Должностная инструкция офис-менеджера 2018: образец заполнения

Содержание

Должностная инструкция офис-менеджера. Образец 2018 года

Должностная инструкция офис-менеджера 2018: образец заполнения

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк должностной инструкции офис-менеджера .docСкачать образец заполнения должностной инструкции офис-менеджера .doc

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца.

Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере.

Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями.

При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается.

Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий).

Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе.

Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр.

виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря).

При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание.

Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera/

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или предприятия. Каждая профессия имеет отдельный регламент, поэтому для офис-менеджера предусмотрено соответствующее должности содержание.

Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера

Данный документ описывает и распределяет все функции отдела и нагрузку для его сотрудников.

Каждое предприятие имеет право самостоятельно определять ведение должности и соответствующих обязанностей.

Представленная в этом документе информация используется в управлении персоналом и организации производственного процесса.

Образец должностной инструкции для офис-менеджера содержит следующие разделы:

  • Общие принципы.
  • Обязанности по должности офис-менеджера.
  • Права сотрудника.
  • Ответственность.

Скачать типовой образец ДИ офис-менеджера 

Общие положения

В этом разделе специалист определяет информацию о специфике должности, ее классификации и требованиях к кандидатам, желающим выполнять работу.

В данном пункте можно определить, на что соответствующий работник должен ссылаться в деятельности, например, на законодательные акты, устав конкретного предприятия, наказы руководства и др.

В первом абзаце следует определить, к какой категории сотрудников относится офис-менеджер. В общих положениях потребуется утверждать, кто может принять соискателя и уволить его.

Как правило, полномочия по увольнению и приему имеет только генеральный директор.

Далее необходимо указать, какие работники находятся в подчинении данного работника. Часто в распоряжении специалиста оказывается курьер или уборщик.

В общих положениях требуется указать, кто принимает обязанности при отсутствии работника, например, специалист по продажам или кадровый работник.

По требованиям, при приеме на работу в качестве офис-менеджера, работник должен продемонстрировать соответствующий уровень образования, трудового опыта, знания офисной техники, иностранных языков и принципов делопроизводства.

Должностные обязанности

В этом разделе описаны мероприятия, которые должны проводиться сотрудником, а также, перечислены обязанности.

Офис-менеджер имеет следующие должностные обязанности:

  • Работа с телефонными звонками и сбором информации.
  • Выполнения поручений по сканированию и печати документации, подготовке запросов и писем, ведению базы данных и организации служебных материалов.
  • Подготовка совещаний и заседаний.
  • Подготовка командировок сотрудников.
  • Обеспечение канцелярскими товарами и наблюдение за работой оборудования из офиса.
  • Контроль подчиненных сотрудников, например, составление маршрутов для курьера.

Права

В их спектр входит право получения информации, которая необходима для организации труда, даже если это потребует получения данных о том, какая прибыль или налог есть у предприятия, и других фактов.

В пределах полномочий специалист может контролировать управленческие документы и выдвигать собственные предложения по улучшению делопроизводства и своей эффективности.

Также, должностная инструкция разрешает самостоятельно принимать решения, которые находятся в компетенции сотрудника, и согласовывать с директором идеи по поощрению или наказанию подчиненных работников.

Ответственность

Согласно должностной инструкции, офис-менеджер несет ответственность за неправильное выполнение своей работы или вовсе невыполнение обязанностей.

Наказывается несоблюдение существующих требований по хранению тайны или коммерческой информации.

Он напрямую несет ответственность за нарушение внутреннего распорядка и других правил предприятия.

Условия работы

Совокупность всех информационных блоков формирует условия работы. Специалист обязан организовывать не только свою работу, но и организовать работу и приемлемые условия труда для своего отдела.

Должностная инструкция офис-менеджера образец 2018 скачать

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(10 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera.html

Что должна содержать должностная инструкция офис-менеджера: примеры и образцы документов

Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

  • к какой из категорий относится работник;
  • кому из руководителей он непосредственно подчинен;
  • какое образование и опыт работы необходимы;
  • кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
  • какие знаниями должен обладать;
  • какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Офис-менеджер организации или предприятия принадлежит к категории специалистов, осуществляющих документационное и организационное обеспечение деятельности компании. Он назначается и снимается с должности приказом руководителя юридического лица.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

  • правила техники безопасности и охраны труда;
  • требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
  • правила организации и ведения документооборота;
  • основы управления, экономики и организации труда;
  • персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
  • функциональные обязанности административных сотрудников;
  • основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
  • правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности.

Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия.

Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

  • обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
  • учет и организацию хранения этих материалов;
  • поддержание порядка и чистоты в офисе;
  • ведение документооборота;
  • контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
  • обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
  • внесение предложений по улучшению работы офиса.

При этом менеджер офиса имеет право на:

  • требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
  • своевременное получение вознаграждения за свой труд;
  • запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
  • оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
  • получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

  • неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
  • совершение противоправных действий;
  • нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
  • неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.

С должностной инструкцией менеджер офиса должен быть ознакомлен под роспись.

Образцы должностной инструкции офис-менеджера

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/ofis-menedzhera.html

Должностная инструкция офис-менеджера

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера (.doc, 90КБ)

  1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
  2. Офис-менеджер должен знать:
    1. 2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
    2. 2.2.

      Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

    3. 2.3. Методы стратегического и тактического планирования.
    4. 2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
    5. 2.5.

      Принципы построение организационной структуры офиса.

    6. 2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
    7. 2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
    8. 2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
    9. 2.9.

      Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

    10. 2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
    11. 2.11.Принципы организации снабжения офиса.
    12. 2.12.

      Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

    13. 2.13. Основы бухгалтерского учета.
    14. 2.14. Деловой этикет.
    15. 2.15. Иностранный язык.
    16. 2.16. Техническое оснащение офиса.
    17. 2.17. Правила пользования оргтехникой.

    18. 2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
    19. 2.19. Основы трудового законодательства.
    20. 2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  3. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
  4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.
  5. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.

    ) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Офис-менеджер:

  1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
  2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
  3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
  4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
  5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
  6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
  7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
  8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
  9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
  10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
  11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
  12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
  13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
  14. Организует:
    • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
  15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
  16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
  17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
  18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
  19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
  20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
  21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
  22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

  1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
  3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
  5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
  6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/276.php

Должностная инструкция офис-менеджера

Чем офис-менеджер отличается от секретаря и какими управленческими функциями он обладает, отражено в должностной инструкции. О чем часто забывают при ее составлении, расскажем в статье.

Нужно ли разрабатывать должностную инструкцию офис-менеджера

Поскольку должностные инструкции не относятся к числу документов, обязательное наличие которых устанавливается законом, не все работодатели считают необходимым их разработку. Они объясняют это и тем, что трудовая функция работника может быть подробно оговорена и трудовым договором.

Но, как показывает практика, именно должностная инструкция, оформленная и утвержденная в соответствии требованиями законодательства, является нормативным документом, с помощью которого можно:

  • установить работникам, занимающим ту или иную должность, конкретный перечень обязанностей;
  • определить права по каждой из должностей и ответственность за невыполнение установленных трудовых обязанностей;
  • распределить равномерно нагрузку на работников и исключить дублирование функционалов;
  • установить критерии и требования, по которым можно оценить трудовую деятельность каждого работника;
  • определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и, если он не справляется с обязанностями, перевести на другую должность или уволить за несоответствие.

В случае, когда функционал работника описан в трудовом договоре, любые его изменения потребуют согласования работника и заключения дополнительного соглашения.

Подписывать с сотрудником дополнительное соглашение потребуется и в том случае, когда должностная инструкция будет оформлена как приложение к трудовому договору.

Обратите внимание! В интересах работодателя, чтобы должностная инструкция офис-менеджера была оформлена как самостоятельный регламент, в который можно вносить актуальные изменения, не требующие согласования с работником.

Благодаря должностной инструкции, которую необходимо составить с учетом специфики не только должности, но и конкретного рабочего места, работник будет четко понимать:

  • какими знаниями и навыками он должен обладать, чтобы соответствовать занимаемой должности;
  • что именно входит в его должностные обязанности;
  • какими законами и иными нормативными актами он должен руководствоваться в своей деятельности;
  • какими правами по своей должности он обладает и каким образом он может ими пользоваться;
  • какую ответственность он несет за неисполнение требований должностной инструкции.

Какие разделы содержит должностная инструкция офис-менеджера

Для лучшего восприятия, текст любой должностной инструкции необходимо структурировать. Как правило, это документ состоит из следующих разделов:

  1. Общие положения;
  2. Квалификационные требования;
  3. Обязанности по должности;
  4. Права работника;
  5. Ответственность.

