Командировка на север: оплата как оформить необходимые документы

Содержание
  1. Вахта и командировка
  2. Критерии разграничения вахты и командировки
  3. Командировка и вахтовый метод работы: тест на совместимость
  4. Отчетные документы для командировочных за проживание
  5. Необходимые документы для командировки
  6. Срок командировки
  7. Съемное жилье
  8. Возмещение затрат
  9. Особенности оформления командировки на личном транспорте
  10. Общая информация
  11. Оформление
  12. Документы
  13. Расходы
  14. Однодневные командировки
  15. Оплата командировки
  16. Оплата командировочных
  17. Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого
  18. Как оплачиваются командировочные: расчет аванса
  19. Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:
  20. Принятие к учету командировочных расходов
  21. Как правильно оформить командировку за границу – Бесплатная Юридическая Помощь
  22. Служебная поездка за границу. Пошаговая инструкция
  23. Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:
  24. К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:
  25. Оформление командировки за границу. С чего начать?
  26. Как оформить командировку за границу: необходимые документы
  27. При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:
  28. Командировка за рубеж и связанные с ней расходы
  29. Скачать образец бесплатно:

Вахта и командировка

Командировка на север: оплата как оформить необходимые документы

И на вахту и в командировку работник выезжает для работы в другую местность.

Работнику конечно выгодней, чтобы работа вне дома считалась вахтой, поскольку таком случае он получит дополнительные гарантии, включая северные льготы.

Работодатель же стремится сократить свои расходы и нередко пытается оформить работу не как вахта, а как командировка. 

В соответствии с  Основными положениях о вахтовом методе организации работ (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.

1987 794/33-82, общим признаком вахты и командировки их цель: работа вне места постоянного жительства.  Основное различие в том, что вахта это особая форма занятости у одного работодателя вне места постоянного проживания.

В командировке сотрудник выполняет служебное поручение на территории другого работодателя или в обособленном структурном подразделении своей организации.

Работодатель  стремится оформить командировку, а не вводить вахту потому что в этом случае  ему не нужно организовывать вахтовый поселок и тратить деньги на дополнительные гарантии.

  При  выезде в командировку, работнику выплачивают средний заработок и возмещают расходы на проезд, наем жилья, суточные. Даже если это командировка в районы Крайнего Севера, северные гарантии и компенсации  работодателю предоставлять не надо.

Работающие вахтовым методом, получают: надбавку за вахтовый метод за каждый календарный день пребывания вместе производства работ в период вахты и за фактические дни проезда от места нахождения работодателя до вахты и обратно; дневную тарифную ставку, часть оклада за день работы (дневная ставка) за каждый день проезда от места нахождения работодателя до вахты и обратно, а также за дни задержки в пути по метеоусловиям или по вине транспортных организаций; районный коэффициент и процентную надбавку к заработной плате в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, которые постоянно работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и дополнительный оплачиваемый отпуск. На эти гарантии работники имеют право, если едут на вахту в северные районы из других регионов.

Отсюда, основная причина, по которой работники требуют в суде признать командировку вахтой, это северные льготы. Отстоять позицию в суде работник сможет только если  работодатель не отразит в документах особенности командировки, в том числе при оформлении.

Если  работники компании часто выезжают в командировку администрации необходимо сделать следующее:1. Уточнить в трудовом договоре (ТД)  место работы.

Для командированного работника место работы место расположения компании или ее  структурного подразделения, в котором работает работник.

Для вахтовика место работы объекты или участки, на которых непосредственно трудятся работники (п. 1.1 Основных положений).

  1. Сформулировать служебное задание при направлении работника в командировку.
    Это задание должно представлять из себя отдельное поручение, а не выполнение всех обязанностей по ТД и должностной инструкции. Выполнение постоянной трудовой функции вне места постоянного жительства признак вахтового метода.
  2. Оформитьдокументы о командировке и знакомить с ними работника. Для этого нужно издать приказ, ознакомьте с ним работника под подпись. Кроме того, нужно заполнить журнал учета командировок  и табель учета рабочего времени. Это при необходимости подтвердит фактическое пребывание в командировке. Так же следует потребовать от работника авансовый отчет. Все эти меры позволят работодателю доказать в суде, что работник знал, что выезжает в командировку, а не на вахту.

4.

