Журнал регистрации приказов

Содержание

Журнал регистрации приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Журнал регистрации приказов

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок.

Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль.

Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • правила ведения журналов регистрации приказов;
  • обязательные графы журнала регистрации приказов;
  • что недопустимо в журналах регистрации приказов;
  • образцы журналов регистрации приказов.

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

Правила ведения журналов регистрации приказов

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью.

Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой.

При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» – если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках.

В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов. В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность. В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица.

Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.

Обязательные графы журнала регистрации приказов

Утвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Но несмотря на это, в журнале должны быть такие рекомендованные графы, как:

  • № п/п;
  • дата распоряжения;
  • номер приказа;
  • вид распоряжения;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • табельный номер;
  • основание.

К вспомогательным колонкам относят такие как:

  • кем подписан приказ,
  • кто является исполнителем распоряжения;
  • куда отправлено распоряжение;
  • расписка в получении;
  • отметка о направлении в дело;
  • должность, Ф.И.О. лица, зарегистрировавшего приказ;
  • примечание.

В некоторых случаях строки «Примечание» нет. Поэтому в случае исправлений делают отметку, как в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), а затем указывают новую информацию.

Что недопустимо в журналах регистрации приказов?

При заполнении журнала нельзя допускать штриховок и аналогичных корректировок, зачеркивать записи или исправлять их. Кроме того, недопустимо наличие страниц без нумерации.

Для заполнения используется сплошной текст, а вносимые данные должны иметь сплошную нумерацию.

Образцы журналов регистрации приказов

Рассмотрим на примере заполнение журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

  • Первый столбец – регистрационный номер. Указываем, например, 3-ЛС.
  • Второй столбец – дата регистрации. Указываем – 1 ноября 2016-го года.
  • Третий столбец – краткое содержание. Указываем – «о приеме на работу».
  • Четвертый столбец – исполнитель. Указываем – инспектор по кадрам Соловьева. А.Н.
  • Пятый столбец – куда передан приказ. Указываем – бухгалтерия.
  • Шестой столбец – расписка в получении (дата, подпись). Указываем – Васильев. Р.Г. 9.11.2016.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383943-qqq-16-m11-jurnal-registratsii-prikazov

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. 
  • Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. 
  • Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). 
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки) 

Контрольная пломба

Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.Контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

(ГОСТ 31282-2004)

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).  Срок хранения – 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

  • О приеме работника (работников) на работу 
  • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками) 
  • О переводе работника (работников) на другую работу 
  • О совмещении должностей / профессий
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора); 
  • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную) 
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
  • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
  • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
  • и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5128/

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации.

Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме.

В нём не фиксируются следующие должностные лица:

  • директор предприятия и его руководители
  • главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет. Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

  1. Ежегодные оплачиваемые отпуска.
  2. О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
  3. Отпуска, связанные с обучением.
  4. Распоряжения о дежурстве.
  5. Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

  1. Распоряжение о принятии на работу.
  2. Указ про перемещение.
  3. Указ про совмещение.
  4. Про перевод на другую работу.
  5. Про окончание трудового договора.
  6. Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
  7. Про смену Ф.И.О. служащего.
  8. Про поощрение, вознаграждение.
  9. Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
  10. Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
  11. Указ об отпусках по уходу за ребенком.
  12. Об отпусках, без сохранения заработной платы.
  13. О дежурстве по профилю главной деятельности.
  14. Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
  15. Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

  1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
  2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
  3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.

Бланк и образец: требования к составлению

Журнал должен состоять из девяти граф:

ГРАФА 1. В ней Вы указываете учетный номер документа в порядке следования

ГРАФА 2. В данной графе указывается дата приказа. Её можно указывать в цифровом формате — дата. месяц. год.

ГРАФА 3. Здесь необходимо указать номер приказа по установленной форме, соответственный индексу личного состава

ГРАФА 4. Видов приказов всего три: принятие на работу, перевод и увольнение. Положено писать не сокращая, во избежание неразберихи в будущем

ГРАФА 5.