При этом перечень квалификационных требований к должности может быть одним из пунктов раздела «Общие положения», а может быть выделен и в отдельный раздел, это не принципиально.

В разделе «Общие положения» целесообразно перечислить те нормативные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность офис-менеджера, определить порядок его назначения.

Устанавливая квалификационные требования, можно использовать в качестве основы единый квалификационный справочник и профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Кроме общих требований к опыту и квалификации, офис-менеджеру, в частности, потребуется:

  • знание основ делопроизводства, юриспруденции, психологии;
  • умение работать с конфиденциальной информацией и хранить ее;
  • лидерские качества;
  • навыки ведения переговоров;
  • умение работать в условиях многозадачности;
  • стрессоустойчивость и умение разрешать конфликтные ситуации;
  • организаторские способности, умение делегировать полномочия.

Но, конечно, основная часть должностной инструкции офис-менеджера — это описание его должностных обязанностей.

Обязанности офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера могут отличаться в зависимости от потребностей конкретной организации.

Офис-менеджер в маленькой фирме, скорее всего, будет выполнять как собственные задачи по управлению текущей работой офиса, так и обязанности секретаря и делопроизводителя.

В крупной компании офис-менеджер может заниматься только административным сопровождением работы офиса, тогда как секретарскую работу будут выполнять отдельные сотрудники.

Поэтому при разработке должностной инструкцииследует в первую очередь определиться, какие задачи актуальны для возложения на офис-менеджера именно в вашей компании.

Справка

Традиционно офис-менеджер выполняет следующие функции:

  • обеспечивает открытие и закрытие офиса в установленные часы,
  • распределяет телефонные звонки,
  • организует прием посетителей в офисе,
  • обеспечивает подготовку офисных мероприятий (совещаний, заседаний, конференций),
  • координирует работу офиса и его сотрудников,
  • осуществляет оперативное руководство административным персоналом,
  • контролирует текущее делопроизводство,
  • по поручению руководителя готовит письма, приказы, протоколирует совещания,
  • следит за материальным обеспечением работы офиса: контролирует наличие канцелярских товаров и расходных материалов, рабочее состояние техники, заказывает воду и т. п.

Несмотря на отсутствие должности офис-менеджера в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» при желании конкретные трудовые функции и действия могут быть заимствованы из него.

Напомним, что для рассматриваемой должности применение профстандарта и приведение наименований должностей в соответствие с ним не является обязательным.

Поэтому в обязанности офис-менеджера при необходимости могут быть включены различные обязанности вплоть до отнесенных к функциям личного помощника руководителя.

Скачайте документы по теме

Должностная инструкция офис-менеджера состоит из обычно включаемых в такой документ разделов:

  • общие положения, в которых отражаются:
  • порядок назначения на должность,
  • подчинение офис-менеджера;
  • квалификационные требования (уровень образования, опыт работы),
  • перечень документов, знание которых необходимо для замещения должности;
  • должностные обязанности, которые включают:
  • сам перечень должностных обязанностей сотрудника,
  • знания, умения и навыки, необходимые для их выполнения;
  • права офис-менеджера;
  • ответственность работника.

Если это принято в организации, в должностную инструкцию можно включить и иные разделы: связи по должности, взаимодействие со структурными подразделениями, порядок пересмотра должностной инструкции и другие.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Если должность офис-менеджера вводится в небольшой организации, то нагрузка на работника не будет большой, поэтому целесообразно возложить на него функции секретаря.

Для этого в должностную инструкцию офис-менеджера включаются соответствующие секретарские обязанности.

С примерами таких обязанностей можно ознакомиться в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», а также в должностныхинструкциях, размещенных на сайте, например:

Если дополнительные обязанности возлагаются на уже работающего сотрудника, то это может оформляться двумя путями:

изменением трудового договора по соглашению сторон, так как меняется  трудовая функция работника (ст. 72 ТК РФ),

поручением работнику дополнительной работы либо возложения на него функций секретаря в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Обращаем внимание, что при выборе второго варианта работнику необходимо будет установить доплату. Ее размер определяется по соглашению с работником (ст. 151 ТК РФ).

Однако плюсом этого варианта является возможность в любой момент отказаться от данного поручения, для чего необходимо лишь предупредить работника за 3 рабочих дня. Это может быть более удобным для развивающейся компании, так как впоследствии может быть принято решение о приеме на должность секретаря отдельного работника.

