Журнал регистрации трудовых договоров

Содержание

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

Журнал регистрации трудовых договоров

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником.

Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями.

Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.

Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.

В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве.

Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой.

Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен.

Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп.

соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый.

Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно.

Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец).

Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал.

В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ.

Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы.

Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп.

соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/registracii-trudovyx-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров

Учет трудовых договоров, заключенных с сотрудниками должен проводится всегда.

Хотя его относят к внутреннему учету, но при проверке организации инспекцией по трудовым отношениям между работодателем и сотрудникам, у нее могут возникнуть злободневные требования к его ведению, а главное – к наличию этого учета.

Все входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в отдельных книгах, также все трудовые договоры, а порой и дополнительные соглашения с сотрудником к основному договору должны быть зафиксированы в журнале.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп.соглашений

Заключенные с сотрудником трудовые договоры и дополнительные соглашения на выполнение отдельной работы должны где-то фиксироваться, как раз для этих целей и нужно вести  журнал регистрации.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно  отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Учет и регистрация трудовых отношений в любой форме будут способствовать защите прав и законных интересов, как самого сотрудника, так и его работодателя.

Если трудовой договор или дополнительное соглашение зарегистрировано в журнале, то у этих документов уже есть юридические основания для установления даты заключения договора, и срок его окончания.

Не допускается подтасовка любых данных, в том числе и изменять даты.

Журнал для регистрации трудовых договоров и доп.соглашений:

  1. Позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключенные соглашения на работу по совместительству или совмещению;
  2. Позволяет составляет статистические отчеты;
  3. Облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
  4. Позволяет установить причину окончания трудовых отношений, исходя из приказов руководителя предприятия.
  5. Также в нем отображена информация  о выдаче договора сотруднику на руки, либо об окончании трудовых отношений с сотрудником.

Поскольку журнал относят к юридическим документам, то у него существует определенный срок хранения – всего 75 лет. Нормы ведения журнала регистрации определены в «Перечне типовых документов», и определены общими требованиями по ведению делопроизводства.

В журнале регистрируются все издаваемые руководством предприятия приказы в отношении трудовых договоров, например:

  • Приказ о зачислении на работу или увольнении сотрудника;
  • Переводе на другую должность или в филиал компании;
  • Приказы о наложенных взысканиях или поощрениях сотрудника;
  • Уход в очередной, учебный или декретный отпуск и др.

Если компания небольшая, то все данные можно регистрировать в одной книге, но а для больших организаций лучше завести отдельные  регистрационные журналы о приеме и увольнении, об уходе в отпуск или о заключенных дополнительных соглашений с сотрудником на исполнение работ по совместительству или совмещению.

Зачем нужен журнал регистрации?

Все записи, которые проведены в журнале регистрации, приобретают юридическое значение, поскольку в нем проставлены дата  оформления трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Также в журнале проставляются подписи кадрового агента и самого сотрудника.

Любые конфликты, которые могут возникнуть на предприятии,  с разбирательством в судебных инстанциях, не могут быть разрешены без этого документа.

Суд встанет на строну сотрудника, если он решил разрешить свои претензии к работодателю в суде, если руководитель или сотрудник кадрового отдела не сможет предъявить для разбирательства журнал регистрации трудовых договоров: это юридическое действие, и без этого обоснования работодатель может быть признан виновным  по существу предъявленного иска, и суд обяжет его уплатить неустойку за вынужденный прогул сотрудника.

Хотя журнал регистрации и не обязательный документ в делопроизводстве, но он может сыграть важную роль  в разрешении любых споров между сторонами в трудовых отношениях.

Многие предприниматели предъявляют требования к сотруднику при приеме на работу: предъявить справку с прежнего места работы, и если такой журнал  не ведется на старом рабочем месте, то и получить вожделенную справку будет очень проблематично.

Все возникшие трудовые отношения регистрируются в журнале трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником, и если нет записи о регистрации приказа на трудовое соглашение, то и невозможно будет впоследствии доказать, что сотрудник работал дополнительно по окончании основного рабочего времени или совмещал и другую работу.

Обязательно ли вести журнал?

Нет строгих ограничений по его ведению, некоторые небольшие компании не хотят нанимать дополнительного сотрудника для оформления журнала.

Но как показывает практика, этот документ может помочь в разных спорных моментах, которые могут возникнуть между сотрудником и работодателем, к тому же в нем есть данные и выходе приказа о зачислении на работу, дата заключения договора, что немаловажно в разных сложных ситуациях.

