Командировка за границу: расходы суточные оформление

Содержание
  1. Командировка за границу: сложности оформления
  2. Средства под отчет 
  3. Суточные 
  4. Корпоративные карты 
  5. Основные различия 
  6. Суточные при командировках – размеры выплат
  7. Порядок выплат суточных при командировках за границу
  8. Размер и норма суточных при командировках за границу
  9. Документы и отчет по суточным в командировке
  10. Размер суточных при однодневной командировке за границу
  11. Оформление командировки за границу
  12. Срок хранения приказов по командировкам за границу
  13. Командировка за границу
  14. Заграничные командировки
  15. Особенности оформления
  16. Служебное задание
  17. Оформление загранпаспорта
  18. Получение визы
  19. Командировочные расходы
  20. Предоставление отчета о поездке
  21. Образцы документов
  22. Как оформляется командировка за границу, расчет суточных и нормы оплаты расходов, условия в 2018 году
  23. Кого можно направить в командировку за границу
  24. Нужно ли работнику удостоверение
  25. Оплата командировки за рубеж: расчёт и примеры
  26. В какой валюте выдаётся аванс
  27. Как рассчитать суточные в иностранной поездке
  28. Учимся считать командировочные расходы
  29. Как оформить командировку за границу
  30. Пример приказа по форме Т-9
  31. Командировка за границу в 2018 году. Суточные
  32. Нормативная база
  33. Кого можно отправить в командировку?
  34. Порядок оформления
  35. Этапы подготовки к командировке
  36. Подтверждение трат
  37. Размер суточных
  38. Бухгалтерские проводки
  39. Порядок предоставления аванса
  40. Кто оплачивает получение загранпаспорта?
  41. Налогообложение командировочных затрат

Командировка за границу: сложности оформления

Командировка за границу: расходы суточные оформление 16 Января, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле. 

Средства под отчет 

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно.

Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств.

Оформить его можно, например, в виде приказа.

Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

 

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

 

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

 

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ.

Переоценка валюты проходит в общем порядке. 

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы.

 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов.

Как отразить эти операции в учете?  30 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52 
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл.

США); 

31 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. — 57 500 руб. = 500 руб.

); 

1 ноября 2017 года: 

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб.

/долл. США); 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) — 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.

); 

20 ноября 2017 года: 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику); 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено. 

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее — перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Суточные 

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных.

Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст.

 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ). 

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается.

Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.).

Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

 

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника. 

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса». 

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл. для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября. Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро — 68 рублей. 

Итак, суточные составят: 

— с 5 по 7 октября — 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD); 

— с 8 по 10 октября — 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября — 900 руб. 

Итого: 21 360 руб. 

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ. 

С 5 по 10 октября — 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.) 

11 октября — 700 рублей. 

Итого: 15 700 руб. 

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 — 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Корпоративные карты 

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов.

По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации.

В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными.

В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент.

Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

 

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

 

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия 

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

по России за границу
При направлении в командировку необходимо  издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки     
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается в рублях может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ 700 рублей 2500 рублей
Подтверждающие документы документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника не изменяется при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/komandiroa-za-granitsu-slozhnosti-oformleniya/

Суточные при командировках – размеры выплат

Суточные при командировках – размеры выплат

Если человек не находится на рабочем месте, это не означает, что ему этот день не будет оплачен. Речь идет о вынужденном отсутствии по пожеланию нанимателя – т.е. о нахождении в командировке.

За поездку в рабочих целях сотрудник обязательно получит деньги в соответствии со своим средним заработком.

Однако, дополнительно выплачиваются еще и суточные – компенсация за пребывание вне местожительства.

Долгое время ожидалось, что они будут отменены. Однако это выплата осталась в списке обязательств для работодателя. Закреплена данная обязанность в 168-ой ст. ТК РФ. Точный размер определяется внутри учреждения.

В законодательстве лишь установлены максимально допустимые суммы, на которые налог (НДФЛ) не распространяется. Если поездка происходит внутри страны, то этот размер равен 700 руб.

, если же работнику нужно выезжать за границу, то речь идет о сумме в 2500 руб. Если же в локальных актах будут утверждены большие суммы, то налог удерживается с разницы. Например, при суточных 1500 руб.

для командировки внутри страны налог будет снят с 800 руб. (1500 – 700).

Порядок выплат суточных при командировках за границу

Выплачиваться средства должны за общее количество дней пребывания в командировке. Даже если день является выходным либо праздничным, суточные все равно должны быть предоставлены. Также предусмотрена их выплата за время пребывания в пути (в т.ч. дни пересечения границы).