Работодателю не следует создавать для командированных специальные жилые помещения, так как во время командировки работник, как правило, проживает в гостинице либо квартире, которую работодатель арендует на срок поездки.
Не  нужно так же размещать работников в вахтовых поселках, полевых городах, других специально оборудованных под жилье помещениях, где обычно проживает в период пребывания на объекте вахтовый персонал.

  1. Работодателю не следуетпредоставлять после командировки дни отдыха.
    Вернувшись из командировки, работник должен приступить к выполнению своих постоянных обязанностей в месте нахождения компании.

После вахты работник возвращается к месту постоянного жительства, где ему дают отдохнуть до отъезда на следующую вахту. В случае спора суд обратит внимание на действия работника после командировки.

https://www.youtube.com/watch?v=Z76y8vN87Pg

Судебная практика показывает, что ошибки чаще всего возникают из-за того, что работодатели не могут разграничить вахту и командировку.

Критерии разграничения вахты и командировки

.1. Характер поездкиЕсли работник едет на конкретный срок, чтобы выполнить разовое поручение оформляйте нужно оформить командировку. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Если работник должен постоянно ездить на удаленные объекты для выполнения трудовой функции суд скорее всего признает это   вахтовым методом работы.

2.Продолжительность поездки
Закон не определяет максимальный и минимальный сроки командировки, а потому работодатель решает этот вопрос сам с учетом объема, сложности и других особенностей поручения.

Продолжительность вахты время выполнения работ на объекте и междусменный отдых. Вахта не может превышать один месяц. Исключение: можно увеличить вахту до трех месяцев на отдельных объектах и с разрешения профкома (ст. 299 ТК РФ).

  Если работа на вахте превышает один месяц, это означает создание стационарного рабочего места, т. е. обособленного подразделения (п. 2 ст. 11 НК РФ).

В таком случае обособленное подразделение должно быть поставлено на учет в налоговом органе по месту нахождения.Такие обязанности не возникают, если работник находится больше месяца в командировке.3.

Оформленные документыДля направления работника на вахту, либо в командировку работодатель  должен оформить документы.

Для направления  в командировку, оформляются соответствующие документы, а так же документы на возмещение командировочных расходов, что прописывается  в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках.

С января 2015 г. при направлении направлять работников в командировки можно не составлять служебное задание, не выписывать командировочное удостоверение (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от13.10.2008 749). Достаточно  лишь указать место, срок и цель поездки в приказе о направлении работника в командировку.

 Однако во избежание проблем лучше оформляйте служебное задание и требовать от работников отчет о его выполнении.

Фактическое пребывание в отъезде подтверждает авансовый отчет об израсходованных суммах. Нужно потребовать о работника  приложить к отчету документы о найме жилого помещения и иных тратах, связанных с командировкой.Для оформления вахты, работодатель должен составить большее число документов.

Для этого нужно1.

Приянть локальный нормативный акт ( Положение о вахтовом методе работы), в котором нужно закрепить порядок применения вахтового метода, категории работников, на которых он распространяется, месторасположение вахтового поселка и вопросы, связанные с его обслуживанием, продолжительность вахты и учетного периода для ведения суммированного учета рабочего времени, гарантии и компенсации вахтовикам, учесть мнение  Профкома до утверждения Положения о вахтовом методе работы.2. Издать приказ по основной деятельности о введении вахтового метода работы.3. Утвердить графики работы на вахте.4. Утвердить графики доставки работников, если вахтовые поселки расположены в удаленной и труднодоступной местности, куда они не могут добраться самостоятельно на общественном транспорте.ТД  работников, занятых вахтовым методом, должны содержать условие о характере и особенностях работы.

Следует помнить, что даже если каких-то  документов у работодателя нет, но работники работают вахтовым методом, суд признает командировку вахтой. Для суда будут иметь значение фактические обстоятельства.