Если компания хочет обезопасить себя от возникновения разного рода трудовых конфликтов, то лучше вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником.

Правила заполнения журнала

На самом деле нет унифицированной формы журнала, но есть некоторые требования к графам.

В журнале регистрации трудовых договоров и доп.соглашений обязательно должно быть:

  1. Строки порядковых номеров регистрации. В этой графе также указываются дата проводимой регистрации договора;
  2. В следующей графе заполняют данные трудового договора: порядковый номер дату заключения. Кроме основных данных в ней можно указать сведения о дополнительных трудовых соглашениях с сотрудником.  Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
  3. Затем указывается в отдельной графе фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен трудовой договор, его должность и номер приказа, по которому его зачислили в штат сотрудников;
  4. В следующей графе указывают ФИО сотрудника, который провел регистрацию договора;
  5. Также можно выделить отдельную строку для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и его занимаемой должности по основному или дополнительному договору;
  6. Если сотрудник будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют еще одну графу.

Поскольку журналы должны храниться длительное время, то к ним предъявляются и другие требования:

  • К обложке. Она должна быть из жесткой бумаги или картона;
  • К бумаге: листы должны быть плотными;
  • На титульном листе регистрационного журнала прописывается полностью наименование организации, и проставляется начальная дата заполнения. По его окончании также проставляют соответствующую дату;
  • Страницы регистрационного журнала заранее пронумеровывают;
  • На первой странице можно привести пример заполнения всех граф документа;
  • На 2 странице указываем ответственных за заполнения журнала лиц;
  • В последней странице журнала прописывают, что журнал закрыт такого-то числа, в нем содержится столько-то страниц, и что его сдали на архивное хранение.

Кто должен заниматься ведением журнала?

Поскольку делами кадров на производстве занимается кадровая служба, то и ведение регистрации всех приказов, касающихся работы сотрудников, занимается отдел кадров на крупном производстве или отдельный сотрудник  в небольшой компании.

Регистрация трудовых договоров будет означать, что ему присвоен определенный порядковый номер и данные договора занесены в регистрационный журнал.

И только после внесения регистрационных данных  трудовой договор приобретает юридическое значение, то есть после прохождения регистрации приказа о заключении трудового соглашения, оно вступает в силу.

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками.

Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Внесение изменений в журнал

При заполнении регистрационного журнала не допускаются изменения записей.

Если такое случилось, то следует действовать по следующему алгоритму:

  1. Журнал следует закончить, и начинать записи уже в новой книге.
  2. На последней странице книги, где были внесены неверные сведения, делают отметку о причине закрытия, а новом регистрационном документе вписывают уже верные данные.

Одной из основных ошибок регистрации – это запись в первой графе не порядкового номера, а номера приказов о зачислении сотрудника на работу.

Электронная форма журнала регистрации

Внедрение электронного документооборота – последнее слово в организации учета. Предлагаем вашему вниманию обзоры нескольких программных продуктов и сервисов для организации регистрации трудовых договоров в режиме реального времени:

Программа «Договор Партнер»

Удобный и понятный интерфейс позволяет без особых трудностей создать реестр всех трудовых договоров.

Здесь предусмотрен ввод всей нужной информации о документе: номера регистрации, даты заключения  трудового соглашения и других важных параметров.

Созданный электронный документ позволит легко проводить навигацию и за короткое время найти нужный договор.

Программа предоставляется в 2-х вариантах: платном и бесплатном.

Разумеется, в бесплатном варианте урезаны некоторые функции и работоспособность, что нельзя сказать о платной, полной версии.

Кадровые сотрудники смогут значительно уменьшить рабочее время, использую программное обеспечение, на регистрацию трудовых отношений и высвободить время для другой работы.

Сам пользователь может задать программе нужные параметры для регистрации договоров, ее можно настроить так, что будет выдаваться сообщение об окончании заключенного договора за несколько дней до окончательной даты.

Все нужные документы легко можно отправить на печать или конвертировать в офисные документы:

Также имеется возможность просмотреть журнал на экране. Программа не позволит внести изменения в уже зарегистрированный документ, в ней установлена защитная функция от исправлений.

Запустить работу программы можно от имени администратора, пользователя с разным функционалом: для ввода нужной информации или только для просмотра и согласования.

Облачный сервис формирования и управления документооборотом DirectumRX

Этот сервис позволяет создавать регистрационные документы и сразу архивировать их, что достигается автоматизацией документооборота в компании.

