Кадровые документы для бухгалтера и кадровика

Содержание
  1. Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство
  2. Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера
  3. Бухгалтер формально относится к кадровому учету
  4. В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени
  5. Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт
  6. Как вести кадровый учет в ООО с нуля – кадровые документы и делопроизводство
  7. Необходимые кадровые документы для ООО
  8. Группы кадровых документов
  9. Виды
  10. Унифицированные формы по учету кадров
  11. Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
  12. Штрафы за неведение кадрового учёта
  13. Кадровое делопроизводство на предприятии
  14. Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
  15. Пошаговые рекомендации по оформлению
  16. Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов
  17. Обязательные документы кадрового делопроизводства
  18. Сбор и изучение учредительных документов
  19. Оформление перечня документов
  20. Оформление на работу директора
  21. Составление локальных нормативных актов
  22. Разработка типового образца трудового договора
  23. Подготовка документов учета
  24. Назначение ответственного за ведение трудовых книжек
  25. Оформление на работу сотрудников
  26. Кадровое делопроизводство
  27. Подробнее о кадровом делопроизводстве читайте в статьях:
  28. Организация кадрового делопроизводства в 2017 году
  29. В частности, к ним относятся регулярно применяемые кадровиками формы:
  30. Все о кадрах: основные документы кадровой службы
  31. Кадровая документация условно делится на несколько групп:
  32. Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП
  33. Что это такое, основы процесса
  34. Пошаговый процесс делопроизводства

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Кадровые документы для бухгалтера и кадровика

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса.

Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний.

Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Пример 1

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.

) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Пример 2

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России.

Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базе и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен.

Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Пример 3

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена.

В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера  штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название».

«Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок.

Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства? В соответствии со ст. 5.

27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев.

Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Велика вероятность и репутационных рисков.

Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.

А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет».

И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя».

Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе.

Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

  • чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;
  • сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;
  • чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;
  • избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Источник: http://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pochemu-bukhgalter-ne-mozhet-i-ne-dolzhen-vesti-kadrovoe-deloproizvodstvo-5700/

Как вести кадровый учет в ООО с нуля – кадровые документы и делопроизводство

  1. Синонимы к кадровому учёту — это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем.

    Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.

  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия.

    Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.

    )

  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.

  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой).

    Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!

  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения.

При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ.

Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

0,00, (оценок: 0) Loading…

Источник: http://consultwork.ru/upravlenie-personalom/uchet/v-ooo-s-nulya.html

Кадровое делопроизводство на предприятии

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов.

Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия.

Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть.

Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

  • отпуска;
  • премии;
  • командировки;
  • дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки.

В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом  положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки.

В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки.

Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке  в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

  • наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
  • ФИО работника;
  • должность, на которую принимается работник;
  • срок трудового договора;
  • вид договора (совместительство или основная должность);
  • должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
  • оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
  • график работы;
  • результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
  • реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний  форзац.

Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство

Говорим «кадровое делопроизводство», подразумеваем кропотливый труд: кипы важных документов, работа с персональными данными, огромная ответственность перед работодателем и законом. С чем же приходится иметь дело кадровику?

Кадровое делопроизводство — это важнейший аспект деятельности любой организации, нанимающей персонал.

И микропредприятия с несколькими сотрудниками, и крупные компании, штат которых исчисляется сотнями единиц, должны надлежащим образом оформлять кадровую документацию, заполнять трудовые книжки, подавать отчетность в органы статистики. Всем этим занимается кадровая служба.

Подробнее о кадровом делопроизводстве читайте в статьях:

Практикующие кадровики знают, что сферу их профессиональной деятельности сложно назвать стабильной. Нормативно-правовые акты, устанавливающие правила кадрового делопроизводства, регулярно подвергаются изменениям, стандарты работы с документами пересматриваются чуть ли не ежегодно.

Скачать документы по теме:

Поэтому хороший специалист должен всегда «держать руку на пульсе», следить за законодательными обновлениями, приобретать новые знания и навыки.

С 2015 года вступил в силу профстандарт «Специалист в области управления персоналом», содержащий основные квалификационные требования к сотрудникам кадровой службы (мнение эксперта о нем — в статье «Профстандарты для кадровиков. К чему готовиться»).