Фамилию работника можно писать полностью, а вот инициалы сокращать до букв, за исключением случаев, когда на предприятии работают однофамильцы со схожей первой буквой в имени и отчестве (например, Иванченко Игорь Петрович и Иванченко Илья Павлович записываются следующим образом: «Иванов Иг. Петр.» и «Иванов Ил. Павл.»)

ГРАФА 6. Здесь надлежит указать основания «от сотрудника». Их несколько:

  1. Заявление работника (Заявление).
  2. Трудовой контракт (ТК).
  3. Дополнительное соглашение (ДОП).

Информацию приказа по предприятию дублировать не нужно, так как она уже прописана в предыдущих графах

ГРАФА 7. Необходимость её заполнения обусловлена надёжностью в юридически подозрительных случаях. Если же увольняемый по статье работник отказывается подписываться – тогда нужно указывать данные акта об отказе, так же, как и в приказе про увольнение.

ГРАФА 8. В этой графе Вы указываете ФИО и должность работника службы кадров, который обработал данный приказ

ГРАФА 9. В этой графе оставляет подпись вышеуказанный служащий кадровой службы

Вносить данные в документ надлежит крайне аккуратно, разборчивым почерком, избегая помарок, зачеркиваний и исправлений. В некоторых случаях предусматривается графа «под роспись исполнителя», где оставляет свою подпись исполнительный сотрудник организации, которому адресован данный приказ.

Оформление и отправка в производство

Первостепенное требование к этому документы – ведение его надо начинать с момента начала деятельности предприятия.

Журнал регистрации на предприятии ведут в рукописной или электронной форме.

Если же он ведется в электронном виде – дублировать его путем распечатки нет необходимости.

Ну а если руководство предприятия требует ведение данного документа в «живом» формате – для журнала можно использовать как простые листы бумаги, так и бланки предприятия.

Журнал проштамповывают в том случае, если данная норма по подписанию подобных документов при помощи штемпельных изделий предусмотрена в локальных актах предприятия.

Этот документ имеет достаточно внушительные объемы, и в него входит не один десяток страниц. В таком случае листы документа нумеруются, скрепляются между собой крепкой нитью. На внешней стороне обязательно проставляется дата создания журнала и подпись ответственного лица.

Если предприятие имеет огромное количество подразделений и служб, то одним или двумя журналами не обойтись. Здесь их количество должно соответствовать количеству отделов и подразделений, включенных в процесс производства.

Не менее важно, чтобы приказные документы были опломбированы номерной пломбой. Если номер пломбировки не будет вписан в журнал – пломба считается недействительной.

Ведение электронной формы

Если на предприятии достаточно большой документооборот или слишком высокая текучесть персонала – затруднительно проследить их движение при помощи журнала регистрации указов в бумажном варианте. В таких случаях лучше иметь электронный вариант данного документа, дабы ускорить процесс поиска нужной информации по каждому работнику:

  1. Сколько дней пребывал в отпуске.
  2. В какие дни его командировали.
  3. Когда брал отпуск за свой счёт.

При помощи электронного варианта, подобную информацию можно собрать достаточно быстро и просто.

А если искать вышеперечисленные данные, например, за несколько лет в бумажном варианте – такой процесс займет слишком много времени.

Если документооборот предприятия ведется при помощи программного обеспечения «1С» — то все указы данная программа регистрирует сама.

Есть и второй способ – ведение документации в Excel для внутреннего пользования. Если же изначально ведется электронная форма, которая распечатывается, то все листы обязательно должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны для сдачи в архив.

Ответственные лица

На предприятии должен быть работник, ответственный за его заполнение.

Данного служащего можно назначить отдельным указом по основной деятельности, доверив ему обязанности по ведению журнала.

Практика показывает, что данная функция возложена на специалиста – кадровика, с которой он обязан ознакомиться при приёме на работу.

Если же кадровый служащий, ответственный за ведение журнала учёта приказов уходит в длительный отпуск на любых основаниях – его функциональные обязанности нужно переложить на другого работника при помощи определенного указа.

Прошивка, нумерация, хранение

Данный документ прошивается, во избежание несанкционированного доступа к данным.

«Пломба» представляет из себя голографический стикер, фиксирующий концы прошитого шнура на последнем листе журнала.

