Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Содержание
  1. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения
  2. Для чего нужен журнал?
  3. Титульный лист и бланки заполнения
  4. Оформление журнала
  5. Правила подписывания
  6. Правила ведения и исправления ошибочных записей
  7. Образец книги учета трудовых книжек (образец бланка)
  8. Образец титульного листа
  9. Стоимость
  10. Оформляем книгу учета движения трудовых книжек
  11. Форма книги
  12. Замена регистрационного журнала
  13. Заполнение
  14. Требования к регистрационным журналам
  15. Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец
  16. Книга движения трудовых книжек — что это за документ
  17. Как выглядит заполненный основной раздел книги учета движения трудовых книжек
  18. Правила заполнения
  19. Исправление ошибок
  20. Хранение учетной книги
  21. Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета
  22. Книга учета трудовых книжек (образец)
  23. Заполняем книгу учета движения трудовых книжек
  24. Ведение книги учета трудовых книжек
  25. Заполнение книги учета движения трудовых книжек
  26. Подпись работника в книге учета трудовых книжек
  27. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  28. Определение
  29. Зачем нужен журнал
  30. Кто должен заполнять?
  31. Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них
  32. Образец заполнение разделов журнала
  33. Титульный лист
  34. Опломбирование и требования к оформлению
  35. Нумерация страниц и прошивка
  36. Возможна ли электронная версия
  37. Исправление ошибок в записях
  38. Хранение
  39. Как сделать выписку
  40. Книга учета трудовых книжек образец заполнения
  41. Как оформить книгу учета трудовых книжек?
  42. Книга учета трудовых книжек
  43. Правила отражения сведений в книге учета

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Для чего нужен журнал?

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом:

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты.

Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным.

В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 — Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 — Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 — ФИО работника.
  • 6 — Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 — Должность работника.
  • 8 — Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 — Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 — Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 — Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 — Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 — Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица.

Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности.

Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал.

Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным.

Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Образец книги учета трудовых книжек (образец бланка)

Образец титульного листа

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку.

Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом.

Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: http://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек.

Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба.

Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа.

При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: http://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Каждая организация, бюджетная или коммерческая, контролирует и учитывает входящую и исходящую документацию. Предприниматели тоже не освобождены от этой обязанности.

Учет трудовых книжек, а также других документов, касающихся приема и увольнения сотрудников, ведет кадровая служба. Для этого необходима книга учета движения трудовых книжек. Об особенностях ее заполнения пойдет речь в данной статье.

Учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях обычно ведет отдел кадров. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена книга учета трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним.

Книга движения трудовых книжек — что это за документ

Это журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников. Туда же заносится информация о получении ТК на руки при увольнении.

Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4.

Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

При этом эту форму можно купить — она выпускается типографиями, или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования. Если вам нужна книга движения трудовых книжек, образец скачать бесплатно можно в конце этой статьи.

Как выглядит заполненный основной раздел книги учета движения трудовых книжек

Правила заполнения

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Там же сказано, как прошить альбом.

Разберем, как выглядит книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения) по столбцам:

  • в 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.);
  • 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книжки (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата;
  • в 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника;
  • в 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
  • 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
  • в 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
  • 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;
  • 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
  • 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
  • в 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой.

Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней может длиться годы и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет.

Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Однако ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки.

Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто».

Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Исправление ошибок

Так как журнал заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета.

Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации.

Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.

Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется.

После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу.

Ведь в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт.

И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Книга учета трудовых книжек (образец)

Источник: http://ppt.ru/forms/kniga-dvijeniya-trudovih

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого работодателя.

В статье мы рассмотрим правила, по которым мы заполняем книгу учета движения трудовых книжек, а также расскажем, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, как вносить записи в книгу учета трудовых книжек, а также как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить книгу учета движения трудовых книжек;
  • как вносить записи в книгу учета трудовых книжек;
  • как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Ведение книги учета трудовых книжек

Каждый работодатель в целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек обязан вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Читайте об учете трудовых книжек больше информации в статье по ссылке.

https://www.youtube.com/watch?v=pE6EZ3OdxfM

В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек.

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги.

Изготовить Книгу работодатель может самостоятельно. Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф. Можно распечатать книгу на специальных листах, а затем прошить их.

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы. Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба.

Книгу учета и движения трудовых книжек, как правило, ведет сотрудник кадровой службы.

В данной форме надо зарегистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу.

В этой книге также регистрируются трудовые книжки, которые работодатель самостоятельно оформляет при приеме на работу сотрудника.

Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время».

Заполнение книги учета движения трудовых книжек

Работник, ответственный за ведение Книги учета движения трудовых книжек, после получения трудовой книжки от работника, должен внести соответствующие записи в Книгу учета.

Скачать книгу учета >>>

Подпись работника в книге учета трудовых книжек

При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в Книге учета трудовых книжек.

Именно эта подпись работника и будет свидетельствовать о том, что трудовая книжка была выдана на руки сотруднику. Поэтому при увольнении и выдаче трудовой книжке не забывайте попросить работника поставить свою подпись в Книге учета трудовых книжек.