И содержание профстандарта, и сложившаяся за долгие годы практика показывают, что спектр обязанностей, поручаемых кадровикам, весьма широк и охватывает:

  • оформление, регистрацию и систематизацию кадровой документации (учетной, плановой, первичной, по социальному обеспечению), а также ее проверку на предмет соответствия актуальному законодательству;  
  • расчет стажа, льгот, выплат сотрудникам;  
  • подбор, адаптацию расстановку и оценку персонала;  
  • работу с персональными данными;  
  • составление отчетов для государственных органов, работу с фондами (ФФОМС России, ФСС России, ПФР);  
  • разработку организационных и распорядительных документов по персоналу, их согласование с профсоюзами и другими представительными органами работников;  
  • организацию текущего и архивного хранения документов;  
  • контроль трудовой дисциплины и присутствия сотрудников на рабочих местах, учет рабочего времени;  
  • подготовку материалов для представления сотрудников к поощрению или для привлечения к дисциплинарной (материальной) ответственности;  
  • ведение деловой переписки, выдачу выписок и справок;  
  • консультирование сотрудников и предотвращение конфликтов;  
  • ведение воинского учета и обмен сведениями с военными комиссариатами;  
  • формирование базы данных о составе/движении кадров и т.д.

Организация кадрового делопроизводства «с нуля» — непростая задача, которая может крепко озадачить даже специалиста с солидным практическим опытом.

Чтобы с минимальными трудозатратами поставить на поток основные процессы, ознакомьтесь с нашим тематическим приложением «Организация работы по учету кадров» (кадровое делопроизводство для «чайников» с подробными разъяснениями основных задач, решаемых отделом кадров, и готовыми примерами оформления первичной документации и локальных нормативных актов).

Организация кадрового делопроизводства в 2017 году

Сначала работодатель издает приказ о создании отдела кадров или назначении лица, уполномоченного решать кадровые вопросы и оформлять трудовые книжки.

Разрабатываются внутренние нормативные акты и инструкции, регламентирующие порядок работы с кадрами.

Чем подробнее прописан порядок взаимодействия работника и работодателя, тем проще его придерживаться при оформлении кадровых процедур.

Кадровикам регулярно приходится иметь дело с однотипными процессами — приемом на работу и увольнением, оформлением премий или отпусков. Для оперативного оформления шаблонных кадровых процедур законодателем утверждены унифицированные бланки.

Справка

В частности, к ним относятся регулярно применяемые кадровиками формы:

  1. Т-1 и Т-1а — приказы о приеме на работу одного или нескольких сотрудников;
  2. Т-2 — личная карточка;
  3. Т-3 — штатное расписание;
  4. Т-5 и Т-5а — приказ о переводе одного или нескольких сотрудников на другую должность;
  5. Т-6 — приказ о предоставлении отпуска (очередного оплачиваемого, дополнительного, без сохранения зарплаты, учебного и т.д.);
  6. Т-7 — график отпусков;
  7. Т-9 — приказ о направлении в командировку;
  8. Т-10 — командировочное удостоверение;
  9. Т-11 и Т-11а — приказ о поощрении одного или нескольких сотрудников;
  10. Т-12 и Т-13 — табель учета рабочего времени.

До вступления в силу федерального закона №402-ФЗ («О бухгалтерском учете») от 6.12.2011г. кадровикам и бухгалтерам приходилось в обязательном порядке применять унифицированные формы.

В настоящее время коммерческие организации получили право самостоятельной разработки бланков (эта задача, как правило, тоже поручается отделу кадров).

Новые формы утверждаются приказом руководителя.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Поскольку каждый кадровик, так или иначе, имеет дело с персональными данными других работников, очень важно утвердить корпоративную политику обработки таких сведений и ограничить к ним доступ посторонних. Подробнее об этом читайте в статьях «Обрабатываем персональные данные, принимая на работу» и «За персональные данные теперь штрафуют строже. Что важно проверить».

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Учет кадров ведется централизованно либо децентрализовано. Если работодатель выбирает первый способ, все документы по учету кадров обрабатываются и хранятся в головном офисе.

О сложностях, которые могут возникать при таком подходе, и методах их преодоления читайте в статье «На несколько филиалов один отдел кадров.

Как наладить работу с помощью сканов и почты».

При децентрализованном делопроизводстве каждое обособленное подразделение компании — филиал или представительство — самостоятельно ведет кадровый учет, получив все необходимые для этого полномочия.

Детали — в статье «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе».

В редких случаях применяется смешанный подход, при котором самые важные процедуры оформляются в головном офисе, а второстепенные — на местах.

Например, приемом на работу или увольнением сотрудников занимается центральный отдел кадров, а премированием или наложением дисциплинарных взысканий — кадровики филиалов.