На пломбе есть голографическая надпись: «Опломбировано», а если пломбу вскрывают – надпись меняется на «Вскрыто».

Последняя страница журнала должна включать в себя следующие данные:

  • количество листов в журнале;
  • подпись директора организации или начальника службы кадров;
  • печать предприятия.

Порядок нумерации не имеет регламентированный характер. Отмечен лишь тот факт, что приказы должны нумероваться порядковой нумерацией в пределах одного года. Приказ по основной деятельности, по личному составу и распоряжения пронумеровываются отдельно.

Журнал хранится в кадровом отделе, в месте, куда не имеют доступ посторонние лица. Сроки хранения документа определяются законодательством, либо же нормативно-правовым документом организации.

Даже после того, как журнал приказов будет завершен и сдан в архив – его по-прежнему можно использовать в следующих целях:

  1. Для быстрого поиска необходимой документации.
  2. Для проведения разного рода статистических анализов.

Как только документ теряет свою актуальность – его следует уничтожить.

Какими должны быть журналы регистрации и как их нужно прошить? Подробная информация — в данной лекции.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрация документов одно из важных направлений делопроизводства.

Приказы, оформляемые на предприятии, не являются исключением.

Для их регистрации ведутся отдельные журналы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Виды приказов по личному составу и для чего они нужны

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу.

К приказам по личному составу относятся все те, которые регламентируют трудовую деятельность работника.

В первую очередь это приказы, относящиеся к трудовому стажу:

  1. Приказ о приеме (унифицированная форма Т-1), составляется на основании трудового договора с работником, в него переносятся основные сведения о работе, такие как должность, структурное подразделение, оплата труда, вид работы (основная, совместительство). Приказы о внутреннем совместительстве относятся сюда же;
  2. Приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), составляется на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом приказе указывается предыдущая должность, новая должность, дата и причина перевода;
  3. Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) (унифицированная форма Т-8). Заполняется на основании заявления об увольнении, либо других документов (приказ о сокращении штатной численности, свидетельство о смерти, срочный трудовой договор и т.д.). В этом приказе указывается данные о работнике и его должности, дата и причина расторжения трудового договора. Кстати, при увольнении не всегда используется унифицированная форма Т-8, в отдельных случаях разрешается составлять его в свободной форме. К такому случаю относится увольнение по «отрицательным» мотивам: прогул, пьянство, совершение хищения. Это делается для того, что бы в приказе можно было полностью изложить обстоятельства произошедшего и указать, что увольнение применяется в качестве меры дисциплинарного воздействия, а также указать статью Трудового Кодекса, давшую основания к применению данных мер.

Эти три вида приказов рекомендуется вести в отдельном деле, поскольку они подлежат хранению 75 лет, в отличие от остальных, срок хранения которых колеблется от 3 до 5 лет.

К остальным приказам относятся прочие распоряжение, касающиеся непосредственно трудовой деятельности работника:

  • приказы по отпускам (унифицированная форма Т-6 и Т-6а), составляются на основании графика отпусков или заявления работника. Отличаются формы только количеством вносимых людей. Первая форма составляется на одного работника, форма с литерой «а» предусмотрена для двух и более работников. Дата отпуска и период, за который он предоставляется, указанные в приказе на отпуск затем дублируются в соответствующую графу личной карточки Т-2.
  • приказы на командировку (унифицированная форма Т-9 и Т-9а), как и в предыдущем случае,  разница, только в количестве человек, на которых оформляется  приказ. Составляется на основании служебной записки или устного распоряжения руководителя. Дополнительно с этим приказом составляются формы Т-10 и Т-10а. Т-10 это командировочное удостоверение, которое было отменено в начале 2015 года, но многие организации продолжают его выдавать работникам, направляющимся в командировки. Форма Т-10а это служебное задание, в котором указывается цель, с которой работник едет в командировку.
  • приказ о поощрении (унифицированные формы Т-11 и Т -11а), составляются на основании распоряжения или служебной записки. Первая форма предусмотрена для премирования одного работника, вторая для перечисления списком. Используется она не всегда, иногда данный вид приказа составляется в свободной форме.
  • приказ о наложении дисциплинарного взыскания, унифицированной формы не имеет. Составляется по результатам служебного расследования в свободной форме, с указанием всех обстоятельств и их последствий для работника.
  • приказ о временном возложении обязанностей, переводе, совмещении должностей. Составляется в свободной форме, с указанием порученной работы, сроков ее исполнения и оплаты. Обратите внимание, если работа поручается работнику в порядке перевода или внутреннего совместительства, то тогда используются унифицированные формы Т-1 и Т-5 и эти приказы следует хранить вместе с первой группой, то есть 75 лет.