В противном случае, работодателю доказать факт выдачи трудовой книжки будет весьма проблематично.

Отметим, что в том случае, если трудовая книжка выдается работнику на руки на время для оформления пенсии, запись в Книгу учета трудовых книжек не вносится.

Читайте в электронном журнале статью «Опломбируем кадровые документы».

Чаще всего вопросы возникают в том случае, когда трудовая книжка направляется работнику по почте.

Напоминаем, что в том случае, если сотрудник в последний день работы не получил трудовую книжку работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо дать согласие на отправление ее по почте (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). Получив согласие работника, работодатель может направить ему трудовую книжку по почте.

Совет. Просите работника предоставить согласие на отправление трудовой книжки по почте в письменной форме.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

И если трудовую книжку направляется сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек надо сделать об этом отметку. Как именно сделать такую запись правила не устанавливают.

Рекомендуем в такой ситуации в графе 13 написать, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указать дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю).

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382072-qqq-16-m3-zapolnyaem-knigu-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При поступлении на работу человек должен иметь трудовую книжку. Документ отражает стаж и рабочую деятельность, поэтому очень ценен для работодателя.

После оформления сотрудника его трудовая книжка и вкладыши в нее должны храниться в учреждении. Дополнительно данные о документе содержит книга учета трудовых книжек.

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности.

Определение

Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников. Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения.

Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ. Но при этом важно соблюдать основные требования.

Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника. Также в книге отражены первично выданные документы.

При наличии вкладыша его регистрация также обязательна. Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в трудовой книжке записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку.

Зачем нужен журнал

Ведение журнала необходимо каждому учреждению.

При наличии книги регистрируются трудовые книжки:

  • отданные в отдел кадров при поступлении на работу;
  • оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта;
  • вкладыши, которые открыл работодатель (при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки).

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.

Кто должен заполнять?

Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению.

Среди таких лиц выделяют:

  • кадровиков;
  • бухгалтеров;
  • менеджеров по персоналу.

В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом. Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом.

Бланк книги учёта трудовых книжек

Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке.

Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (пункт 40).

Документ разработан на основании Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге. Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения.

Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска.

Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек

Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев.

Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки.

Движение документов отражается кадровой службой.

Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно. Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов:

  • Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги. Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет.
  • Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей.
  • Новая книга ведется на основании прежних записей. Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам.

Запись в журнале должна быть сделана при:

  • передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника;
  • оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые;
  • регистрации вкладышей.

Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала

Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец.

Каждый из разделов имеет свою функцию:

  1. В первой графе отражается порядковый номер записи.
  2. Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей – месяц, а в четвертой – год приема на работу.
  3. Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов.
  4. В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата.
  5. Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке.
  6. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность. Данный раздел к заполнению необязателен.
  7. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу. Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным.
  8. В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись.
  9. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы. При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой.
  10. В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности. В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления.

Титульный лист

Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия.

На первой странице прописываются:

  • название организации/сведения об индивидуальном предпринимателе;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата окончания ведения документа.

Последняя дата ставится после заполнения всех страниц книги.

Опломбирование и требования к оформлению

Книга в обязательном порядке должна быть прошита и опломбирована. Нити можно скрепить сургучом или пломбой. Процедура упрощается при использовании пломбиатора.

Также некоторые предприятия используют самозапирающий элемент, который может быть использован только один раз. После этого в журнале проставляется номер пломбы и заверяющая надпись.

При оформлении книги учитываются несколько важных требований, предъявляемых к документу:

  • Журнал должен иметь твердую обложку. Это позволит сохранить его первоначальный вид на многие годы. Ведь хранение должно осуществляться на протяжении 75 лет.
  • Важно проверить соответствие листов форме, которая утверждена на законодательном уровне.
  • Нумерация страниц должна быть сквозной. Также возможна пометка как страниц, так и листов. Важно добиться того, чтобы из журнала невозможно было изъять отдельные элементы. Документ необходимо прошить.
  • На обложке с задней стороны ставится название документа, количество листов в прописном и цифровом выражении, дата начала ведения, а также данные и подпись ответственного лица.
  • Заверить книгу может только руководитель учреждения или индивидуальный предприниматель.
  • Нити прошивки и заверительная запись скрепляются сургучом или пломбой. Бумажные наклейки не допускаются.

Если правила не будут соблюдены, то учреждение, ответственное лицо могут быть привлечены к административной ответственности. Организация заплатит штраф, а может и вовсе приостановить свою деятельность на основании решения контролирующих органов.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Нумерация страниц и прошивка

Нумерация страниц в журнале должна быть сквозной. Проставлять номера необходимо до осуществления прошивки.

Цифры прописываются на каждой странице или листе. Это позволит исключить вероятность удаления элементов или их замены.

Номер ставится в нижнем правом углу. После нумерации необходимо провести прошивку книги. Далее документ заверяется подписью начальника учреждения.

На обратной стороне книге ставится запись о:

  • названии документа;
  • количестве страниц (прописью и цифрами);
  • должности и данных лица, которое заверило документ;
  • дате начала ведения книги.