Архивы Выберите месяц Апрель 2018 Март 2018 Февраль 2018 Январь 2018 Декабрь 2017 Ноябрь 2017 Октябрь 2017 Сентябрь 2017 Август 2017 Июль 2017 Июнь 2017 Май 2017 Апрель 2017 Март 2017 Февраль 2017 Январь 2017 Декабрь 2016 Ноябрь 2016 Октябрь 2016 Сентябрь 2016 Август 2016 Июль 2016 Июнь 2016 Май 2016 Апрель 2016 Март 2016 Февраль 2016 Январь 2016 Декабрь 2015 Ноябрь 2015 Октябрь 2015 Сентябрь 2015 Август 2015 Июль 2015 Июнь 2015 Май 2015 Апрель 2015 Март 2015 Февраль 2015 Январь 2015 Декабрь 2014 Ноябрь 2014 Октябрь 2014 Сентябрь 2014 Август 2014 Июль 2014 Июнь 2014 Май 2014 Апрель 2014 Март 2014 Февраль 2014 Январь 2014 Декабрь 2013 Ноябрь 2013 Октябрь 2013 Сентябрь 2013 Август 2013 Июль 2013 Июнь 2013 Май 2013 Апрель 2013 Март 2013 Февраль 2013 Январь 2013 Декабрь 2012 Ноябрь 2012 Октябрь 2012 Сентябрь 2012 Август 2012 Июль 2012

Источник: http://pershickow.ru/vaxta-i-komandiroa.

Командировка и вахтовый метод работы: тест на совместимость

Командировка и вахтовый метод работы: тест на совместимость

Источник: журнал «Трудовые споры», №10, октябрь 2011 г.

Сергей Кубанцев, к.ю.н., юрист юридической фирмы “Муранов, Черняков и партнеры”

Истоки проблемы

Институты вахтового метода работы и служебных командировок весьма схожи. Оба предполагают, что работник исполняет должностные обязанности вне места постоянного жительства, куда не может быть обеспечено его ежедневное возвращение.

При выяснении сугубо практического вопроса о том, могут ли работники, работающие вахтовым методом, направляться в служебную командировку, необходимо уяснить взаимозависимость этих двух институтов трудового права с учетом их правовой природы.

Правила командирования

Характеристика.

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Из этого следует, что поездка по служебным вопросам будет командировкой в том случае, когда работник по служебному заданию выезжает в другую местность на определенный срок.

Для работника распоряжение работодателя о направлении его в командировку обязательно.

Отказаться от поездки он вправе только при наличии уважительных причин.

В то же время ряд категорий работников запрещено направлять в командировку либо эта возможность поставлена в зависимость от их согласия.

Условия оплаты.

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках) на период нахождения в командировке (в том числе за дни нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути) работнику сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Если речь идет о совместителе, то средний заработок сохраняется у того работодателя, который направляет в командировку.

В случае, когда командировка предполагается одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок выплатят оба работодателя. При этом возмещаемые расходы по командировке распределяются между ними по их взаимному соглашению (п.

9 Положения о командировках). Речь идет о денежном авансе на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, суточных, которые выдаются работнику при направлении в командировку (п. 10 Положения).

Размеры расходов в связи с командировкой – предмет коллективно-договорного или локального регулирования.

Но следует напомнить, что суточные начисляются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Они не выплачиваются ему, только если, учитывая транспортное сообщение и характер выполняемой в командировке работы, работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Если работник, находящийся в командировке, просит переслать ему заработную плату, все сопутствующие этому  расходы несет работодатель.

Вахтовые особенности

Порядок применения. Вахтовый метод организации работы представляет собой особую форму осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено их ежедневное возвращение к месту постоянного проживания (ст. 297 ТК РФ).

Применяется он при значительном удалении места работы от места постоянного проживания работников или места нахождения работодателя в целях сокращения сроков выполнения работ.

Порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сроки. Этот особый режим труда обусловливает применение суммированного учета рабочего времени, причем за месяц, квартал или иной более длительный период, но не превышающий одного года.

Все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, время отдыха, которое приходится на этот календарный отрезок времени, охватывается учетным периодом.

Продолжительность вахты (время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха) не может превышать одного месяца.

Однако в исключительных случаях на отдельных объектах она может быть увеличена работодателем до трех месяцев с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Рабочее время и время отдыха в пределах учетного периода регламентируются графиком работы на вахте. Перед его утверждением работодатель должен запросить мнение профсоюза.

В графике следует предусмотреть время, необходимое для доставки работников на вахту и обратно. Причем оно не включается в рабочее время и может приходиться на период междувахтового отдыха.

Вместе с тем, стоимость проезда возмещается работнику работодателем.

Особенности оплаты. В силу ст.

302 ТК РФ работникам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно выплачивается надбавка за вахтовый метод работы.

https://www.youtube.com/watch?v=czbTsEskspY

Размер и порядок ее выплаты работникам бюджетных организаций устанавливаются Правительством РФ (постановление от 03.02.

