Как правильно составить гарантийное письмо?

Содержание
  1. Гарантийное письмо – как написать, примерный текст и форма, срок действия и юридическая сила
  2. Что такое гарантийное письмо
  3. Является ли гарантийное письмо доказательством в суде
  4. Гарантийное письмо как оферта
  5. Гарантия акцепта в письме
  6. Виды гарантийных писем
  7. На оплату товаров
  8. Гарантийные обязательства на выполненные работы или оказанные услуги
  9. Письмо, подтверждающее намерения арендодателя
  10. Гарантия на будущее трудоустройство
  11. Как написать гарантийное письмо
  12. Бланк гарантийного письма
  13. Обязательные реквизиты
  14. Текст гарантийного письма
  15. Правила оформления
  16. Подтверждение гарантий
  17. Образцы гарантийных писем
  18. Об оплате
  19. Как написать гарантийное письмо о выполнении работ
  20. Гарантийное письмо об оплате
  21. Гарантийное письмо на выполнение работ
  22. Гарантийные письма
  23. Гарантийное письмо на поставку товара от производителя
  24. Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя
  25. Гарантийное письмо о приеме на работу
  26. Гарантийное письмо для приглашения иностранца
  27. Гарантийное письмо о практике и на обучение
  28. Гарантийное письмо в банк
  29. Гарантийное письмо в налоговую
  30. Гарантийное письмо на ремонт
  31. Гарантийное письмо на оборудование
  32. Гарантийное письмо
  33. Наиболее распространенные виды гарантийных писем и порядок их оформления:
  34. Передача гарантийных писем
  35. Имеет ли гарантийное письмо юридическую силу?
  36. Правила и порядок составления гарантийного письма
  37. В каких случаях оно составляется
  38. Как происходит регистрация и учет
  39. Правила составления
  40. Форма и структура документа
  41. Обязательные фразы основного блока
  42. Гарантийное письмо
  43. Что такое гарантийное письмо?
  44. Предназначение
  45. Форма документа
  46. Общие правила составления гарантийного письма
  47. Виды гарантийных писем
  48. Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Гарантийное письмо – как написать, примерный текст и форма, срок действия и юридическая сила

Как правильно составить гарантийное письмо?

В деловой сфере гарантийное письмо может быть написано с самыми разными целями: подтверждение оплаты по договору поставки товара, обеспечение обязательства принятия на работу, предоставления услуг, возврата денег. Правомерность такого рода использования писем нередко вызывает у обеих сторон – участников соглашения – вопросы о том, как составляют документ.

Что такое гарантийное письмо

Бумага, написанная как письменное подтверждение одной стороной выполнить некое запланированное действие по отношению к другой стороне, называется гарантийным письмом.

Подтверждающее действие бывает нужно для удостоверения собственных намерений перед деловым партнером или соглашения с предложением поставщика, когда обычного согласия не хватает.

Сферой действия гарантийных писем является деловая переписка с целью убеждения в выполнении определенных условий или обязательств оговоренных объемов и сроков.

Законодательство такие бумаги ничем не регламентирует, потому переписка ведется в рамках норм делопроизводства и требует особой ясности изложения, исключающей двузначное толкование.

Является ли гарантийное письмо доказательством в суде

Исходя и практики судебных дел и Постановления № А 40/10855-08 Федерального арбитражного суда (Московский округ), письма о погашении задолженности перед кредитором не считаются официальным обещанием исполнения обязательства, являясь скорее подтверждением намерения автора или согласием с принятой на себя ответственностью. Гарантии исполнения в случае судебного разбирательства по суду тоже нет.

Документом оформляется намерение заключить впоследствии соглашение с получателем.

ГК РФ статьей 432 определяет совершение сделки как принятие одной стороной предложения к заключению договора со стороны другой.

Предложение о сроке поставки товара, предоставлении услуги и согласие на оплату может быть гарантировано как будучи офертой, так и акцептом.

Гарантийное письмо как оферта

ГК статьей 435 называет офертой документ, направленный юридическому лицу с предложением считать договор заключенным, если сделанное предложение подходит адресату.

Например: компания, написавшая гарантию, выражает готовность считать себя заключившей договор с адресатом, принявшим предложение.

Это случай, когда обязательство является офертой.

Гарантийное письмо включает важные условия.

Предложение оплатить услуги по ремонту должно содержать обязательство начала и окончания работ, критерии оценки работы, иные существенные для договора подряда условия, указанные статьями 702 и 708 ГК РФ. В этом случае, статья 438 и 434 ГК предлагают считать сделку совершенной, даже при отсутствии двухстороннего основного договора.