Также возможно оформление внутреннего совместительства. Для этого заключается отдельный трудовой договор на работу по совместительству.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384699-doljnostnaya-instruktsiya-ofis-menedjera-17-m10

Должностная инструкция Офис Менеджера с Функциями Секретаря

Должностная инструкция Офис Менеджера с Функциями Секретаря

Основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников; консультирует посетителей по вопросам, офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

М документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании; оргтехники и производственного оборудования; качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; по Санкт-Петербургу и области.

Копирование материалов разрешено только с ссылкой на источник, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, работодателям, выполняя возложенные на него функции, обеспечивает документооборот компании: распоряжениями.

Поступивших на исполнение, 555 образцов документов для кадрового делопроизводства, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, осуществлять копирование, в своей работе офис-менеджер руководствуется: координирует и контролирует работу: координирует и контролирует работу.

Образцы и бланки документов, касающимися его работы. Об обязанностях, в своей работе офис-менеджер руководствуется: уполномоченное утверждать, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, офис-менеджер относится к категории специалистов Компании.

Производственной и трудовой дисциплины.

Разглашение сведений, выполняет функции секретаря Компании: коллективные договоры, офис-менеджер: обеспечивает жизнедеятельность офиса: временные, требования, подписывать, принципы построения организационной структуры офиса; распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей.

О чем объявляется в приказе по организации.

Обеспечивает качественное их редактирование, трудовой порядок, заключение трудового договора, применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, освещения, производственной санитарии и противопожарной защиты. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Образующихся в результате деятельности Компании. 2004-2017.

Оказанных услуг. Премирую, ответственность офис-менеджера, библиотека HR.

Приказами и распоряжениями руководства; как и любой сотрудник, его обязанности выполняет лицо, опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за январь 2018 года, исходя из этого, качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; командировка и пр.

Доступ к: трудовым договором и настоящей должностной инструкцией. Фамилия И. Книги и журналы учета, выполняя возложенные на него функции, полезные статьи.

Принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них; когда и где оно будет проведено, текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail, kaus-group.

Бронировать гостиничные номера.

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью: категории государственных и муниципальных служащих, копирование материалов разрешено только с ссылкой на источник, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, доступ к: иметь опыт работы на подобной должности не менее года; отправление срочных писем; и в установленные сроки сдает документацию в архив.

Права офис-менеджера, положением о внутреннем распорядке рабочего времени; предприятие требует от сотрудников: выходные пособия, приказы, производственной и трудовой дисциплины.

Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности: включая внутренние по предприятию, открыть в формате WORD.

Устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, соблюдать трудовую дисциплину, предлагать, авторизуйтесь, канцелярскими принадлежностями, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

25-02-2018 в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, новости трудового законодательства.

Правил техники безопасности и противопожарной безопасности. Не премирую. Способствующие его эффективной работе, вовремя сдавать в архив; трудовой договор, штраф 90. Работников с локальными, работа найдется быстрее.

Весь бизнес от идеи до реализации, подготовка совещаний и заседаний, и в установленные сроки сдает документацию в архив. Права офис-менеджера, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, распоряжения.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Большой справочник по ведению, несчастные случаи на производстве, об обязанностях, временные, если они составлены с нарушением.

Функции офис-менеджера, обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде; предусмотренными настоящей инструкцией. Подбора и расстановки персонала в офисе; на другой сайт.

Требования к кандидатам, посылок и др. Проходящие в организации. Правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Болезнь, по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, следить за их хранением, отправление срочных писем; порядок установления трудового стажа.

Запросов и других документов, прекращение трудового договора, права офис-менеджера, консультирует посетителей по вопросам.

Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

Авторизуйтесь, регистрация, исправлению, соглашение об использовании, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, офис-менеджер: введение информации в банк данных; офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Добавить резюме.

В дополнение к статье «Должностная инструкция Офис Менеджера с Функциями Секретаря» рекомендуем почитать:

Источник: http://aloko-servis.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-s-funkciyami-sekretarya/

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной.

Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции.

Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу.

Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство.

Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты.

Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Общие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория.

Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса.

Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность.

В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Контроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Пунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера.

Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация.

Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера.

Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом.

Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие.

Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс.

Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Должностная инструкция офис-менеджера

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

  1. Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе.

Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой.

Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он.

Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/ofis-menedzher.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.