Возможна ли электронная версия

Электронная версия журнала для учета и регистрации трудовых книжек не может вестись. При этом законодательно отсутствует невозможность такого ведения. Однако некоторые особенности заполнения свидетельствуют о том, что электронный документ не может быть использован.

Это обусловлено тем, что в журнале проставляются подписи:

  • руководителя учреждения;
  • ответственного сотрудника;
  • работника.

Поэтому скачать книгу не представляется возможным. Необходимо заводить обычный печатный вариант журнала.

Исправление ошибок в записях

Журнал заполняется ответственными сотрудниками собственноручно. Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок.

Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу. Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм.

Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление.

Также можно не зачеркивать ошибочные данные. Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения.

Хранение

Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность. Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

Документ необходимо иметь до того момента, пока не будет выдана последняя трудовая книжка, отраженная в списке. После этого журнал может быть передан в архив.

Нередко возникают вопросы о ведении книги при реорганизации. Если численность и состав остаются неизменными, то документы можно использовать дальше. Журнал передается вместе с трудовыми книжками, договорами и другими документами, имеющимися на каждого сотрудника.

Как сделать выписку

В Трудовом кодексе РФ (статья 62) прописано, что сотрудник имеет право обратиться к работодателю для получения документов согласно его трудовой деятельности. Внесение записей о трудовых книжках является внутренним документооборотом учреждения.

Если работодатель будет согласен, то лицу предоставляется выписка из журнала. Документ необходим для предъявления в судебные органы, которые рассматривают спорные моменты при увольнении.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

В выписке отражаются:

  • наименование и реквизиты учреждения;
  • ведение учета трудовой книжки работника в виде таблицы;
  • регистрационный номер.

Составлять выписку нужно на фирменном бланке учреждения. Ее нужно зарегистрировать в журнале исходящих бумаг. Книга учета является важным документом для любой организации. Поэтому вести ее необходимо с учетом основных требований.

Источник: http://buhuchetpro.ru/kniga-ucheta-trudovyh-knizhek/

Книга учета трудовых книжек образец заполнения

Книга учета трудовых книжек – документ, содержащий сведения о движении трудовых книжек работников.

Его также можно именовать журнал движения трудовых книжек. В данной статье разберемся, зачем нужен такой журнал, как его заполнять.

Внизу можно скачать образец книги учету трудовых книжек.

Кадровое делопроизводство вызывает немало вопросов даже у тех, кто уже давно трудится в данной сфере. Те же, кто только недавно заступил на подобную должность, порой, просто теряются.

Если с заключением трудовых договоров.

оформлением кадровых приказов, хранением и заполнением трудовых книжек еще все понятно, то некоторые моменты относительно другой кадровой документации, порой, вызывают затруднения.

К примеру, далеко не всем понятно, нужно ли заводить на предприятии журнал учета трудовых книжек, зачем это нужно и как правильно следует оформить данный бланк.

Некоторые специалисты кадровых отделов считают, что вполне могут обойтись и без подобных журналов или книг, что это лишняя трата времени.

На самом же деле, журнал или книга учета движения трудовых книжек обязан быть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей.

Причем, существуют вполне определенные требования к оформлению данной книги, и за его отсутствие руководителям предприятий может грозить административная ответственность.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов – такой журнал. для регистрации платежных ведомостей – такой журнал .

Как оформить книгу учета трудовых книжек?

Книга учета заводится на предприятии для фиксирования принятых от работников трудовых книжек, заведенных на предприятии и вкладышей в книжки.

Здесь же делаются отметки о выдаче на руки работникам их книжек на время или при увольнении.

Форма ведения данного журнала и правила его оформления утверждены постановлением Минтруда России № 69 от 10 марта 2003 года и достаточно однажды завести подобную книгу в отделе кадров, чтобы в дальнейшем избежать многих неприятностей.

Самое простое – это приобрести журнал, который уже будет оформлен по всем правилам.

Если же такой возможности нет, то можно взять большую тетрадь, желательно, если она будет с картонной обложкой, и сделать книгу самостоятельно.

Образец журнала можно скачать по ссылке в конце статьи.

В книге учета движения трудовых книжек должно присутствовать 13 граф.

В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

В пятой графе вписываются полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.

Шестая графа предназначена для серии и номера трудовой книжки, седьмая – для должности, на которую принят сотрудник, в восьмую вписывается название отдела.

В девятой графе проставляется номер приказа.

Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

12 и 13 графы заполняются при увольнении владельца книжки, здесь ставится дата и номер приказа на увольнение и подпись работника. При невозможности личного присутствия работника, здесь проставляются номер и дата уведомления, которые были направлены работнику.

Но на этом оформление книги учета трудовых книжек не заканчивается.

Бланк обязательно должен быть пронумерован, прошит и скреплен сургучной печатью или пломбой.

Только при соблюдении всех этих условий, книга будет считаться оформленной верно и не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов.

Скачать образец журнала движения трудовых книжек – ссылка .

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации.

На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки.

Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений в книге учета

Источник: http://iskovoepismo.my1.ru/publ/primery_zapolnenija/kniga_ucheta_trudovykh_knizhek_obrazec_zapolnenija/11-1-0-302

Бухгалтерия
Добавить комментарий