Не выплачиваются деньги за однодневные поездки и в тех случаях, когда у сотрудника есть возможность каждый день возвращаться к себе домой (в случае с заграничными поездками данное условие практически невозможно).

Порядок выплаты является максимально простым: сотрудник получает ту сумму, которая прописан в нормативных актах учреждения.

Если работник отправляется за границу, то деньги можно выдавать в валюте страны, куда едет человек.

Если выдача выполняется в рублях, то учитывать нужно еще и расходы по обмену на иностранную валюту.

Размер и норма суточных при командировках за границу

Отправляясь на территорию другой страны, работник может получать в виде суточных ровно ту сумму, которая прописана в локальных актах учреждения. В РФ установлен предел выплаты, с которой НДФЛ не снимается. Речь идет о сумме в 2500 рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=0w60XHb7NrQ

Именно этот размер называют нормой. Если на поездку за пределы России работник получит на каждый день больше 2500 рублей, то сумма, превышающая ограничение, будет облагаться налогами.

Документы и отчет по суточным в командировке

В трудовой деятельности многих интересует — командировка за границу как оформить авансовый отчет. При его заполнении расходы не нужно подтверждать документами.

Подтверждающая документация понадобится для подведения итогов и расчетов. И здесь пригодятся все документы: чеки, справки, путевые листы, квитанции, данные о покупке/продаже валюты и так далее. Уже после этого подводится итог об остатке или перерасходе.

Размер суточных при однодневной командировке за границу

Если продолжительность командировки составляет один день, то наниматель вместо суточных может компенсировать ему затраты.

Речь идет о расходах на проезд, питание, переговоры и т.д. Каждый из этих затрат должен иметь документальное подтверждение.

В их отношении действует то же ограничение в сумме 2.500 руб, с которой не взимается НДФЛ.

Оформление командировки за границу

Порядок оформления этой процедуры установлен Положением, которое было принято Правительством в 2008-м году.

В ТК РФ сказано, что основанием для направления является решение работодателя.

Решение может быть оформлено любым документом, чаще всего используется приказ (по форме Т-9). В нем должны содержаться следующие данные:

  • страна и точное место поездки;
  • служебное поручение;
  • планируемый срок.

Сотруднику выдается денежная сумма на все траты, связанные с проездом и проживанием. В большинстве случаев деньги выдаются в валюте страны, куда отправляется человек. Дополнительно могут быть выданы и рубли – с учетом времени, которое потратит работник до пересечения границы.

Вся информация должна быть зафиксирована в специальном журнале и в табеле. После поездки сам служащий должен оформлять авансовый отчет, служебную записку (в некоторых случаях) и документы о затратах.

Срок хранения приказов по командировкам за границу

В этом вопросе опираются на данные, которые утверждены Росархивом.

В них сказано, что существует срок хранения командировочных приказов длительностью в пять лет. Однако он относится для поездок внутри России.

Что касается заграничных направлений, то для этой документации срок равен 10 годам.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(3 3,67 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/komandiroa/sutochnye-pri-komandiroax-razmery-vyplat.html

Командировка за границу

Командировка за границу

Все организации по тем или иным нуждам отправляют своих сотрудников в командировочные поездки.

Но далеко не все предприятия имеют сферы интересов за пределами Российской Федерации.

Но если на предприятии практикуются заграничные командировки, то следует изучить порядок их предоставления и оплаты, так как он отличается от аналогичного порядка, установленного внутри страны. Главное отличие заключается именно в начислении и оплате расходов на поездку.

Немаловажными являются правила оформления виз и загранпаспортов для командировочных, а также приема от них отчетности о проделанной работе. Все эти нюансы будут досконально рассмотрены ниже.

Заграничные командировки

Загранкомандировка – это поездка, организованная с целью достижения поставленной перед командировочным работником задачи.

Ее основным отличием от обычной стандартной командировки является место назначения, оно лежит за пределами границ Российской Федерации. Поездки могут быть организованы в ближнее или дальнее зарубежье.

Особых отличий при оформлении документации нет, а вот расходы на поездку будут зависеть напрямую от того, куда, зачем и на сколько едет работник.

https://www.youtube.com/watch?v=Lp2Zkee2UAQ

Командировка за рубеж может иметь различные конечные цели. Чаще всего такими целями являются:

  1. Обмен опытом.
  2. Повышение профессиональной квалификации.
  3. Закупка оборудования или партий товаров.
  4. Доставка купленных услуг или продукции.
  5. Получение важных консультаций.

