Акт на уничтожение документов (бланк образец 2018)

Содержание
  1. Акт на уничтожение документов
  2. Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2018 года
  3. Кто занимается утилизацией документов
  4. Порядок проведения процедуры
  5. Как правильно уничтожить документы
  6. Правила по составлению акта об уничтожении документов
  7. Инструкция по заполнению акта
  8. Хранение акта
  9. Образец акта об уничтожении документов
  10. Образец акта о выделении документов к уничтожению
  11. Порядок заполнения
  12. Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:
  13. Сроки хранения бухгалтерских документов
  14. Акт уничтожения документов
  15. Акт уничтожения документов – Бесплатная Юридическая Помощь
  16. Как приступить к составлению акта
  17. Составление акта
  18. Способы уничтожения дел
  19. Скачать бланк бесплатно:
  20. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
  21. Акт уничтожения товара
  22. Акт о выделении дел к уничтожению
  23. Правила заполнения акта
  24. Утилизация бухгалтерских документов
  25. Порядок утилизации бухгалтерских документов
  26. Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт на уничтожение документов

Акт на уничтожение документов (бланк образец 2018)

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. 

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи.

На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов.

В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется.

Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д.

По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций.

На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.

Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.  

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов.

Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации.

Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.  

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.

  К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса.

Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Источник: http://blanker.ru/doc/akt-unichtozhenie-del

Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2018 года

Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2018 года

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде.

Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

    Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Образец акта об уничтожении документов

Образец акта об уничтожении документов

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности.

Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении.

Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Скачать

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1.

Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-akta-ob-unichtozhenii-dokumentov

Акт уничтожения документов

Акт уничтожения документов

Со временем, у каждой организации накапливаются архивы документации.

Это могут быть бухгалтерские, учетные, текущие и прочее. Спустя определенное время, руководство принимает решение об уничтожении их части.

Как же правильно оформить утилизацию. Какими документами она подтверждается.

Основной документ при уничтожении

Самым важным таким документом, является акт об утилизации. Как и любой акт, он имеет письменное свое проявление и составляется и подписывается комиссией.

Число экземпляров такого акта – не менее двух. В нем указывается, когда он составлен. Помимо этого должны быть перечислены все члены уполномоченной комиссии.

Допускается ссылаться на приказ о назначении ответственных за утилизацию документов. Обязательно прописывается полная информация о предприятии, принявшее решение уничтожить документы.

Неотъемлемой частью акта является подробная опись всех уничтожаемых бумаг. К ее составлению стоит относиться с крайней серьезностью. Ведь далеко не каждый документ может быть уничтожен, только благодаря чьему-то желанию.

У каждого документа есть свой регламентированный срок хранения. Получить информацию о том, какие документы сколько обязательно сохраняются, можно прямо на этой странице. Здесь же можно бесплатно скачать образец такого акта с примером ведомости.

Кроме документов, чьи сроки минимального хранения истекли, можно уничтожать документы, которые утратили юридическую силу, и либо свою значимость и ценность.

Принимая подобные решения, обязательно дайте оценку всей ответственности и важности подобного шага.

Тот документ, который кажется неважным сегодня, ввиду изменившихся обстоятельств, может снова понадобиться позже.

Способы уничтожения документов

Многие уничтожают документы самостоятельно. Но это не является обязательным. Вы можете обратиться в соответствующую организацию, которая сделает это профессионально.

Следует знать, что в этом случае необходимо будет составить акт о передаче документов на утилизацию. Этот акт о передаче также подтверждается ведомостью с перечнем всех утилизируемых документов.

Образец и форму акта о передаче на уничтожение можно бесплатно скачать на нашем сайте.
 

Если уничтожение производится на организации своими силами, комиссия перед подписанием акта, проверяет соответствие номенклатуры, указанной в прилагаемой ведомости.

Это делается для того, чтобы ни в коем случае не были уничтожены случайные документы.

Подписанный комиссией акт является подтверждением того, что все указанные в нем бумаги были действительно уничтожены.
 

Акт уничтожения документов

№_____________                                      от «______»_________________201 г.

Отдел кадров ОАО «__________» о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На основании ________________________________________________________
                        (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

И т.д…

Ниже расположен типовой бланк и образец акта уничтожения документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Этот документ может быть вам полезен:

Источник: https://uristhome.ru/document/31/akt-unichtozheniya-dokumentov

Акт уничтожения документов – Бесплатная Юридическая Помощь

Акт уничтожения документов - Бесплатная Юридическая Помощь

Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов.

Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов.

Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.

Как приступить к составлению акта

Уничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.

Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации.

Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их.

В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.

Составление акта

В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года.

В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком.

Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов.

Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой.

Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно.

В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства. Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.

Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации.

Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении.

Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

  • если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.
  • если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.

После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.

Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

Способы уничтожения дел

Вы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью.

Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов.

В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.

Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию.

Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес.

В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.

Скачать бланк бесплатно:

Бланк акта об уничтожении документов

Заполненный образец акта об уничтожении документов

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/akti/akt-unichtozheniya-dokumentov.html

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.