Гарантия акцепта в письме

Статья 438 ГК предоставляет возможность удостоверяющей бумаге быть акцептом, подтверждающим согласие на предложение, озвученное ранее: например, как ответ на многоадресное коммерческое предложение на сайте компании. Такое согласие не требует, конкретного указания условий, но предполагает подтверждение недвусмысленного согласия на условия, предложенные контрагентом (статья 438 ГК).

Виды гарантийных писем

Суть гарантии – подтверждение принятых обязательств со стороны одного партнера по отношению к другому.

Распространены гарантии по поводу денежных задолженностей, поскольку их можно предъявлять суду как ответ на иск, если таковая необходимость появится.

Оформить гарантийное обязательство может быть необходимо для выполнения некоторых работ или ремонта.

На оплату товаров

Подтверждение оплаты товара – популярный тип удостоверяющих документов.

Появление непредвиденных обстоятельств, делающих платеж невозможным, вынуждают должника предоставлять гарантийное обеспечение для продажи товара в кредит с платежом после отгрузки. В тексте следует указывать сумму задолженности.

Этот случай требует наличия подписи не только руководителя компании, но и главбуха для подтверждения адресату гарантий исполнения.

Гарантийные обязательства на выполненные работы или оказанные услуги

Удостоверение, что обещанное будет сделано к заданному сроку, выполняется как гарантия на оказание услуги. Объемная задача разбивается на несколько этапов с контрольными сроками.

Кроме временных границ, указывают нормы или стандарты, по соответствию которым заказчик может судить о качестве услуг и предъявлять претензии на залоговую сумму (если предусмотрено).

Такая бумага отправляется в случае нарушения сроков сдачи, прописанных в договоре.

Письмо, подтверждающее намерения арендодателя

Гарантия предоставления арендуемой площади требуется для регистрации юридическому лицу, не являющемуся собственником торгового помещения.

Когда указание юридического адреса необходимо (например, при регистрации ООО) может быть указан адрес помещения, занимаемого по договору аренды.

Гарантийное письмо о намерениях арендодателя оформляет собственник сдаваемого в аренду помещения, по просьбе юридического лица, которому гарантирует предоставление площади. К письму следует приложить заверенную копию бумаги о праве собственника помещения.

Гарантия на будущее трудоустройство

Подтверждение о трудоустройстве свидетельствует о намерении работодателя предоставить рабочее место потенциальному сотруднику. Такой документ необходим:

  • студенту, обучавшемуся на бюджетной основе;
  • иностранцу, оформляющему бумаги для службы миграции;
  • в других случаях, когда обеспеченность местом трудовой деятельности требует подтверждения.

Как написать гарантийное письмо

Официальных юридических норм, регламентирующих правила написания гарантийных писем РФ, не предусмотрено, хотя сфера применения их в деловой переписке чрезвычайно широка. Общие правила официальных документов требуют максимальной конкретики и однозначности формулировок, поскольку они принимаются судом как подтверждение соглашений и сделок.

Бланк гарантийного письма

Предоставление гарантий оформляют на листе формата А4, объемом не больше одной страницы.

Правило составления юридическим лицом требует фирменного бланка организации, в шапке которого указываются банковские реквизиты компании.

Подписывается руководитель предприятия (в обязательном порядке) и главный бухгалтер при необходимости. Подтверждение от физического лица пишется на обычном листе, форма произвольная.

Обязательные реквизиты

Для подтверждающей бумаги необходимо указать:

  • номер исходящей регистрации и дату написания;
  • название компании-отправителя;
  • ФИО руководителя фирмы-адресата;
  • содержание письма;
  • реквизиты организации-отправителя;
  • должность, личная подпись и ФИО руководителя (для исполняющего обязанности указываются реквизиты доверенности, прикладываемой к удостоверяющей бумаге).

Текст гарантийного письма

Для написания грамотного обязательства придерживаются рекомендаций по деловой переписке:

  • сдержанный и корректный стиль речи;
  • лаконичность изложения, целесообразность приводимых фактов;
  • конкретно сформулированные фразы (для подтверждающих бумаг характерны такие фразы и слова, как: «гарантируем», «обязуемся»).

Правила оформления

Помимо общих рекомендаций, применимых к оформлению делового письма, существуют нюансы, характерные для конкретных видов гарантий:

  • при заполнении графы адресат должно быть указано лицо (или организация) – получатель оплаты;
  • в письме о гарантии оплаты долга должны фигурировать сроки получения задолженности;
  • текст должен содержать реквизиты компании, гарантирующей выполнение обязательства (можно в бланке компании);
  • перечисление кратко сформулированных причин, побудивших написать гарантийную бумагу, приветствуется.

Подтверждение гарантий

При удостоверении гарантий следует иметь в виду:

  • в письме, написанном от физического лица, подтверждает гарантии лично автор;
  • бумага, гарантирующая оплату задолженности организацией или иные финансовые обязательства, кроме подписи руководителя подтверждается печатью компании и подписью главного бухгалтера компании.

