применении УСН она не признаётся в расходах. В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками:

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражаем проездные затраты;

Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.

 Компенсациятелефонныхсчетов  Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи.

Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем – сотрудником или компанией – заключен договор с оператором сотовой связи.

Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.

Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами. Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.

Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:

  • приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
  • детализация счетов поставщика сотовой связи;
  • должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.

Размер компенсации определяется по соглашению с работником и, как правило, закрепляется в условиях трудового договора (доп. соглашении).
Компенсировать затраты работника на телефонные переговоры возможно двумя вариантами:

  1. Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
  2. Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.

Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН.

В бухучёте компенсация отражается такими проводками:

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;

Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.

НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.

Бухучет

Налог на прибыль

НДС

НДФЛ

Страховые взносы

УСН

Следить за темой

Просмотры: 9713

Источник: http://www.buhday.ru/articles/bukhgalteriya/uchyet-kompensatsii-zatrat-sotrudnikam-kompanii/

Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328.

По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

«Главбух» советует

Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами.

В них можно установить: – лимит расходов на служебные телефонные переговоры; – запрет на ведение личных телефонных переговоров;

– порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.

Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты

Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты.

Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи.

При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).

После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:

Дебет 60 Кредит 71
– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71
– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).

Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.

В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.

По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 60Кредит 71
– 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;

Дебет 26Кредит 71
– 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;

Дебет 71Кредит 50
– 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.

Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 91-2 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников.

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ.

Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров.

Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.

Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.

№ КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров: – договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг; – детализированными счетами операторов мобильной связи; – должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;

– приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Источник: http://crb-prof.ru/review/item/kak-otrazit-v-buhuchete-i-pri-nalogooblozhenii-zatraty-organizacii-na-predostavlenie-mobilnoi-svyazi-sotrudniku.html

Расходы на сотовую связь, расходы на сотовую связь сотрудников – Актуальная бухгалтерия

Расходы на сотовую связь, расходы на сотовую связь сотрудников - Актуальная бухгалтерия

Часто работа некоторых специалистов компании (менеджеры, специалисты отдела кадров и др.) требует значительную часть времени общаться по телефону.

Руководство в такой ситуации может либо компенсировать расходы на телефонную связь и износ личных мобильных телефонов работников, либо самостоятельно приобрести служебные аппараты и SIM-карты.

Выбор того или иного варианта зависит от материальных возможностей и размера компании. С точки зрения бухгалтерского учета как в первой, так и во второй ситуации возникают некоторые нюансы, которые будут рассмотрены в статье.

Часто, по согласованию сторон, работник компании использует личный телефон.

Рассмотрим ситуацию, когда работодатель компенсирует работнику износ телефона, при этом работник использует корпоративную SIM-карту.

При пользовании личным мобильным телефоном сотрудник имеет право совершать с помощью корпоративной SIM-карты звонки и служебного, и личного характера.

Компенсация использования личного мобильного телефона отлична от оплаты счетов работников за мобильную связь.

То есть, на основании детализированного счета работодатель обязан оплатить расходы мобильной связи сотрудника по работе (за исключением личных звонков) и дополнительно предоставить сумму компенсации.

Пример Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Ситуация А Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб.

(было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Ситуация Б
Стоимость личного мобильного телефона работника составляет 50 000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии.

По решению руководства компенсационные выплаты будут основаны на расчете амортизационных отчислений по телефону. Подобные телефонные аппараты, согласно постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, относят к третьей амортизационной группе.

Предположим, что учетной политикой компании закреплен срок полезного использования основных средств третьей амортизационной группы 40 месяцев.

Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:1: 40 = 0,025 x 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:50 000 руб. x 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:Дебет 26 Кредит 73

– 1250 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Основные факторы, влияющие на размер компенсации – это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс. руб.).

Лучше прописать конкретную сумму возмещения сразу, а не указывать “плавающую” сумму из месяца в месяц, так как конкретная сумма позволит признать совершаемые расходы в целях налогообложения прибыли.

Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. на с. 82). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: “При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства.

Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации”.

Пример Главный бухгалтер компании “Энергия” Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон.

Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон.

Отразим операции в учете.

Способ 1 Дебет 26 Кредит 60- 4000 руб.

– стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);Дебет 73 субсчет 3 “Расчеты по использованию личного имущества сотрудника” (далее – 73.3) Кредит 60- 2000 руб.

– отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;Дебет 60 Кредит 51- 6000 руб. – произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;Дебет 70 Кредит 73.3- 2000 руб.

– удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);Дебет 26 Кредит 73.3

– 500 руб. – отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

Способ 2 Дебет 26 Кредит 60- 4000 руб. – стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);Дебет 60 Кредит 51- 4000 руб.

– произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;Дебет 26 Кредит 73.3- 500 руб. – отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;Дебет 73.3 Кредит 50 (51)

– 500 руб.

– выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов.

НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть “очень большими”, может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств*(2).

Иногда сотруднику приходится очень много разговаривать по служебным вопросам в течение дня. Выходом из положения могут служить безлимитные тарифы от различных сотовых операторов.

В случаях, когда количество звонков всегда разное и не очень большое, безлимитные корпоративные тарифы невыгодны. Что касается бухгалтерского учета таких тарифов – все предельно просто. Заключается договор с оператором на конкретных сотрудников.

В детализации счетов нет необходимости, так как подтверждением служебных разговоров будет являться сам договор.

Работник также может использовать для служебных целей собственную SIM-карту. Работодатель на основании детализации счетов может возместить сотруднику и оплату служебной связи, и износ телефона.

Но признать такие расходы при УСН будет очень сложно. Поэтому лучше потратить некоторое время и оформить корпоративную SIM-карту.
Сотрудник может заключить с работодателем договор аренды мобильного телефона.

Работодатель будет обязан выплачивать за телефон арендную плату. Такая плата уменьшает налоговую базу при упрощенной системе налогообложения*(3).

При этом налог на доходы физических лиц уплачивать придется, страховыми взносами сумма арендных платежей не облагается*(4).

Однако сами сотрудники редко соглашаются на договор аренды личного телефона, предпочитая соглашение о выплате компенсации. Причина проста – при договоре аренды личным телефоном работника имеет право пользоваться и любой другой работник компании.

Обычно служебные мобильные телефоны приобретают для своих сотрудников работодатели из более крупных компаний. В данном случае и телефон, и SIM-карта являются корпоративными (с заключением договора с продавцом телефона и мобильным оператором).

Выдавать работникам телефон и SIM-карты следует под роспись в специально созданных для этих целей регистрах учета. Специалистам кадрового учета желательно сделать запись о предоставлении служебных устройств в личных карточках работников и в трудовом договоре.

В случае потери телефона так будет легче доказать факт предоставления устройств работнику.

Сотрудник потерял служебный мобильный телефон, который был выдан ему под подпись. Можно ли возместить стоимость телефона с сотрудника? Да, получить возмещение от сотрудника, потерявшего служебный мобильный телефон, можно.

Однако его сумма зависит от того факта, был ли заключен с работником договор о материальной ответственности за телефон. Если да, то можно возместить стоимость служебного мобильного телефона полностью.

Если договора не было, можно возместить сумму телефона, но не более размера среднемесячного заработка сотрудника.

Предоставление служебной SIM-карты не предполагает личных звонков. С этой точки зрения учет должен быть более строгим. Особенно это касается анализа детализации звонков.

Если у проверяющего возникают сомнения относительно того или иного телефонного номера, можно потребовать от работника написать объяснительную или служебную записку с расшифровкой организации, которой был адресован звонок.

Объяснительную или служебную записку следует написать на имя руководителя организации.

Можно ли получить от работника возмещение за личные телефонные разговоры по корпоративной SIM-карте, если работник уволился? Да, получить такое возмещение можно. Для этого следует обратиться в суд*(5). Лучше, чтобы за сотрудником под подпись был закреплен телефон (в случае если он служебный).

Часто сотрудники передают рабочий телефон своим коллегам для совершения звонков, а потом забывают об этом факте.

Если дело дойдет до суда и работник подчеркнет этот факт, много шансов, что суд встанет на сторону работника, обвинив руководство организации в том, что не до конца разобрались в ситуации.

Поэтому, хотя анализ требует больших временных затрат (как правило, бухгалтера), необходимо проводить его тщательно.

Если работник все же использовал служебный мобильный телефон не по назначению, причем на значительную сумму, то он обязан возместить причиненный работодателю ущерб (то есть личные разговоры по мобильному телефону)*(6).

Кроме того, на сумму расходов по личным разговорам у сотрудника возникает доход, другими словами, по сути, работодатель оплачивает мобильную связь работнику*(7). Такой доход облагается налогом на доходы физических лиц.

Может возникнуть ситуация, когда работник, совершив звонки в личных целях на оставшуюся на SIM-карте сумму денежных средств, не сделал срочные служебные звонки, в связи с чем компания могла получить значительные потери.