От самой цели, а также от конечного результата по ее достижению не зависят обязательства работодателя по:

  1. Сохранению рабочего места за командировочным.
  2. Выплате ему средней заработной платы за время его отсутствия на основном рабочем месте.
  3. Оплаты ему проезда, проживания, компенсирования иных расходов.

Все перечисленные гарантии закреплены в статье 167 Трудового кодекса РФ.

Возможность отправки сотрудников за границу для выполнения особых поручений руководства организации, а также нюансы по их оформлению и оплате должны быть прописаны в коллективном договоре предприятия. Суммы гарантируемых выплат регулируются самим нанимателем и прописываются в локальной документации организации.

Особенности оформления

Действующие законодательные нормы значительно упростили порядок оформление командировочных поездок как внутри страны, так и за рубеж.

Многие документы, которые были раньше обязательными атрибутами при оформлении поездки, сегодня применяются лишь на усмотрение работодателя. Например, служебное задание более не считается обязательной нормой.

Но далеко не все бланки стали добровольными, приказ к таковым не относится.

Как только решение о поездке за границу принято, наниматель обязан издать приказ.

Он печатается на стандартном бланке Т-9, а при оформлении групповых командировок Т-9а. Приказ содержит всю исчерпывающую информацию о том, куда, зачем и на сколько едет работник. В тексте распоряжения также оговаривается цель отправления и сроки прибытия назад.

По желанию нанимателя в приказе можно прописывать даже вид транспорта, на котором сотрудник имеет право добираться до места назначения, но обычно такие нюансы закрепляются в коллективном договоре.

Кроме приказа, командировочному может быть выдано служебное задание с уточнением всех важных деталей и указанием миссии поездки.

Процедура оформления загранпаспорта и визы для сотрудника также ложится на плечи руководства организации. Расходы по всем оформительным процедурам компенсируются нанимателем.

Последним шагом при оформлении, но самым важным для самого работника, является расчет предполагаемых расходов и выдача авансового платежа на их погашение.

Командировочные расходы компенсируются нанимателем только в оговоренной части, все, что было потрачено по инициативе самого командировочного, официальными расходами не считается.

Служебное задание

Сегодня не все понимают, является ли служебное задание обязательным к заполнению и выдаче.

Если обратиться к действующим законодательным нормам, то несложно проследить, что установленная ранее обязательность по выдаче служебных заданий каждому направляемому в поездку сотруднику, ныне упразднена.

При оформлении командировочных поездок наниматели руководствуются нормами, изложенными в статьях Трудового кодекса и Постановлении № 749. В Постановлении приведена форма служебного задания. С 01.01.

2015 года в этот нормативный документ были внесены поправки, которые упразднили данный документ и разрешили пользоваться им исключительно на усмотрение руководства.

Справедливости ради следует сказать, что большинство предприятий пользуется данной формой регулярно, так как она очень удобна, и позволяет прописать в ней все самые важные аспекты и нюансы.

В служебном задании указывается:

  1. Юридическое название предприятия.
  2. Номер бланка и дата его составления.
  3. Фамилия и инициалы сотрудника, а также его табельный номер.
  4. Данные о должности командируемого и подразделения, к которому он причисляется.
  5. Адрес, по которому работник должен прибыть для выполнения задания.
  6. Название фирмы, которая будет принимать командировочного.
  7. Даты начала командировочного пути и его окончания. Здесь включаются и дни, выделяемые на поездку до места назначения и обратно.
  8. Продолжительности отсутствия общее и конкретное без учета дороги.
  9. Данные о том, кто несет расходы на компенсацию поездки.
  10. Основание для оформления, проставляется номер и дата приказа о направлении за рубеж.
  11. Цели, которые в идеале должны быть достигнуты за время посещения зарубежной организации.

Служебное задание подписывается руководителем организации, направляющей сотрудника и самим командировочным.

Оформление загранпаспорта

Организации, в которых командировка за границу является обыденной повседневностью, обязывают своих сотрудников не только иметь загранпаспорта в наличии, но и тщательно следить за их сроками действия.

Однако бывают случаи, когда командировка организуется довольно спонтанно, а заграничного паспорта у командируемого нет. Тогда наниматель имеет право компенсировать расходы на получение данного документа.