Образцы гарантийных писем

Письменное подтверждение любого типа имеет в составе как стандартные реквизиты, вносимые в шаблон (регистрационный номер исходящей документации, название документа, данные отправителя и получателя), так и индивидуальные нюансы, зависящие от того, какую функцию выполняет обязательство. Особенности разных видов писем будут рассмотрены ниже.

Об оплате

Образец гарантийного письма об оплате может быть следующим:

  • на верхней левой части листа пишутся реквизиты получателя (пример: директору ООО «Спецпроект» Скворцову В.А.);
  • название документа по центре строки (о подтверждении оплаты товара);
  • слева обязательно указывается регистрационный номер и дата составления гарантийной бумаги (пример: №125/16, 18.09.2016 г.);
  • как подтверждение оплаты указывается:
  1. сумма к оплате;
  2. документ-обоснование долга;
  3. гарантируемые сроки погашения задолженности;
  4. банковские реквизиты плательщика;

Источник: http://sovets.net/13697-garantijnoe-pismo.html

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Существует множество видов гарантийного письма, они отличаются по целям и функциям. Каждое из них формируется в соответствии с правилами и нормами деловой переписки. Правильное оформленное гарантийное письмо говорит о добросовестности отправителя и о его высоком уровне профессионализма.

Гарантийное письмо – это нормативный документ, которое является гарантией исполнений обязательств между компаниями, к примеру, об оплате счета или поставке товара, а также сроков исполнения заказа. Такой документ является формальным инструментом делового общения.

Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.

Составные части гарантийного письма следующие:

В правом верхнем углу документа прописывается получатель и отправитель, причем как название организации, так и ФИО директора, в левом исходящий номер.

  1. Основная часть документа. Здесь заявитель должен прописать в чем состоит гарантия.
  2. Заключительная часть. В конце документа заявитель должен подписаться и поставить печать.

Гарантийное письмо об оплате

В гарантийном письме об оплате указывается, что отправитель обязуется совершить оплату вовремя.

Здесь необходимо указать точную сумму оплаты, причем обязательно как в прописном варианте, так и в цифровом. Также необходимо включить в документ все реквизиты компании и банковские реквизиты.

В некоторых случаях, отправитель указывает ответственность за несвоевременную или несовершенную оплату.

В конце документа ставится подпись не только заявителя, но и финансового директора компании или бухгалтера.

Гарантийное письмо об оплате формируется к уже заключенному договору и является своего рода дополнением и обязательством.

Гарантийное письмо на выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ предназначено для подтверждения выполнения определенного ряда работ.

Такое письмо предоставляется исполнителем перед заключением договора.

Здесь необходимо прописать конкретный перечень работ с обозначением сроков выполнения каждого этапа работы.

Замечание – Гарантийное письмо на выполнение работ может содержать пометку о качестве выполненных работ.

Такая пометка, демонстрирует добросовестность исполнителя.

Согласно законодательству РФ, качество декларируется сразу несколькими правилами в зависимости от вида товара или услуги, к примеру, ГОСТ или СНиП.

Гарантийные письма

Далее приведены примеры наиболее распространенных видов гарантийных писем.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя

ООО «Ретранс»

ОГРН_________

ИНН________КПП_______

Адрес:_________________

р\с____________________

Банк_________________

к\с__________________

БИК_________________

Директору

ООО «Новый мир»

Васильеву О.Ю.

Гарантийное письмо

При условии заключения договора аренды разрешаю при регистрации ООО «Новый мир» использовать в качестве места нахождения принадлежавшего мне нежилого помещения: Лермонтова 128.

Приложение:

Свидетельство о регистрации права собственности

Директор ООО « Ретранс» ________________________________________Карнаушенко В.С.

Гарантийное письмо на поставку товара от производителя

Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа. Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

В данном случае необходимо указать не только наименование товара, но и его артикул.

Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – это своего рода обязательство работодателя принять на работу кандидата на определенную должность. Здесь указываются данные кандидата, полное наименование должности и заработная плата.

Такое письмо чаще всего требуется для лиц, не являющихся гражданами РФ.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Этот документ, несмотря на общую схожесть с предыдущим имеет ряд отличий, прежде всего тем что имеет четкую формулировку поступления на работу кандидата закрепленное приказан к зачислению в штат сотрудников.

Гарантийное письмо для приглашения иностранца

Такое письмо необходимо для гарантии иностранному лицу того, что заявитель готов нести все расходы, связанные с его приездом, отъездов в страну, проживанием, а также готов принять его на работу.

Гарантийное письмо о практике и на обучение

Такое письмо предоставляется, как правило, для учебных заведений предприятием в качестве гарантии о поступлении студента на практику или на обучение в компанию. Такое письмо пишется на имя ректора.