2005 № 51 «О размерах и порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета»), региональными или местными органами власти.

Так, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях надбавка составляет 75% тарифной ставки (оклада); в районах Сибири и Дальнего Востока – 50%; в остальных районах – 30%.

При этом сумма надбавки не должна превышать установленной нормы расходов на выплату суточных, предусмотренных работникам бюджетных организаций за каждый день их нахождения в служебной командировке на территории РФ.

В иных организациях этот вопрос решается на уровне коллективного договора, локального нормативного акта (принимаются с учетом мнения профсоюза), трудового договора.

Напомним, работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, устанавливается районный коэффициент и процентные надбавки к заработной плате в порядке и размерах, которые предусмотрены законодательством.

Что касается переработки, то работа в день междувахтового отдыха оплачивается в размере дневной тарифной ставки (части оклада за день работы). Конечно, если более высокая оплата не предусмотрена коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Возможна ситуация, когда в пределах графика работы на вахте у работника имеется переработка, но меньше целого рабочего дня.

В этом случае время переработки может накапливаться в течение календарного года и суммироваться до целых рабочих дней с последующим предоставлением дополнительных дней междувахтового отдыха.

Теперь относительно проживания: обычно работники в период нахождения на объекте проживают в специально создаваемых работодателем вахтовых поселках, но последний вправе за свой счет организовать их размещение в общежитиях или иных жилых помещениях.

В поисках ответа

О допустимости. Итак, детальное рассмотрение институтов вахтового метода работы и служебной командировки позволяет выявить их различия.

Ведь не случайно в Основных положениях о вахтовом методе организации работ  прямо указывается на то, что направление работника на вахту не является служебной командировкой.

Источник: http://www.rospravo.ru/info/articles/98092.html/

Отчетные документы для командировочных за проживание

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением.

Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных.

Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания.

Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором.

В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

  1. Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
  2. Соответствующий приказ руководителя.
  3. Служебное задание.

Это – основные отчетные документы для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм.

Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем.

Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

  • авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
  • служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание.

Наименование организации должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе.

Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки.

Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.

2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд.

Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием).

Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии.

Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте.

В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением.

Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке.

В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника.

Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами.

Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством.

Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

  1. Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
  2. Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
  3. Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день.

А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант – это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой бланк строгой отчетности формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

  • реквизиты гостиницы;
  • наименование документа, номер и дата его оформления;
  • данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
  • расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
  • печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить.

В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие).

Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Источник: http://.ru/article/279694/otchetnyie-dokumentyi-dlya-komandirovochnyih-za-projivanie

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

  • объем задания;
  • сложность выполнения поручения;
  • дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2018 году выдаются перед поездкой.

Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист.

По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

  • название компании;
  • дату и номер;
  • сведения о работнике;
  • информация о месте командировки;
  • длительность поездки;
  • цель;
  • подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2018 году.

Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

  • название и номер;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике авто;
  • сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка.

Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять.

Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

  • название организации;
  • сведения о работнике;
  • место назначения;
  • длительность поездки;
  • информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки.

При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации.

Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  • суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  • проезд (траты на бензин);
  • аренда жилья;
  • прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2018 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию.

Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными.

Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  • гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  • квитанции об оплате ГСМ;
  • путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию.

Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей.

Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин.

Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации.

Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  • работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  • наниматель издает соответствующий приказ;
  • перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок.

Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

  • траты на проезд (бензин и т. д.);
  • дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2018 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandiroa/na-lichnom-transporte.html

Оплата командировки

Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом.

Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

  • Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
  • Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
  • Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
  • Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого

С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился.

Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9.

В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.

Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:

  • Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
  • По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет, прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.

Как оплачиваются командировочные: расчет аванса

Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни.

Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера).

В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.

Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:

Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.

Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:

  • из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
  • затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)

Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:

Принятие к учету командировочных расходов

По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами.

Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов.

Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.

Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.

Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:

  • суточные в сумме 3500 руб.;
  • проживание в гостинице 9900 руб.;
  • квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
  • квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
  • квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.

Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:

На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:

Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.

Источник: https://spmag.ru/articles/oplata-komandiroi

Как правильно оформить командировку за границу – Бесплатная Юридическая Помощь

Как правильно оформить командировку за границу - Бесплатная Юридическая Помощь

Многие компании сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в другой город или страну с целью решения рабочих вопросов.