Обосновать такие потери отсутствием телефонного звонка вряд ли удастся. Компания может только возместить себе сумму, на которую были совершены личные звонки работника (то есть остаток денежных средств на SIM-карте, который был использован).

При предоставлении сотруднику служебного телефона возникает необходимость носить с собой и личный, и рабочий телефон, что не совсем удобно и может способствовать потере одного из телефонов. Поэтому оптимально, если работодатель приобретет мобильный телефон на две SIM-карты.

Тогда работник вместо двух может использовать один телефон, переключая по необходимости SIM-карты, принимать и передавать звонки.

Если работа сотрудника не сопряжена с поиском данных в Интернете, а, судя по телефонному счету, работник пользовался Интернетом, эту стоимость также можно возместить с работника. Это же правило относится к SMS- и MMS-сообщениям.

В случае потери телефона работодатель имеет право удержать его сумму из заработной платы работника.

В заключение хочется отметить, что в учете мобильной связи, как с личных устройств сотрудников, так и со служебных, важно правильно детализировать личные и служебные звонки.

Это важное требование позволит обосновать свои действия и учесть расходы с точки зрения налогового учета.

А еще важнее кадровым специалистам на должность соответствующего сотрудника подобрать человека, который будет ответственно относиться к работе и к имуществу работодателя. Но это уже совсем другая история.

Источник: http://actbuh.ru/nalogi-i-uchet/buhuchet/rashody-na-sotovuyu-svyaz

Ковалев Д.

В настоящее время уже сложно себе представить, как можно прожить без сотовой связи. И совершенно очевидно, что невозможность дозвониться, например, менеджеру по продажам обернется, скорее всего, потерей заказа.

Ведь наверняка найдутся конкуренты, которые и днем и ночью будут на связи. Все это ведет к тому, что расходы на сотовую связь имеют место практически во всех компаниях.

В свою очередь, и Налоговый кодекс не содержит норм для признания таких затрат в составе налоговых расходов. Между тем это еще не означает, что все мобильные расходы можно списать без риска возникновения претензий со стороны налоговых органов.

Да и в интересах организации предотвратить в этой части злоупотребления со стороны “мобильных” работников.

К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Никаких норм для учета данных расходов Налоговый кодекс (далее – Кодекс) не устанавливает.

Между тем по общему правилу для целей налогообложения прибыли признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК).

Соответственно, нельзя сказать, что при расчете налога на прибыль величина мобильных расходов может быть запредельной.

“Мобильные” сотрудники

В первую очередь необходимо уделить особое внимание документальному подтверждению расходов на мобильные переговоры и их связь с деятельностью, приносящей доход.

Вне зависимости от того, каким образом компания организует “мобильность” своих сотрудников – компенсирует им по факту уже произведенные расходы или же выделяет средства авансом (как вариант, работникам могут выдаваться корпоративные мобильники), на первом этапе необходимо очертить круг работников, которым по долгу службы, то есть для производственной необходимости, нужно находиться на связи. С этой целью издается приказ руководителя, которым утверждается перечень должностей работников, использующих сотовую связь в служебных целях. Также этот момент должен быть оговорен в должностной инструкции “избранных” работников. Отдельно могут быть утверждены правила использования мобильной связи, в которых регламентированы такие вопросы, как время звонков (например, необходимость быть на связи сотрудника при его нахождении в отпуске), так и порядок представления подтверждающих документов (например, детализацию звонков за истекший месяц).

Лимитные и безлимитные тарифы

Однако это только первый этап. На втором этапе, как правило, определяются лимиты “сотовых” расходов применительно к каждому сотруднику. Это нужно в том числе для того, чтобы работники контролировали продолжительность своих разговоров и не висели часами на телефоне без необходимости.

Стоит отметить, что подобного рода нормирование в принципе не является обязательным.

Есть примеры судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков, которые учитывали расходы на связь по безлимитному тарифу (см., напр.

, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27 октября 2009 г. N А32-246/2008-12/27). Однако представляется, что для целей снижения налоговых рисков подобные нормы все же стоит установить.

Как альтернативу можно, конечно, привести расчеты, подтверждающие, что оплата безлимитной связи в итоге обходится дешевле, чем оплата мобильных переговоров по обычным тарифам.