В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

                                 ЗАО “Актив”                                                                                                       

                                   Приказ                                

                                                                          15 марта 2002 года                                                   N 43                                                                         

                     О создании экспертной комиссии                       

                                                                              В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранениякоторых истек,                                                                приказываю:                                                              1. Создать экспертную комиссию в составе:                                – председатель комиссии – юрист А.А. Иванов;                             – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова;                                         секретарь М.И. Петрова.                               2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожениядокументов, срок хранения которых истек.                                                                                                           Директор ЗАО “Актив”                Васильев             /А.И. Васильев/ 

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

                               ЗАО “Актив”                                                                                                         

                                   Акт                                    

                  о выделении документов на уничтожение                                                                                            21 марта 2002 года                                              г. Москва                                                                               Экспертная комиссия в составе:                                           – председатель комиссии – юрист А.Л. Иванов;                             – члены комиссии        – главный бухгалтер О.В. Борисова;                                         секретарь М.И. Петрова,                                                                                                 составила  настоящий  акт  о  том,  что  в  результате   проведеннойэкспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранениякоторых истек (опись прилагается):                                            1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                             2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                                3. Кассовая книга за 1996 год.                                           4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год.                                                                          5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                           6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2папки).                                                                       7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996год (1 папка).                                                                8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                               9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                              10. книга за 1996 год.                                                                                                               Председатель комиссии              Иванов                  /А.А. Иванов/ Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/ 

                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

                              ЗАО “Актив”                                                                                                         

                                  Акт                                    

         об уничтожении документов, срок хранения которых истек                                                                                     28 марта 2007 года                                              г. Москва                                                                              Экспертная комиссия в составе:                                           – председатель комиссии – юрист Иванов А.А.;                             – члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.;                                         секретарь – Петрова М.И.,                                                                                                       составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденнойактом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранениякоторых истек.                                                                В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  какмакулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ100256, которая прилагается к настоящему акту.                                                                                                    Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А./Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./

                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

ПримерПредположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).

Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:Дебет 50 Кредит 91-1118 руб.

– оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”

18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/doki/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

Акт уничтожения товара

Акт уничтожения товара

Под уничтожением товара понимают таможенную процедуру, при которой товары, привезенные из-за рубежа, подлежат ликвидации или приведению в непригодное к использованию состояние. При этом не взимаются таможенные пошлины и налоги, а к товарам не применяются меры экономической политики.

К уничтожению прибегают, когда после перемещения через границу товар утрачивает качество или истекает его срок хранения.

Пункт 2 ст. 298 Федерального закона №311 от 27.11.2010 г. утверждает форму акта, составляемого при уничтожении товаров, и порядок его заполнения.

Согласно этому порядку, после окончания процесса уничтожения товаров работники таможни, под чьим наблюдением производилась утилизация, составляют акт в двух экземплярах.

Заполняют этот документ в таком порядке:

  • Пункт 1. Наименования утилизированных товаров, их коды по ТН ВЭД ТС (10 знаков), количество товаров.
  • Пункт 2. Способ, примененный при уничтожении.
  • Пункт 3. Место проведения утилизации и адрес организации, осуществившей уничтожение.
  • Пункт 4. Наименование отходов, образовавшихся в результате утилизации, их коды по классификации ТН ВЭД ТС (6 знаков), количество, адрес нахождения до выпуска по избранной процедуре.

Если отходы пригодны для дальнейшего коммерческого использования, в строке «Состояние отходов» указывают дальнейшие таможенные процедуры.

  • Пункт 5. Должности и фамилии декларанта (таможенного представителя), представителя организации-утилизатора, сотрудников таможни, наблюдавших за уничтожением товаров. Все указанные лица должны подписать акт, указав дату.

Первый экземпляр акта остается на таможне, второй – у представителя декларанта (таможенного представителя). Положения Таможенного Кодекса предусматривают уничтожение товаров, безвозвратно утерянных, поврежденных в результате аварии или другого непреодолимого действия и т. п.

Уничтожение допустимо в случаях, когда товары не подлежат восстановлению или если восстановление экономически невыгодно.

Уничтожению не подлежат:

  • ценности (культурные, исторические или археологические);
  • растения и животные, охраняемых законодательством видов. Исключение составляют случаи угрозы эпизоотий и эпидемий;
  • товары, служащие предметом залога;
  • изъятые или арестованные товары, в т.ч. вещественные доказательства;
  • иные товары из перечня Комиссии ТС.

Не допускается уничтожение товаров, которое:

  • причиняет вред окружающей среде, опасно для здоровья и жизни людей;
  • происходит при потреблении товаров по их обычному предназначению;
  • влечет расходы для госорганов стран ТС.

Уничтожение товаров может быть произведено следующими способами:

  • термическим, химическим, механическим или иным воздействием (сжиганием, разрушением, захоронением и т. д.);
  • демонтажом, разборкой с механическими повреждениями образовавшихся частей (дыры, разрывы, повреждения, исключающие восстановление товаров).

Не признаются уничтожением следующие меры:

  • товары, предназначенные первоначально для людей, не могут скармливаться животным;
  • запуск товаров в космос;
  • переработка товаров (монтаж, обработка, ремонт);
  • использование в качестве продуктов, содействующих производству, даже в случае полного потребления при переработке.

При уничтожении товаров должна быть совершенно исключена возможность изъятия, хищения, потребления, замены или разукомплектования.

Контроль необходимо осуществлять в местах хранения, по пути к месту уничтожения и в месте уничтожения.

Уничтожать товары необходимо в кратчайшие сроки и под обязательным таможенным контролем.

© BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/documents/3787/

Акт о выделении дел к уничтожению

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг.

Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению.

В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры.

Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение.

Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации.

В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел.

Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Порядковый номер

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

Крайние даты

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации.

Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Источник: http://naar.ru/blanks/akt_vyidelenie_del_k_unichtozheniyu/

Утилизация бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению.

Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки.

Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.

Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.  Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.  

Порядок утилизации бухгалтерских документов

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  • уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
  • уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  1. После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже:

Источник: https://spmag.ru/articles/utilizaciya-buhgalterskih-dokumentov

Бухгалтерия
Добавить комментарий