Гарантийное письмо в банк

По такому же образцу пишется гарантийное письмо и для юридических лиц, дело в том, что нет других вариантов написания гарантийного письма в банк. Такой документ заполняется в зависимости от его функции и занимает важное место в деятельности любой компании.

Гарантийное письмо в налоговую

Гарантийное письмо в налоговую пишется от имени собственника и является подтверждением наличия юридического адреса. Такое подтверждение необходимо прежде всего для налоговой службы при регистрации ООО.

Гарантийное письмо на ремонт

Такое письмо используется в тех случаях, когда подрядчик обязуется выполнить ремонтные работы в срок. Также это может быть обязательства администрации выделить денежные средства на ремонтные работы муниципального объекта.

Гарантийное письмо на оборудование

Гарантийное письмо на оборудование предназначено в качестве обязательства исполнителя договора поддерживать оборудование в рабочем и надлежащем виде в течении определенного периода времени. Примером такого обязательства может служить следующие:

Таким образом, можно выделить ряд особенностей формирования гарантийного письма:

  1. Прежде всего, важно помнить, что этот документ является гарантией, а значит, должен содержать соответствующие данные и пометки.
  2. Каждое гарантийное письмо имеет свою структуру, а именно – шапка, основная и заключительная часть документа.
  3. Существует множество вариантов и предназначений гарантийного письма, форма написания для каждого вида одна, изменятся только основной текст.
  4. Гарантийное письмо может оформляться как до заключения, так и после, все зависит от его вида.
  5. Помимо подписи директора, в гарантийном письме об оплате ставится подпись бухгалтера или финансового директора.

Источник: http://rushbiz.ru/drugoe/garantijnoe-pismo-o-vypolnenii-rabot.html

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это документ в коммерческом обороте, в котором отправитель гарантирует выполнить определенные условия или совершить какие-либо действия в интересах адресата. Чаще всего составление этого документа требуется в тех случаях, когда одна из сторон неуверена, что договоренности будут выполнены в нужный срок или в полном объеме.

По своей правовой природе гарантийные письма являются частью современного делового оборота, одним из видов служебной переписки (деловых писем) между организациями.

Из этого следует, что они должны быть написаны исключительно в официальном стиле – использование разговорных выражений или жаргонов недопустимо.

Эти документы оформляются на листе формата А4, а содержание не должно превышать одной страницы.

Примечательно, что несмотря на широкое использование гарантийных писем участниками рынка, в России до сих пор не существует специальных юридических норм, которые регулировали бы их правовое положение и регламентировали правила написания таких документов. По этой причине стороны вынуждены руководствоваться общими правилами деловой переписки и делопроизводства. Нередки случаи, когда «гарант» нечетко или неграмотно выражает свою волю с точки зрения юридической техники, что неизбежно приводит к судебным тяжбам. Именно поэтому правильно составленное гарантийное письмо отличает абсолютная ясность и прозрачность намерений «гаранта», однозначность формулировок, а также указывается процедура, которая будет произведена в интересах адресата.

Наиболее распространенные виды гарантийных писем и порядок их оформления:

  • Подтверждение оплаты или погашение имеющейся задолженности за поставку товаров, выполнение работ и услуг, и т.д. Иными словами, признание должником долга. Этот документ является самым распространенным среди деловых писем. Очень часто участники рынка прибегают к использованию гарантийного письма в случае наступления непредвиденных обстоятельств, препятствующих им выполнить обязательства по оплате.

В отличие от других видов гарантийных писем, в данном случае документ подписывается не только руководителем организации (например, директором), но и главным бухгалтером (финансовым директором), благодаря чему документ предоставляет контрагенту определенные гарантии в исполнении обязательств. Этот вид писем используется как юридическими, так и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями).

Особенности составления гарантийного письма о подтверждении оплаты или погашении имеющейся задолженности:

  • Стандартные реквизиты документа: указывается дата составления гарантийного письма; его исходящей номер согласно журналу исходящей корреспонденции; в качестве адресата выступает организация, перед которой возникла задолженность.
  • В тексте следует указать следующую информацию:

– сумма, подлежащая оплате или размер задолженности;

– реквизиты документа, на основании которого возникла задолженность (договор, первичные документы – акты приемки, накладные);

– конкретные сроки оплаты (погашения задолженности);

– банковские реквизиты организации-должника (плательщика);

– штрафные санкции, которые плательщик обязуется на себя взять в случае неисполнения обязательств.

Большинство организаций не включает в гарантийное письмо этот пункт, так как это условие не отражает их интересы, однако для контрагента штрафные санкции должника в документе имеют большое психологическое значение;

– любая иная информация относительно данной ситуации (например, причины задержки перечислений денежных средств).