Все о кадрах: основные документы кадровой службы

Практически любая компания использует в своей повседневной деятельности различные виды документов — распорядительные, учетные, плановые.

Справка

Кадровая документация условно делится на несколько групп:

  1. приказы (распоряжения) по личному составу;
     
  2. локальные нормативные акты, в частности, положения о премировании и оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

    ;
     

  3. договоры и соглашения (трудовые, коллективные, о принятии индивидуальной и бригадной материальной ответственности);
     
  4. трудовые книжки;
     
  5. учетные документы (личные карточки, графики сменности и отпусков, табели учета рабочего времени);
     
  6. документы, связанные с оформлением служебных поездок (командировочные удостоверения, служебные задания и т.д.).

Некоторые документы имеют статус обязательных элементов кадрового делопроизводства (например, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка).

В случае их отсутствия работодатель может получать предписания ГИТ или привлекаться к административной ответственности.

Другие документы — различные положения, служебные задания, коллективные договоры — разрабатываются по мере необходимости и применяются далеко не всеми работодателями.

Чтобы не стать объектом претензий надзорных органов, убедитесь, что в организации хранятся надлежащим образом оформленные и заверенные:

  • личные карточки всех сотрудников;  
  • трудовые договоры (или гражданско-правовые договоры, если компания привлекает исполнителей по договору подряда или оказания услуг);  
  • трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек;  
  • приказы о приеме на работу, увольнении, переводах и отпусках;  
  • положение об обработке персональных данных;  
  • правила внутреннего трудового распорядка;  
  • штатное расписание или положение об оплате труда;  
  • устав компании (не требуется индивидуальным предпринимателям);  
  • положение о премировании, если работодатель выплачивает премии персоналу;  
  • табели учета рабочего времени;  
  • личные дела и материалы расследования по всем работникам, получившим профзаболевание или увечье на производстве.

Каждая компания дополняет необходимый минимум другими документами с учетом специфики своей производственной деятельности.

Так, на вредных производствах к основному пакету добавляются документы на все компенсационные выплаты и льготы, предоставляемые работодателем, а на предприятиях, работающих в сменном режиме — графики сменности.

Планируя временный или постоянный переход на график с несколькими сменами, ознакомьтесь со статьей «Как перейти на сменный режим работы».

Чтобы отдел кадров эффективно справлялся с поручаемым объемом бумажной работы, численность его сотрудников рассчитывается в соответствии с «Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров».

Как правило, на одного сотрудника отдела кадров государственной или муниципальной организации приходится от 130 до 180 штатных единиц.

Для коммерческих предприятий этот показатель немного выше — от 150 до 200 штатных единиц на одного кадровика.

Важно: эффективность ведения делопроизводства зависит от квалификации специалиста и ряда других объективных факторов: общего числа работников предприятия (работающих и уволившихся), состояния текущей документации по кадрам, технического оснащения офиса.

Чтобы тратить минимум времени на оформление шаблонных операций, стоит со всей ответственностью подойти к составлению инструкций для кадровика.

Получив в свое распоряжение не формальный документ, а удобный набор подробно прописанных алгоритмов, он будет четко знать, как действовать в том или ином случае, и ошибок в кадровой работе станет меньше.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Источник: https://www.kdelo.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.

Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.

Что это такое, основы процесса

Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации. Так, необходимо обеспечивать:

  • Правильное заполнение документов.
  • Удобное хранение.
  • Внесение необходимых исправлений.
  • Ведение номенклатуры документов.
  • Своевременное уничтожение.

Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность.

Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию.

Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.

Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.

Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:

  • Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
  • Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
  • Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
  • Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
  • Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
  • Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
  • Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Пошаговый процесс делопроизводства

Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании. Для того чтобы организовать процесс, необходимо:

  1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
  2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
  3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
  4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
  5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора документации.
  6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
  7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).
  8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.

Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:

  • Штатное расписание.
  • Трудовые книжки и договоры.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
  • Личные карточки.
  • Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
  • Ведомости, касающиеся заработных плат.
  • Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
  • Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках, о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.

Подробнее о всех необходимых документах, требованиях к их составлению вы можете посмотреть на следующем видео:

Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

До 2006 года индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки.

Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:

  • Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
  • Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
  • График сменности.
  • Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
  • Положение о премировании и т. п.

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке.

Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант.

К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.

Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.

Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.

Источник: http://ZnayDelo.ru/personal/pravo/kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Бухгалтерия
Добавить комментарий