При оформлении загранпаспорта следует учитывать такие моменты:

  1. Подачу документов на его получение необходимо осуществлять заранее, потому что даже ускоренная выдача требует определенных временных затрат.
  2. Работодатель обязан сам указать, какой вид загранпаспорта – биометрический или обычный, следует заказывать. Этот момент крайне важен, так как разность стоимости между этими двумя документами составляет более 100%. Заграничный паспорт старого образца выдается на пять лет и стоит 1500 рублей, а биометрический обойдется в 3500, но будет действовать в два раза больше.

Кроме расходов на оформление самого паспорта, не стоит забывать о необходимости сделать фото. Эти расходы также может оплатить организация. Сотруднику также может понадобиться свободное время в течение рабочего дня для посещения паспортно-визовой службы. Все эти нюансы следует учитывать.

Сложность и длительность оформления загранпаспорта может поставить под удар саму поездку, поэтому сотрудники, часто направляемые за границу, обязаны следить за сроками действий индивидуальных удостоверений личности.

Получение визы

Многие зарубежные страны требуют не только наличия загранпаспорта, но и оформления визы.

Сложность ее получения, как и конечная стоимость, зависит от страны, в которую она берется.

Если загранпаспорт может быть оформлен работником и за свой счет, то виза — это всегда обязанность компании, которая направляет сотрудника за рубеж.

Для получения визы необходимо обращаться с обязательным пакетом документов в посольство, консульство или представительство нужной страны.

Крупные компании стараются перекладывать бремя оформительной процедуры на специальные компании, которые за отдельную сумму оказывают посреднические услуги.

На самом деле личная подача документов и получение ответного результата может занять огромное количество времени. Не говоря уже о сборе все документации и заполнении обязательных бланков.

При подаче заявки на оформление визы следует учитывать индивидуальные характеристики командируемого: нет ли у него запретов на выезд из страны.

Запреты могут быть выставлены по причине:

  1. Наличия задолженностей перед банковскими организациями.
  2. Скопившихся долгов по алиментам.
  3. Принадлежности командируемого к особым работникам, которые не могут покинуть пределы родины по причине владения особо ценных знаний (речь о государственных и военных тайнах).

Срок визы зависит от страны получения и от наличия или отсутствия ранее выданных визовых нареканий.

Командировочные расходы

Статья 168 ТК РФ регламентирует обязательные компенсационные выплаты, которые должны быть произведены нанимателями при направлении сотрудников в командировочные поездки.

К обязательным выплатам относят:

  1. Расходы на поездку. Это графа уточняется колдоговором организации, например, может быть разрешено добираться только поездами и автобусами, но не самолетами, или уточняется класс полетов. Поездка на такси не считается обоснованным расходом, поэтому не компенсируется.
  2. Затраты на проживание. Чаще всего командировочные арендуют гостиницы, хотя принимающая сторона может предоставить проживание в общежитие или хостеле. Также по согласованию с нанимателем командировочный может арендовать отдельную квартиру или комнату.
  3. Оплата суточных расходов. Каждые сутки командировки должны быть оплачены по установленному тарифу. Размер суточных в частных организациях устанавливается самостоятельно руководством фирмы, а в государственных эта цифра регламентирована законодательно. Считать суточные можно исходя из установленных норм, которые отличаются в зависимости от страны пребывания.
  4. Иные расходы. По согласованию с нанимателем оплачиваться могут любые расходы, главное заранее оговорить границы возможного.

Расходы подсчитываются перед поездкой по примерному прейскуранту и выдаются авансом. Выдавать средства можно как наличными, так и безналичными на расчетный счет командируемого.

По приезде из командировки сотрудник дает отчет по расходам, который подкрепляется платежными документами. Бухгалтерия подбивает финансовый итог, а рассчитанную разницу удерживает из сотрудника или доплачивает ему.

Предоставление отчета о поездке

Рассчитать сумму потраченных средств можно по предоставленному отчету, но не только для этого заполняется данный бланк.

Письменный отчет о поездке дает возможность работодателю оценить результат командировки.

https://www.youtube.com/watch?v=Z76y8vN87Pg

Он сравнивает выданное задание и итоги его выполнения и прогнозирует будущие расходы, а также необходимость дополнительных командировок по этой же теме.

Если при оформлении поездки руководство организации выдавало командируемому служебное задание, то отчет заполняется на этом же бланке. В специально отведенных графах прибывший работник ставит отметки о результатах поездки и прописывает суммы потраченных средств.