  • Документ оформляется на бланке организации, подписывается руководителем и главным бухгалтером, с проставлением фирменной печати.
  • Подтверждение выполнения работ или оказания услуг. Этот документ заверяет, что определенная работа (услуга) будет выполнена в полном объеме к определенной дате. Если работа поэтапная, то возможно указание нескольких сроков. Кроме этого, исполнитель гарантирует соответствие качество своей работы необходимым стандартам и нормам (например, ГОСТ, СНиП).

Этот вид гарантийного письма чаще всего применяется в тех случаях, когда нарушаются сроки, прописанные в договоре или спецификации. Однако он может использоваться и до заключения договора. В такой ситуации следует прописать весь объем работ в основной части документа.

Особенности составления гарантийного письма о подтверждении выполнения работ или оказания услуг:

  • Стандартные реквизиты документа: указывается дата составления гарантийного письма, его исходящей номер согласно журналу исходящей корреспонденции, в качестве адресата выступает организация-заказчик работ или услуг.
  • В тексте следует указать следующую информацию:

– подробно прописать вид работ (услуг), объем и конкретные сроки их выполнения (оказания);

– Указать реквизиты документы, являющегося основанием выполнения работ (оказания услуг) – номер и дата договора, соглашения и пр.;

– Если работы выполняются на конкретном объекте, написать его адрес и иные необходимые характеристики исходя из специфики договора.

  • Документ оформляется на бланке организации, подписывается руководителем, с проставлением фирменной печати.
  • Предоставление юридического адреса (гарантийное письмо потенциального арендодателя). Этот документ требуется для предоставления в налоговые органы, если при создании юридическое лицо не имеет собственного помещения или арендуемой площади. Поскольку при государственной регистрации юридического лица в обязательном порядке нужно указать адрес, который будет считаться в учредительных документах местом нахождения организации (юридическим адресом), можно воспользоваться арендованным помещением и указать его адрес в документах на регистрацию. В этом случае владелец помещения оформляет гарантийное письмо по просьбе арендатора, которое последний и предоставляет в налоговый орган.

Особенности составления гарантийного письма о предоставлении юридического адреса:

  • Этот документ адресуется в территориальное отделение Федеральной налоговой службы, в котором будет проходить государственную регистрацию организация-арендатор;
  • В текст письма необходимо включить информацию о владельце объекта недвижимости (арендодателе): указать наименование, данные руководителя, а также прописать имеющуюся информацию о создаваемом юридическом лице – например, наименование;
  • В тексте указываются основные сведения о помещении/здании, которое будет предоставлено для нужд новой организации: местонахождение, площадь и иные характеристики объекта недвижимости;
  • Арендодатель обязательно указывает в тексте, что он согласен предоставить адрес данного объекта недвижимости в качестве юридического адреса создаваемой организации и заключит с ней договор аренды;
  • В качестве приложения к гарантийному письму о предоставлении юридического адреса выступает копия документа, подтверждающего право владения арендодателем данным объектом недвижимого имущества (например, свидетельство о праве собственности) – заверенная нотариусом или уполномоченным должностным лицом организации. Если с новой организацией заключается договор субаренды, то в налоговый орган предоставляется копия договора аренды на объект недвижимости, в котором должно быть указано право арендатора на сдачу помещения (здания, иного объекта недвижимости) в субаренду;
  • Документ оформляется на бланке организации, подписывается руководителем с проставлением фирменной печати.
  • Гарантийное письмо о приеме на работу. Необходимость в составлении данного документа может появиться в случае приема на работу: иностранного гражданина (для предоставления в миграционную службу); студента (для предоставления в учебное заведение); бывших заключенных после освобождения из мест лишения свободы (для предоставления в органы, осуществляющие административный надзор).

Особенности составления гарантийного письма о приеме на работу:

  • Этот документ адресуется либо в конкретный орган или организацию, либо, если адресат неизвестен, то пишется фраза «по месту требования»;
  • Нужно указать дату составления документа и его номер согласно журналу исходящей корреспонденции;
  • В тексте следует написать, кто принимается на работу (фамилия, имя, отчество полностью) и на какую должность;
  • Указать порядок начисления заработной платы и гарантии, предоставляемые работнику работодателем;
  • Гарантийное письмо передается непосредственно в орган (организацию), являющийся адресатом, либо выдается на руки будущему сотруднику;
  • Документ оформляется на бланке организации, подписывается руководителем с проставлением фирменной печати.

Передача гарантийных писем

Существует два официальных варианта передачи гарантийного письма:

  • Направить документ почтой заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
  • Передать документ контрагенту через канцелярию или секретаря. В этом случае следует подготовить два экземпляра гарантийного письма, на одном из которых уполномоченным лицом контрагента ставится штамп о принятии.