Это перечень основных приказов по личному составу, но он не является исчерпывающим.

При составлении любых видов приказов не обязательно использовать унифицированные формы, они носят лишь рекомендательный характер.

Для чего применяется данный журнал

Все подписанные и утвержденные приказы подлежат регистрации в отдельном журнале. Если в организации ведется несколько дел с приказами, то и журналов тоже должно быть несколько, для каждой папки отдельный.

Регистрации приказов является обязательной, поскольку именно эта процедура гарантирует отсутствие в деле приказов оформленных гораздо позже положенного срока, а также не позволяет изымать приказы из дела.

Обязательными реквизитами любого приказа является дата составления и номер. Дата ставится фактическая, то есть день составления. Нумерация идет последовательно, если в компании несколько папок с приказами, то есть смысл, каждой присвоить дополнительную буквенную литеру.

Например, для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, можно добавлять букву «Л», для остальных кадровых приказов – букву «К».

В журнал приказы вносятся в хронологическом порядке с соблюдением последовательности номеров.

Инструкции по делопроизводству предписывают регистрировать приказ сразу после его подписания, но на практике часто возникают ситуации, когда в приказе нужно проставить прошедшее число, в этом случае к основному номеру добавляется маленькая литера «а» или цифра. Выглядит это так: № 28а или № 28.1.

Естественно, что и эти приказы должны быть внесены в журнал регистрации. Но если заполнять журнал день в день, то это становится невозможным.

Поэтому на практике кадровики заполняют журнал с «опозданием» на какой-то промежуток времени или ведут записи карандашом, периодически их переписывая.

Хотя это и не соответствует правилам ведения журнала, но грубой ошибкой являться не будет. Проверке этот журнал подвергается, как правило, в спорных случаях.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Форма и правила оформления

Унифицированной формы журнала регистрации приказов по личному составу не утверждено, каждый работодатель имеет право утвердить свою форму.

Но к настоящему времени уже сложилась определенная форма, которой все предпочитают пользоваться, поскольку она содержит все необходимые колонки и в тоже время ничего лишнего.

Журнал определенной формы можно приобрести в топографии, можно создать табличный документ на компьютере и распечатать нужное количество листов, а можно просто завести тетрадь и разлиновать ее вручную. При правильном оформлении любая форма из выше перечисленных, будет действительной.

Правила оформления такого журнала аналогичны для всех регистрационных журналов.

Порядок оформления:

  • пронумеровать листы или страницы сплошной нумерацией, начиная с первого листа;
  • прошить журнал. Прошиваются все листы, включая обложку, хвостики ниток выводятся на последний форзац и там завязываются;
  • затем накладывается пломба в виде прямоугольника бумаги, на которой указано «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью  такое-то число страниц/листов», тут же ставится подпись либо руководителя организации, либо ответственного лица. Эта пломба наклеивается таким образом, чтобы концы ниток были видны с наружной стороны;
  • на наклеенную пломбу ставится печать, она должна захватывать также часть форзаца журнала.

На титульном листе журнала проставляется полное название организации и дата начала ведения, на последнем листе указывается ответственный за ведение.

Ведение журнала регистрации приказов поручается либо секретарю, либо кадровику, как правило, это то должностное лицо, которое оформляет сами приказы.

Структура и содержание

Наиболее часто используемая форма журнала включает в себя следующие графы:

  • номер по порядку;
  • дата приказа, указывается дата, проставленная на приказе;
  • номер приказа;
  • вид приказа, здесь указывается, о чем приказ, например, прием, увольнение, отпуск и т.д.
  • ФИО работника, указывается фамилия или фамилии работников, которых касается данный приказ;
  • основание для составления приказа, вносится документ послуживший основанием для оформления данного приказа.