Целями поездки может быть обсуждение или подписание контракта, посещение семинара или тренинга, поиск новых партнеров и прочее.

Если обратиться к официальным терминам, то служебная командировка представляет собой поездку работника, инициированную руководством организации, с целью необходимости выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы.

Командировка за границу отличается более сложной процедурой документального сопровождения. В связи с этим у большинства работников возникает множество вопросов по поводу правильного оформления командировки за границу.

Служебная поездка за границу. Пошаговая инструкция

Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:

• Определение суммы выплаты командированному сотруднику;• Расчет выплат, включаемых в расчет среднего заработка за все дни служебной поездки;• Расчет суточных;• Подготовка и оформление всех необходимых документов;

• Оплата страховых взносов и НДФЛ с суточных, а также стоимости проживания и проезда.

К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:

• Расходы по проезду на место и обратно;• Расходы по найму жилого помещения (отельного номера или квартиры);• Суточные расходы (связанные с проживанием);

• Прочие расходы, произведенные с ведома работодателя.

Оформление командировки за границу. С чего начать?

Начало оформления всей необходимой документации для выезда за границу начинается с официального приглашения иностранного партнера.

Этим партнером может быть не только отдельная фирма или компания, но и университет, институт, фонд и даже организационный комитет конференции. В таком специальном приглашении должны в обязательном порядке указываться сроки служебной поездки и финансовые условия.

Стоит отметить, что к последним относится оплата проживания и проезда, возмещение медицинской страховки, а также внесение организационного взноса.

Сотруднику, командируемому за границу по приглашению зарубежного партнера, необходимо оформить служебную записку. Служебная записка относится к документам установленного образца и оформляется на имя директора компании.

Помимо этого, командированному работнику необходимо согласовать все финансовые условия командировки в плановом отделе с последующим предоставлением отчетных документов в отдел международных связей.

Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.

Как оформить командировку за границу: необходимые документы

Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных. Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов:

Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте.

Если же служебная поездка осуществляется в страны СНГ, то оформление командировочного удостоверения является обязательным. Во время служебной поездки за рубеж необходимо сделать в специальном журнале запись о днях нахождения сотрудника в командировке.

А именно обозначить цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К» в табеле учета рабочего времени.

Не менее сложной задачей является документальное оформление результатов заграничной командировки. Так, по возвращении из служебной поездки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить следующие документы:

• Отчет о выполненном служебном задании, составленный по форме N Т-10а, раздел 12;
• Авансовый отчет о сумме, потраченной во время отъезда, составленный по форме N АО-1.

При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:

• Документы, подтверждающие расходы (проездные документы, квитанции, посадочный талон, кассовые и товарные чеки, БСО);• Командировочное удостоверение с проставленными отметками о прибытии и выбытии из места командировки;

• Копии страниц загранпаспорта с наличием отметок о пересечении границ.

Также необходимым условием отчетности для командируемых сотрудников является предоставление трех экземпляров «Отчета о результатах поездки» в отдел международных связей.

Командировка за рубеж и связанные с ней расходы

Кроме основных расходов, связанных с зарубежной командировкой, компания может возместить сотруднику и множество других затрат. К таким расходам относятся:

• Расходы, связанные с оформлением медицинской страховки (без этого документа иностранцы не допускаются в ряд стран);• Расходы на проведение телефонных переговоров;• Расходы, связанные с обменом чеков на наличную валюту в банковских учреждениях;• Расходы по перевозке багажа (но только весом до 30-ти килограмм);

• Расходы, связанные с оформлением заграничного паспорта и визы.

Со дня пересечения границы РФ, суточные насчитываются согласно установленной норме выплаты в той стране, в которой находится сотрудник. Со дня пересечения работником государственной границы суточные будут уже рассчитываться согласно норме, установленной в пределах нашего государства.

Скачать образец бесплатно:

Бланк командировочного удостоверения, составленного по форме N Т-10 Бланк приказа о направлении в командировку по форме Т-9 Бланк служебного задания по форме -Т-10а Образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 Образец заполнения приказа о направлении в командироку по форме Т-9 Образец заполнения служебного задания по форме Т-10а

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/kak-pravilno-oformit-komandirou-za-granicu.html

Бухгалтерия
Добавить комментарий