Обратите внимание! В том случае, если компания возмещает сотруднику его мобильные расходы, то в пакет подтверждающих документов также следует включить следующие документы (см., напр., Письмо Минфина от 13 октября 2010 г. N 03-03-06/2/178):

– копию договора работника с оператором связи. Этот документ подтвердит, что оплачиваемый телефон принадлежит работнику;

– детализированные счета операторов связи. Данное требование чиновников является спорным. С одной стороны, детализация позволяет отсекать расходы на личные переговоры сотрудников от служебных.

Однако имейте в виду, что эта детализация непременно заинтересует налоговиков во время проведения контрольных мероприятий.

Поэтому ее мало просто включить в состав подтверждающих документов – во избежание сюрпризов детализацию следует… детально изучить.

В то же время, с другой стороны, по большому счету сама по себе детализация еще ни о чем не говорит: звонок может быть сделан контрагенту, но… разговаривал с ним сотрудник, к примеру, о погоде, рыбалке и т.п.

Сверхлимитные расходы

При установлении лимитов на расходы по оплате мобильной связи стоит быть готовым к тому, что сотрудник за эти самые лимиты выйдет. А ведь эти лимиты необходимо применять и в налоговых целях.

Однако тот факт, что имеет место перерасход, еще не означает, что “излишки” не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. В таких ситуациях дальнейшее развитие событий зависит от того, по какой причине лимит был превышен. Вариантов здесь может быть два:

“лишние” расходы связаны с производственной необходимостью. При таких обстоятельствах для учета соответствующих сумм в расходах, равно как и для компенсации их работнику, необходимо получить от работника объяснительную.

И к ней, соответственно, неплохо будет приложить отчет о детализации звонков и т.п.

И, кстати говоря, если из месяца в месяц компания будет сталкиваться с такой проблемой, то имеет смысл и вовсе пересмотреть размеры установленных лимитов;

сверхлимитные расходы не связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей, то есть он звонил по своим каким-то личным делам.

В таком случае “излишки” могут быть включены в состав прочих расходов по налогу на прибыль только при условии, что сотрудник их возместил.

Соответственно, сама сумма возмещения при этом учитывается в доходах.

Учтите, что просто по собственной инициативе работодатель не может удержать из зарплаты работника “излишек”: ст. 137 Трудового кодекса, в которой приведен перечень оснований для удержания из зарплаты, такой случай не охватывает.

То есть от сотрудника под роспись следует получить добро на удержание из его зарплаты личных расходов.

Есть и другой вариант (на случай несогласия): с соблюдением установленной на то процедуры привлечь работника к материальной ответственности, поскольку он нанес работодателю материальный ущерб (гл. 39 ТК).

НДФЛ и страховые взносы – ничего личного

В части обложения НДФЛ и начисления взносов во внебюджетные фонды все достаточно определенно.

Так, документально подтвержденная сумма компенсации расходов сотрудника на сотовую связь, которые он понес при выполнении своих трудовых обязанностей, не облагается ни НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК), ни страховыми взносами (пп. “и” п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Соответственно, в том случае, если компания простит работнику расходы на его личные разговоры, то есть по факту организация их за него оплатит, то у сотрудника “нарисуется” натуральный доход, облагаемый НДФЛ, и объект обложения страховыми взносами (ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

А в бухучете

Расходы организации, связанные с оплатой услуг связи, обусловленных производственной деятельностью, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 “Расходы организации”, утв. Приказом Минфина от 6 мая 1999 г. N 33н).

И таковые принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 6 ПБУ 10/99). При этом в силу п.

18 ПБУ 10/99 они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).

Если договор с сотовым оператором заключает сам работодатель, то в бухучете делаются следующие “мобильные” проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

– отражена стоимость услуг оператора мобильной связи в части, не превышающей установленный лимит;

Дебет 73 Кредит 60

– отражена стоимость услуг оператора сотовой связи в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника;

Дебет 50 (70) Кредит 73

– работник возместил сверхлимитные мобильные расходы;

Дебет 91-2 Кредит 73

– сумма перерасхода учтена в составе прочих расходов в случае, если сотрудник не возместил “излишек”.

Расходы на сотовую связь в случае, когда компания компенсирует работникам мобильные расходы, а не работает с оператором сотовых услуг напрямую, в бухучете отражаются следующими проводками:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

– приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных сотовых расходов сотрудников, имеющих производственный характер;

Дебет 73 Кредит 50 (51)

– выплачена сотруднику компенсация мобильных расходов.

Источник: http://112buh.com/novosti/2016/mobil-nyi-uchet-raskhodov-na-sotovuiu-sviaz/

Бухгалтерия
Добавить комментарий