Это основные столбцы журнала, работодатель по своему усмотрению может вносить дополнительные графы. Например, часто добавляются столбцы «отметка о выполнении» и «ответственное лицо».

Правила ведения, учета и хранения

Журнал хранится столько времени, сколько находятся на хранении приказы, зарегистрированные в нем, то есть может и 75 лет, а может 3-5.

Журнал регистрации приказов необязательно оформлять каждый год, его можно вести до последнего листа. Затем на титульном листе указывается дата окончания журнала и срок хранения, который отсчитывается от последней записи в журнале.

Хранится оконченный журнал в архиве вместе с приказами.

Электронная форма

Допускается также ведение журнала регистрации приказов в электронной форме. В этом случае его оформляют после того как он распечатан. Электронные журналы рекомендуется распечатывать и оформлять каждый год.

Обратите внимание! При возникновении спорных ситуаций журнал должен быть на бумажном носителе и соответственно оформлен.

Основные ошибки кадрового делопроизводства рассмотрены в следующей видео лекции:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10335

Журнал регистрации приказов по личному составу

Для того чтобы вести отчетность на предприятиях используют множество бумаг и файлов, одним из них считается журнал регистрации приказов по личному составу.

В журнал заносят следующие данные:

  1. О приеме на работу сотрудников;
  2. Переводах;
  3. Увольнениях.

Они являются очень необходимыми в нормальной жизнедеятельности каждой организации, так как именно по нему бухгалтерия рассчитывает заработную пату для каждого сотрудника, а также премии и другие поощрения в денежной форме. Давайте разберемся, как правильно вести данные документ и какие особенности стоит при этом учесть.

Если вы когда-либо брали кредит, вы наверняка знаете, что банки просят предоставить им множество документов, один из которых – заявление о приеме на работу.

Так, в данном документе вы сможете найти все приказы которые были вынесены и касались сотрудников данной организации.

Имеет он большую силу при каких-либо спорах или даже судебных разбирательствах, так как являются своеобразным гарантом и подтверждением всех действий.

Согласно закону, который был издан в 2000 году, приказы о приеме на работе, переводе или увольнению, а также любые документы, которые могут иметь силу в кадрах должны быть отдельно записаны и оформлены. Именно по этой причине в каждой организации ведется свой учет данных по работникам, отображается он в журнале регистрации приказов по личному составу.

Так, в этом документ должны отображаться моменты, которые касаются работы персонала – это могут быть документы:

  1. О внутреннем переводе;
  2. О внешнем переводе;
  3. Кроме этого отдельно фиксируется движение работников из фирмы и в нее.

Именно по этой причине ведение данного журнала является важной обязанностью внутри жизни каждой фирмы.

Важно понимать, что согласно прописному закону Российской Федерации от 2000 года, документы о личном составе требует отдельной регистрации и не могут быть засчитаны в общем потоке документов.

Все дело в том, что все эти документы характеризуют деятельность субъектов, а потому гарантируют им выполнение их прав и обязанностей.

Причем, абсолютно неважно, являются и ваши работники гражданами РФ или других стран, данный закон остается действенным для всех организаций.

Работа является товаром, который можно купить, но вот ее собственники – люди, а потому требуют отдельного отношения и оформления к себе.

На практике, разграничение бумаг поможет не только вам вести правильную документацию, но и в случае проверки или судебного разбирательства быстро предоставить нужные справки и тем самым уйти от проблем.

Также, стоит знать, что все приказы после которых субъект может не присутствовать на работе требуют отдельного ведения, так это могут быть документы:

  • Об отпуске;
  • Отгуле;
  • Больничном.

Данный документ помогает отследить, как и куда движется рабочая сила. Поймите, что журнал может понадобиться вам не только при спорах и разбирательствах, также его часто используют для анализа работы сотрудников и реорганизации какого-либо процесса.

Важно знать, что при переводе, несмотря на то, что сотрудник продолжает свою деятельность, его поток будет считаться внешним, потому как в документах это будет оформлено как увольнение и принятие на работу в новом месте.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Журнал регистрации приказов по личному составу необходим для того чтобы узаконить действия на предприятиях. Но, в организации все обстоит немного иначе, ведь помимо оформления основных документов они должны быть зарегистрированы в специальном журнале.