Можно воспользоваться уже готовыми шаблонами, которые предлагает сервис, а можно загрузить свои образцы через специальную форму.

Для удобства использования сервиса документы можно связать между собой, например, к основному трудовому договору добавляются приказы на предоставления отпуска или о дополнительном соглашении.

Работать с сервисом можно по договору, предоставленному разработчиками сервиса и пользователями, они же установят необходимые модули для работы с многоуровневым сервисом.

Пример заполнения журнала

Образец журнала

Образец журнала регистрации трудовых договоров Вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Журналы регистрации

Источник: http://advice-lawyer.ru/trudovoe-pravo/zhurnaly-registracii/zhurnal-registracii.html

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

» Персонал » Правовые вопросы » Как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров

На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Книга учета трудовых договоров

Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров.

Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов.

Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.

Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств:

  • Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками трудовые договора. А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
  • Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
  • Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
  • Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем, а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

  • Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);
  • Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
  • Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
  • Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
  • На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
  • При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров — бланк

В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета.

Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые.

Внесенная информация отражает:

  • порядковый номер записи;
  • дату подписанного документа;
  • присвоенный номер договора;
  • структурное подразделение работника;
  • срок действия трудового договора;
  • характер трудоустройства (временный или основной);
  • сведения о дополнительных соглашениях;
  • примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.

В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе.

Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.

Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/kniga-ucheta-trudovyih-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров – образец, срок хранения, нужен ли

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален. Специально для такой цели и создан журнал регистрации трудовых договоров.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров именуется документ, предназначающийся для фиксации всех оформленных в организации с работниками договоров и добавочных соглашений, с подтверждением точного срока заключения, дополнения и возможного расторжения.

Данный журнал не относится к категории документов обязательных, каковые необходимо вести в процессе кадрового делопроизводства.

Но вместе с этим, учитывая разнообразность трудовых правоотношений и различные особенности в движении штатных единиц, ведение его целесообразно для осуществления контроля над всеми правоотношениями, возникающими в пределах организации.

Регистрационной формой данного документа может являться обычная тетрадь, разлинованная на необходимые графы. Можно использовать готовый покупной журнал, в котором все уже размечено, и остается только заносить нужные сведения.

При склонности к компьютеризации ведения дел допускается ведение журнала в электронном формате. Наиболее удобно для такой цели использовать программу MS Excel.

Преимущества электронного журнала в удобстве поиска нужной информации, уменьшении временных затрат на заполнение, упрощение выдачи справок и выписок, которые допустимо просто распечатать.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Журнал регистрации фиксирует все данные о трудовых документах – записывается точная дата создания, факт получения или отправки, внесения дополнительных изменений, момента расторжения.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Если сам документ по каким-либо причинам отсутствует, то сведения о нем сохраняются в журнале. В случае судебных тяжб журнал может быть отличным доказательством по делу, как для работника, так и для работодателя.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Если факт заключения или расторжения договора не может быть подтвержден официально, то все сомнения будут истолкованы в пользу работника, выступающего истцом.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

  • обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
  • при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
  • отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
  • если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
  • при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
  • благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Если говорить о существующем практическом применении, то в большинстве случаев при ревизии контролирующими органами деятельности организации, вместе с другой документацией может быть востребован журнал регистрации трудовых договоров.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Трудовой договор по совместительству рассматривается на этой странице.

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

  • плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
  • наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
  • последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
  • наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

  • порядковый номер внесения регистрационной записи;
  • непосредственная дата принятия конкретного документа;
  • номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
  • фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
  • должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
  • подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
  • комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

  • располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то  таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
  • графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
  • желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

  • перевод работника на иную должность;
  • отстранение от выполнения служебных обязанностей;
  • смена работодателя;
  • изменение названия организации;
  • перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

  • указание конечной даты, что является непременным условием;
  • численность заполненных страниц в целом;
  • число зафиксированных документов;
  • фамилия и должность ответственного за ведение лица;
  • основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Поскольку процесс ведения журнала регистраций строго не регламентирован, то и срока хранения такого документа в законе не определено.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

  1. Наименование организации и ее местонахождение.
  2. Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
  3. Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
  4. Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
  5. Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
  6. Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

В случае досрочного закрытия, окончания, открытия нового журнала желательно подтвердить это соответствующими распоряжениями.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя.

Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Про трудовой договор с испытательным сроком рассказывается тут.

Каков срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников, читайте в этой статье.

Источник: http://adry.com/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.