На практике используется еще один способ – отправка гарантийного письма с помощью факса или электронной почты с последующей передачей оригинала вышеупомянутыми вариантами.

Имеет ли гарантийное письмо юридическую силу?

Поскольку в гражданском законодательстве понятие «гарантийное письмо» отсутствует, о  юридической силе данного документа можно судить, основываясь лишь на судебной практике.

Практика же свидетельствует, что гарантийное письмо не является каким-либо официальным подтверждением исполнения обязательства, а служит подтверждением серьезности намерений контрагента либо его признанием долговых обязательств по договору. Эту же позицию подтверждает и Постановление №КГ-А40/10855-08 Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.11.2008 года.

Источник: https://utmagazine.ru/posts/8795-garantiynoe-pismo

Правила и порядок составления гарантийного письма

Правила и порядок составления гарантийного письма

Наверное, для многих обывателей не является секретом тот факт, что современный бизнес представляет собой гибкую систему коммерческих взаимоотношений между партнерами, результатом которой является денежно-товарный бартер.

Стоит также отметить, что партнерами экономических отношений в бизнесе могут выступать, как определенные компании и организации, так и физические лица и индивидуальные предприниматели.

Бизнес отношения между партнерами могут развиваться многими путями и схемами, но одним из основных видов взаимодействия является деловая переписка, главным элементами которой являются правильно составленные письма. Здесь необходимо также упомянуть тот момент, что сообщения подобного рода абсолютно не имеют ничего общего с письмами личного характера, написанными в литературном жанре.

Сообщения деловой переписки составляются согласно установленным правилам, поэтому человеку, собирающемуся заняться коммерческой деятельностью, прежде всего, необходимо знать по каким критериям оформляются письма во взаимоотношениях между партнерами по бизнесу.

Одним из основных видов деловых сообщений является гарантийное письмо, правильное составление и использование которого во многом способствует продвижению и развитию коммерческих взаимоотношений.

Для того, чтобы люди знали как правильно оформлять гарантийные письма, в этой статье мы подробно расскажем о сообщениях подобного рода, для чего они составляются и где используются, а также укажем какие их виды существуют.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Гарантийное письмо представляет собой деловой документ некоммерческого характера, в котором отображается соблюдение оговоренных условий или выполнение определенных действий.

Иначе говоря, гарантийное письмо является официальным обеспечением того, что один из партнеров по сделке выполнит возложенные на него обязательства.

Стоит сразу упомянуть о том аспекте, что законодательство не определяет гарантийное сообщение, как документ, имеющий юридическую силу, хотя и скрепляется подписью и печатью одной из сторон сделки.

Как правило, гарантийное письмо оформляется как дополнение к основному договору в том случае, когда один из партнеров имеет сомнения насчет выполнения обязательств, взятых другой стороной сделки.

В каких случаях оно составляется

Прежде всего, стоит знать, что оформление гарантийного сообщения будет наиболее оптимальным в тех сферах жизнедеятельности людей, которые функционируют на основании базовых положений договорного и трудового права.

В большинстве случаев гарантийное сообщение составляется тогда, когда одна из сторон коммерческого договора нарушила согласованные обязательства по выплате денежных средств, и чтобы избежать судебной тяжбы, неплательщик направляет кредитору или поставщику продукции данный вид письма.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Как происходит регистрация и учет

Когда приходит гарантийное письмо в организацию или компанию, секретарь учреждения должен выполнить следующий порядок работ:

Правила составления

Вполне резонно предположить, что, так как гарантийное сообщение является официальным документом, то, соответственно, к его составлению предъявляются определенные критерии, которые выражаются в следующих важных моментах:

  • объем письма должен помещаться на одном листе формата А4;
  • краткость написания заключается в том, что информация должна быть представлена достаточно лаконично, без длинных предложений и больших по содержанию фраз;
  • письмо не должно содержать фраз типа «возможно» или «в случае», иначе говоря, должно присутствовать конкретика фраз и точных цифр;
  • сообщение должно быть написано строго в деловом стиле, без употребления просторечных слов и жаргонного сленга;
  • должна быть в полном объеме произведена расшифровка подписи, иначе говоря, фамилия, имя, отчество, должность, контакты и прочая точная информация должна быть раскрытаполностью.

Придерживаясь вышеописанных рекомендаций, вы без особого труда правильно составите гарантию обязательств.

Форма и структура документа

Немаловажным является тот факт, что написание гарантийного обязательства может иметь произвольную форму, однако стоит всегда придерживаться лаконичного и делового стиля при написании этого вида документа.