Для этого необходимо:

  1. Дать документу номер;
  2. Вписать данный номер в журнал регистрации приказов.

Это поможет упорядочить документы, а также обеспечить объектов от мошенничества и подделок.Дело в том, что даже если кто-то попытается подделать документ. Сделать это будет невозможно, так как он не будет оформлен по номеру в журнале.

Кроме этого, данный документ также помогает в случаях, когда обманщики пытаются изменить документ оформив его предыдущим числом.

Для того чтобы он выполнял свои функции и играл важную роль, его нужно пронумеровать и прошить.

Именно в этом случае, он будет надежно защищен он подделки и изменений.

Приказы по личному составу — что это и какие приказы регистрируются?

В журнале должны быть прописаны не все документы, а лишь те, которые относятся к личному составу сотрудников. По закону, это могут быть:

  • Приказ о взятии на место работы – совершенно не имеет значения какой вид договора заключается, для сотрудника это может быть основная работа или же по совместительству. Кроме этого тут фиксируется, и работа с неполным рабочим днем, и с вахтовым методом.
  • Приказ о перемещении сотрудника в другую должность – тут может иметь место не только документ о переводе, но и приказ о повышении в должности, и даже уведомление об изменении заработной платы сотрудника.
  • Приказ о поощрении сотрудников – это может быть премия, полученная за заслуги перед фирмой или по какой-либо другой причине. Кроме этого сюда могут относиться любые деньги, которые достались сотруднику сверх его заработной платы.
  • Приказ об увольнении сотрудника – тут должны быть зафиксированы любые приказы, которые будут обозначать прекращение с сотрудником любой трудовой деятельности. В независимости от того будет и это его собственное желание или увольнение по статье.
  • Приказ о длительной командировке, которая может быть заграницей, или же связана с уходом за ребенком. Кроме этого отдельным пунктом стоит отметить работу, связанную с рисками вредных действий на объекта.

Кроме выше перечисленных пунктов, отдельной графой должны идти какие-либо кадровые распоряжение с высоким уровнем срока годности. Так, будут иметь место:

  1. Документ об оплачиваемом отпуске;
  2. Документ о каких-либо недолгих командировках;
  3. Документ об взысканиях или штрафах;
  4. Постановление о праздниках других выходных днях.

Так, эти документ могут возникать ежедневно и должны быть упорядочены согласно букве закона.

После, в случае проверки или каких-либо разбирательств, данный журнал станет отличным доказательством правдивости действий.

Именно данный журнал помогает сотрудникам систематизировать полученную ими информацию и сохранить предприятие от мошенничества.

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

В законодательстве нет четкой структуры о оформлению бланков и журнала регистрации. Именно поэтому, организации сами выбирают как им будет удобнее вести данные записи.

Но, на практике, она должна одержать следующие данный для нормального функционирования:

  • Номер издаваемого документа;
  • Дата того же документа;
  • Номер, который будет присвоен приказу;
  • Какой именно документ был издан – это может быть приказ о приеме на работу, об отпуске, переводе, увольнения и т.д.
  • Данные о сотруднике, которого касается данный приказ;
  • Документы или закон на основе которого был вынесен данный документ;
  • Подпись сотрудника, чьи данные были внесены о том, что он ознакомлен с данным документом;
  • Данные о сотруднике кто составлял документ и вноси о нем данные в журнал регистрации приказов;
  • Подпись кадрового работника о том, что в документах не допущено ошибку;
  • Какие-либо дополнительные сведения, если они необходимы.

На больших предприятиях, где документация составляет огромную часть деятельности, разбирают журналы в соответствии с видом документов. Так, у данных организаций, существуют свои законы по поводу того какой вид документа должен быть учтен.

Это могут быть отдельные журналы по командировкам, больничным листам и т.д.

Если же на производстве используют один журнал, для того чтобы не запутаться в информации используют собственные индексы в зависимости от документа:

  1. Для личного состава он будет ЛС;
  2. Для больничного –Б;
  3. Для отпуска – О;
  4. Если же дело касается командировки, то – КМ.