При отсутствии задания отчет может быть составлен в произвольном порядке или писаться на специальных разработанных в фирме бланках. По законодательным нормам, представить отчет следует в трехдневный срок после прибытия.

Отчет сдается руководителю организации, а уж затем отправляется в бухгалтерию для окончательного расчета затраченных сумм.

Образцы документов

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Приказ на командировку Т-9а бланк 1

Приказ на командировку Т-9 бланк 1

Источник: http://ZnatokTruda.ru/komandiroa/zagranichnaja/

Как оформляется командировка за границу, расчет суточных и нормы оплаты расходов, условия в 2018 году

Руководителям компаний, часто отправляющим работников за границу, будет полезно узнать, как правильно оформляется командировка за рубеж, как происходит расчёт суточных и нормы командировочных расходов. Выясним, какие условия оплаты загранкомандировок действуют в 2018 году.

Кого можно направить в командировку за границу

Не получится командировать следующие категории граждан:

  • беременных женщин;
  • инвалидов;
  • лиц, моложе 18 лет (кроме актёров и представителей других творческих профессий);
  • работников, которые находятся в академическом отпуске.

А эти категории можно отправить в загранкомандировку, если получить от них письменное согласие:

  • женщин с маленькими детьми (моложе трёх лет);
  • отцов-одиночек;
  • одиноких родителей, которые воспитывают детей моложе пяти лет;
  • родителей, которые содержат детей-инвалидов;
  • опекунов или попечителей;
  • сотрудников, которые обязаны присматривать за тяжелобольным родственником.

Нужно ли работнику удостоверение

В 2015 году в российском законодательстве произошли серьёзные изменения, касающиеся оформления командировок.

Теперь нет необходимости выписывать удостоверение работнику, отправляющемуся за рубеж.

Соответствующие нормы должны быть внесены в локальные нормативные акты компании.

Оплата командировки за рубеж: расчёт и примеры

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.

Величина суточных в частных компаниях не регламентируется.

Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета.

Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы, приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

http://kadriruem.ru/komandiroa-za-granicu/

Если поездка за рубеж укладывается всего лишь в один день, то суточные уплачиваются в половинном размере.

Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.

В какой валюте выдаётся аванс

Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:

  • траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
  • расходы на дорогу туда и обратно;
  • затраты на питание.

Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник.

В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных.

Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.

Как рассчитать суточные в иностранной поездке

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.

Учимся считать командировочные расходы

О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.

При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму.

Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю.

Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.

Авансовый отчет о загранкомандировке составляется по стандартной форме АО-1

Как оформить командировку за границу

Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утверждённым Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

http://alianskadrovic.ru/komandiroi/oformlenie-zagranichnyx-komandirovok

При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и иностранная организация, куда направлен работник. Ниже представлены образцы данных приказов.

Пример приказа по форме Т-9

Из формы Т9 можно узнать все сведения о планируемой загранкомандировке

Приказ форма Т-9 составляется в случаях, когда в командировку направляются 2 и более работников

При составлении документов, необходимых сотрудникам в зарубежной поездке, следует соблюдать ряд правил.

В командировку можно отправить лишь работников, относящихся к определённой категории, причём делать это разрешено только с их письменного согласия.

В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на все командировочные расходы.

  • Вероника Уколова
  • Распечатать

Источник: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/komandirovochnyie-rashodyi-sutochnyie-za-granitsu-v-2016-godu.html

Командировка за границу в 2018 году. Суточные

Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

  • За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
  • Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
  • ТК РФ;
  • НК РФ;
  • Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
  • Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

  • Беременные.
  • Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
  • Лица, не достигшие 18 лет.
  • Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

  • Женщины с малышами до 3 лет.
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
  • Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
  • Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника.

В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К».

Рассмотрим все этапы оформления командировки:

  1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
  2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
  3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
  4. Ознакомление работника с оформленными документами.
  5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

  1. Оформление визы, если это требуется.
  2. Бронирование номера в гостинице.
  3. Подготовка всех нужных документов.
  4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
  5. Расчет зарплаты за период командировки.
  6. Внесение НДФЛ и взносов.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее.

Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы.

Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей.

Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ.

В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:

  • ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
  • ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
  • ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.

ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

  • Проезд.
  • Проживание.
  • Выплата суточных.
  • Выдача страховки.
  • Транспортировка багажа.
  • Телефонные разговоры.
  • Оформление загранпаспорта.
  • Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании.

Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты.

Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

  • Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
  • Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
  • Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
  • Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
  • Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/komandiroa-za-granicu/

Бухгалтерия
Добавить комментарий