Что же касается структуры текста гарантии, то она должна соответствовать аспектам, освещающим следующие информационные моменты:

  • полностью фамилия, имя, отчество отправителя или наименование организации;
  • юридический адрес гаранта;
  • фактический адрес проживания отправителя;
  • реквизиты отправляющей стороны, которые могут быть представлены в виде индивидуального налогового номера  и так называемого «кода причины постановки» на налоговый учет;
  • основной блок гарантийного письма, который в себе должен содержать конкретную информацию, например, срок исполнения договоренности, конкретная сумма и срок погашение задолженности и прочее;
  • если организация является юридическим лицом, то в гарантийном письме обязательно наличие штампа гербовой печати, также подписей руководителя и главного бухгалтера;
  • для индивидуального предпринимателя достаточно наличие подписи;
  • в конце текста обязательно должно быть наличие даты составления гарантийного обязательства.

Обязательные фразы основного блока

Считается, что в тексте гарантийного письма оптимальным и целесообразным будет употребление следующих словосочетаний:

  • даем гарантию;
  • подтверждаем своевременную оплату;
  • гарантируем оплатить в полном объеме сумму задолженности;
  • обязуемся осуществить оплату;
  • настоящим подтверждаем платеж.

В тексте гарантии никоим образом не должна употребляться фраза «гарантийное письмо»!

В предыдущих разделах статьи мы указали основную схему составления гарантийного сообщения. Однако стоит отметить тот факт, что при разных ситуациях составляются различные виды гарантий, которые имеют свою определенную специфику.

Чтобы понимать особенности оформления разных видов гарантийных писем, мы выделили важных аспектов в следующих тезисах:

  1. Подтверждение оплаты по задолженности за предоставленные товары или услуги.
    Основными моментами этого вида гарантии являются следующие моменты:
    • дается гарантия расчета за поставленные товары;
    • указывается точная сумма и срок погашения задолженности;
    • оформляется при возникновении форс-мажорной ситуации, возникшей в период действия заключенного договора между сторонами.
  2. Гарантия на предоставление услуг или выполнение работ должна включать следующие нюансы:
    • подробно описывается вид предполагаемых работ;
    • четко ограничиваются сроки выполнения;
    • соответствие результата работ нормативам ГОСТа и других систем стандартности;
    • указать фактический адрес объекта недвижимости, на котором будут произведены работы.
  3. Гарантийное обязательство при оформлении юридического адреса организации имеет следующие особенности:
    • оформляется юридическим лицом, которое не имеет собственного помещения для регистрации адреса или его арендует;
    • документ предназначен для предоставления в налоговые органы с целью регистрации организации или компании, которая будет арендовать объект недвижимости;
    • гарантия должна содержать согласие арендодателя на предоставление адреса данного помещения для оформления юридического адреса арендуемой организации;
    • в тексте должна быть детально раскрыта информация, касающаяся всех характеристиках арендуемого объекта недвижимости;
    • к гарантийному письму в качестве приложения должна быть приложена копия свидетельства о праве владения помещения арендодателем.
  4. Гарантийное сообщение в банк имеет следующие свойства:
    • письмо составляется как одна из форм обеспечения кредитного договора;
    • документ должен содержать полную информацию о реквизитах кредитуемого лица, регистрационный номер кредитного договора, сумму займа, а также процентная ставка за пользование кредитной линией;
    • срок действия гарантийного обязательства в банк должен быть на 15–20 дней больше от окончательной даты погашения кредита.
  5. Гарантийное письмо о прохождении практики в своем содержании должно иметь следующие положения:
    • фамилия, имя, отчество учащегося;
    • полное название компании, в которой студент будет проходить практику;
    • сроки прохождения практики;
    • указать лицо, к которому предназначено предоставление гарантийного письма, как правило, адресатом является ответственный работник учебного заведения;
    • дата составления и подпись руководителя предприятия.
  6. Гарантийное обязательство для приглашения иностранца должно содержать следующую информацию:
    • реквизиты иностранца и его фактический адрес проживания;
    • данные о российской стороне, которая принимает иностранного гражданина;
    • меры, применяемые для обеспечения иностранца жильем, медицинской помощью и финансовыми средствами на весь период пребывания в стране;
    • затраты, затрачиваемые на выезд иностранного гражданина в родную страну.
  7. Гарантийное сообщение для получения визы.
    Спонсорское письмо для визы может быть написано в произвольной форме, однако в нем стоит указать ряд следующих аспектов:
    • паспортные данные спонсора, иначе говоря, заинтересованного лица и непосредственно самого заявителя;
    • страна пребывания;
    • дата путешествия;
    • подтверждение родственной связи между заявителем и лицом, предоставляющим средства на поездку;
    • доказательства платежеспособности заинтересованного лица, способного обеспечить проезд, проживание и медицинскую помощь заявителю в стране пребывания.