Так, данные могут быть помечены или в листах регистрации или же на самом журнале.

Кто должен вести журнал?

Журнал является достаточно кропотливым и ответственны занятием, а потому для его ведения достаточно часто нанимают специальных людей, которые будут отвечать за него. Так, данный сотрудник, может быть назначен:

  • Как обычного работника, предоставив в его распоряжение данный документ;
  • Как особого специалиста по делопроизводству, тем самым возлагая те же самые функции, лишь меняя название его должности.

Важно знать, что журнал должен вестись каждый день, а потому если данный кадровый работник уходит в отпуск или берет больничный, то ведение журнала не должно быть приостановлено. В таком случае, должен быть назначен другой сотрудник для того, чтобы продолжить данную работу.

Если отпуск у сотрудника будет длительный, например, по уходу ребенка или беременности, организация может нанять временного работника для выполнения данной функции, пока не вернется основной сотрудник.

Когда заполняется журнал регистрации приказов?

Согласно закону, данный журнал должен формироваться с первого дня работы предприятия, так как в нем должны быть зафиксированы абсолютно все документы фирмы.

Так как в законодательстве Российской Федерации нет четко предусмотренных законов по поводу оформления данного журнала, то все особенности должны быть решены на фирме, лучше всего будет создать нормативный документ, который предупредит в будущем ошибки или неточности. Так, например, многие фирмы, в первые дни своей работы создают специальные документы «О ведении делопроизводства», тем самым регламентируя все дальнейшие вопросы со стороны сотрудников.

Если же вы не хотите мучиться и составлять свои приказы, а в последующем печатать свои журналы, вы всегда сможете купить уже готовый вариант журнала регистрации приказов. Так, найти его можно в интернете или же в книжном магазине.

Так, данные формы были разработаны кадровиками, и теперь успешно используются организациями по всей стране. Кроме того, существует их несколько типов, и зависеть будут только от вашего желания. В магазинах вам могут предложить:

  • Прошитый журнал;
  • Пронумерованный;
  • Опломбированный документ;

В интернете вы можете просмотреть все варианты, и если вас что-то не будет устраивать сделать свой на их основе.

Единственным условием, которое является обязательны это заполнение этого журнала с первого дня работы данной организации.

Требования к оформлению

Несмотря на вольную форму, журнал должен иметь твердую обложку и четко установленную форму. На самой обложке должно быть имя организации и ее индекс.

Второй лист является титульным, по правилам, он должен содержать:

  • Имя фирмы – не стоит указывать тут какие-либо реквизиты или дополнительные данные;
  • Название самого документа;
  • Дата срока годности журнала, а точнее когда его начали вести и закончили;

На следующей странице необходимо четко выписать сотрудников, которые могут вести журнал, она должна содержать следующие данные:

  • Должность сотрудника;
  • ФИО;
  • Личная подпись работника;
  • Срок, за который лицо должно вести данный документ;
  • Реквизиты документа о назначении данного сотрудника на эту должность.

Начиная с первой страницы, все последующие должны иметь четкую нумерацию, для того чтобы отследить целостность документа.

После этого, журнал необходимо опломбировать и сшить. На пломбе должна содержаться информация по поводу количества листов в данной книге.

Все это должно быть закреплено подписью и печать начальника организации.

На последнем листе документа должна быть отмечена точная дата, когда записи были окончены, а также информация о том, почему и кем был закрыт данный журнал.

Электронная форма журнала

Кроме бумажного вида, данный документ можно вести и в электронном варианте. Следует помнить, что второй случай является более опасным, потому как может быть отредактирован.

В таком случае, если использовать электронный вариант необходимо поставить на него специальную защиту, для того чтобы избежать каких-либо исправлений со стороны.

Все правила, которые были использованы и описаны ранее, автоматически перебрасываются и используются для электронного варианта.

Сделать это можно с помощью двух программ:

  1. 1С – программа в которую будут автоматически загружаться все документы, оформленные в ней;
  2. MS Exel– создается вручную и служит для внутреннего использования.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Образец журнала регистрации приказов по личному составу вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Журналы регистрации

Источник: http://advice-lawyer.ru/trudovoe-pravo/zhurnaly-registracii/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.