Таким образом, в этой статье мы в доступной форме раскрыли понятие «гарантийного письма», а также раскрыли суть содержания отдельных видов этого документа.

Надеемся, что информация, изложенная в статье, станет для вас достаточно полезным источником знаний в этой области.

О необходимости составления гарантийных писем рассказано в следующем видеосюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=11429

Гарантийное письмо

Ведение собственного дела – это процесс достаточно сложный и подразумевающий взаимодействие различных сторон. Одним из особо важных критериев введения любых взаимоотношений является доверие.

Но, в любом случае необходимо попытаться себя как-то обезопасить, так как в настоящее время никто ни от чего не застрахован.

Одним из помощников в данном вопросе может выступать гарантийное письмо, в котором будут описаны четкие обязанности обеих сторон.

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо — необходимый атрибут ведения делопроизводства. Этот вид документа предоставляет адресату четкие гарантии соблюдения определённых условий.

В основном данная бумага составляется в случае недоверия одной из сторон по отношению к другой.

Неуверенность порождают разногласия как в юридических и экономических терминах, которыми сопровождается осуществление сделок, так и в масштабах проводимых работ.

Предназначение

Гарантийное письмо относится к официальным документам актуального делопроизводства. Именно поэтому такие письма составляются в деловом стиле. Для правильности написания таких документов рекомендуется обращаться к специалистам в данной области.

При возникновении вопросов по составлению гарантийного письма, пользователь может обратиться за онлайн-консультацией к юристам нашего портала.

Форма документа

Гарантийное письмо обязательно имеет регламентированную стандартную форму. Ключевые фразы, относящиеся большинства гарантийных писем:

— данная фирма (предприятие) обязуется;

— обещаю;

— давший гарантию;

— создам условия.

Общие правила составления гарантийного письма

В обязательном порядке гарантийное письмо должно включать в себя:

— непосредственно изложенный вопрос, четко прописанные условия;

— реквизиты обеих сторон;

— подписи ответственных сторон;

— ответственность, которую понесет одна из сторон, в случае невыполнения договоренностей.

Виды гарантийных писем

Рассмотрим основные виды гарантийных писем подробно.

Письмо, в котором одна из сторон обещает погасить задолженность. Такой вид документа используется очень часто в современное время для сотрудничества между различными фирмами (организациями).

Его назначение — гарантировать получателю погашение задолженности в назначенном размере на определенный банковский адрес.

Необходимость такого документа возникает в случае возникновения каких-либо непредвиденных ситуаций, по причине которых не удалось соблюсти изначальные договоренности.

Помимо описанной формы, данное письмо еще должно включать: достоверный размер задолженности, период погашения, а также размер пени, в случае очередного невыполнения договоренностей.

Скачать образец гарантийного письма об уплате задолженности

Письмо, где исполнитель обязуется доставить определенный товар.

Данное письмо предполагает четкое прописанные объёмы необходимой поставки товара и обусловленные временные рамки в течение которых необходимо выполнить эту работу. Данное письмо имеет типичную форму, которая уже была описана.

Скачать образец гарантийного письма о поставке товара

Письмо о получении рабочего места. В данном случае прописывается следующая информация:

  • соглашение обеих сторон о заключении трудового договора;
  • характер намерений организации, нанимающей на работу, в отношении данного гражданина;
  • условия работы и должностные обязанности.

Данное письмо имеет стандартную форму.Именно с этим документом человек, в случае невыполнения каких-либо условий, может обратиться в суд, но при условии, что этот документ правильно составлен с юридической точки зрения.

Более подробную информацию по данному вопросу вы можете получить, обратившись за онлайн-консультацией к юристам портала.

Скачать образец гарантийного письма о получении рабочего места

Письмо о призыве на работу человека иностранного происхождения. Данное письмо в обязательном порядке должно включать:

  • подтверждение о действительности намерений организации пригласить человека иностранного происхождения для прохождения стажировки или работы;
  • условия работы, график и должностные инструкции будущего сотрудника;
  • гарантии предоставления жилья;
  • гарантии предоставления медицинской помощи и социальных льгот.

Письмо об исполнении какого-либо вида работ. В тексте данного письма обязательно должны фигурировать сроки и масштабы выполнения необходимых операций.

Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, рекомендуется также прописать размеры пени в случае нарушения каких-либо пунктов договоренностей с любой из сторон. Форма данного письма не должна отклоняться от стандартной.

Скачать образец гарантийного письма об исполнении работ

Из всего вышесказанного следует, что гарантийное письмо — это неотъемлемый документ в ведении делопроизводства, предусмотренный для избежания споров с партнерами, ведь аккуратность и предосторожность – никому не навредит.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Источник: http://advice-lawyer.ru/raznoe/dokumenty/garantiynoe-pismo.html

Бухгалтерия
Добавить комментарий