Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета, купить первичные бухгалтерские документы

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.

К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.

Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.

Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими.

Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете.

Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет документа — нет проводки!»

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление.

Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения.

Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой.

Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

  • наименование и код формы;
  • дата составления;
  • наименование организации;
  • вид хозяйственной операции и ее содержание;
  • натуральные и денежные измерители операции;
  • подписи ответственных лиц.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для учета материалов, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с оплатой труда.

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам — это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, доверенность на право подписи, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).

Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются.

Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма.

Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.

Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».

Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно.

После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах.

Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3.

После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив.

Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом. Подробнее о хранении и уничтожении документов читайте в этой статье.

Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.

На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе «Образцы документов», там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.

Практический видео урок по удалению документов в 1С Бухгалтерия 8.3. Ведет Ликина Ольга: эксперт сайта «Бухгалтерия для чайников», бухгалтер по заработной плате ООО «М.видео менеджмент. В уроке рассматривается пошаговая инструкция по удалению документов.

Смотрите видео-урок преподавателя сайта «Бухгалтерия для чайников» Гандевой Н.В. по теме: «Как составить первичную документацию на предприятии», где подробно описаны основные порядок учета и ведения документов в компании ⇓

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Дорогая Ольга, прошу вас пролить мне, как юритсу, переучившемуся на буха, как организовать бухучет в семейном КФХ. КФХ уже около 5 лет, проверок по ИФНС не было. Бух учет в повальном состоянии.

Все документы (первичка и т.п.) просто распределяются по папкам за год (н-мер: удобрения, зп, ГСм и т.п.). обычно для составления годового баланса обращались к наемному бухгалтеру.

В этом году доверили это мне. Я не знаю, как на практике организовать всю эту кучу папок….

! Пробовала все документы за 15 год в Экселе разбить по категориям, месяцам, с подведением итогов по графам год и месяц. А когда подписалась на Ваши уроки

, поняла, что наверно нужно завести журналы и книги в бумажном варианте, т.к. при налоговой проверке это будут спрашивать? Посоветуйте ссылки или Ваши рекомендации в моей проблеме.

добрый день, прошу пожалуйста подтверждение, з/п: начисляю з/п 20/70; удерживаю НДФЛ70/68; выплачиваю з/п70/50; начисляю страховые взносы 20-69, на сколько я поняла я провожу операции, а 1с формирует проводки. Скажите по з/ п все или что-то еще?

Перечень обязательных реквезитов указан в ФЗ «о бухгалтерском учёте» если не ошибаюсь. Как предложение: думаю конструктивно будет указывать ссылки на первоисточники. Благодарю.

Выдача заработной платы — это хозяйственная операция, которая производится на основании первичного документа «платежная ведомость».

Несколько примеров первичных документы — ведомости по заработной плате, товарная накладная, транспортная накладная, кассовые ордера, различные акты (приема-передачи, списания основных средств) и т.д.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какие документы заполняются ежедневно при розничной торговли у ИП с УСН (доходы минус расходы), работников — нет, инкассации — нет, один отдел (соответственно — один кассовый аппарат).

Скажите, пожалуйста, первичный документ — это документ основание? И если Вам не сложно, приведите пожалуйста примеры документов оснований. Также, я очень хочу понять в каком порядке нужно формировать документы: Акт, (накладная)-> счет-фактура. Извините, если вопрос глупый.

Здравствуйте, Лёля. Документ-основание — это форма, на основании которого создается другой бланк. Например, приказ на отпуск создается на основании заявления работника.

В данном случае заявление будет являться документом-основанием. Или, допустим, на основании счета на оплату выписывается расходная накладная, здесь основание — это счет на оплату.

А счет на оплату, в свою очередь, может быть выписан на основании акта выполненных работ или договора. Тогда этот акт или договор будут являться основанием по отношению к счету.

Еще пример — приказ о премировании работника составляется на основании представления к поощрению, представление к поощрению — это основание по отношению к приказу.

Источник: http://ndpr.ru/byx24/dokumentirovanie-deyatelnosti-organizacii-pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta-kupit-pervichnye-buxgalterskie-dokumenty/

Лекция 4. Организация первичного учета

  1. Документация, значение первичных документов

  2. Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

  3. Виды бухгалтерских документов

  4. Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

  5. Организация документооборота

Для сплошного инепрерывного отражения объектовбухгалтерского учёта нужно прежде всегофиксировать каждую хозяйственнуюоперацию. Для этого применяется первыйэлемент метода бухгалтерского учётадокументация.

Документация– способ первичного отражения объектовбухгалтерского учёта, позволяющийосуществить за ними сплошное и непрерывноенаблюдение.

Согласно Положениюпо ведению бухгалтерского учёта ибухгалтерской отчетности в РоссийскойФедерации (утверждено приказомМинистерства финансов РФ №34-н от29.07.1998г.

), «все хозяйственные операциидолжны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы служатпервичными учётными документами, наосновании которой ведётся бухгалтерскийучёт.»

Документ в переводес латинского documentum означает свидетельство,доказательство.

Первичный учётныйдокумент – письменноесвидетельство, которое подтверждаетфакт совершения хозяйственной операцииили право на их совершение.

Первичныйбухгалтерский учёт – этоединый, повторяющийся во времени,организованный процесс сбора, измерения,регистрации, накопления и хранениеинформации о хозяйственной деятельности.

Значение первичныхучётных документов в финансово-хозяйственнойдеятельности предприятия:

  1. Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

  2. Они используются для оперативного руководства и управления.

  3. На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

  4. Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

  5. Документы имеют контрольное значение.

Реквизит в переводес латинского requisitum означает требуемое,нужное.

Реквизиты– показатели, характеризующиехозяйственную операцию, отражённую вдокументе.

Реквизиты бываютобязательные и дополнительные.

Согласно пункта2 статьи 9 ФЗ«О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от06.12.2011г. обязательнымиреквизитами первичного учётногодокумента являются:

1)наименованиедокумента;

2)дата составлениядокумента;

3)наименованиеорганизации;

4)содержание фактахозяйственной жизни;

5)величинанатурального и (или) денежного измеренияфакта хозяйственной жизни с указаниемедениц измерения;

6)наименованиедолжностей лиц, ответственных засовершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписиуказанных лиц с указанием фамилий иинициалов.

Дополнительныереквизиты законодательно не утверждены.

Их вносит само предприятие по своемужеланию во все документы, кроме документовпо первичному учёту денежных средств.

К дополнительным реквизитам могутотноситься: адрес и телефон организации,фамилия сторон, участвующих в совершенииоперации и т.д.

До ввода в действиенового ФЗ «Обухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г.(начало действия данного закона01.01.2013г.) большое внимание уделялосьунификации и стандартизации первичныхучётных документов.

Документы принималиськ учёту, если они были составлены поформе, содержащейся в альбомахунифицированных форм первичной учётнойдокументации.

Данные альбомы разрабатывалГоскомстат России (ныне Росстат) посогласованию с Минфином России. Былоутверждено около 250 унифицированныхформ документов.

Унифицированныедокументы – это типовые документы,предназначенные для оформления однородныхопераций в организациях с различнойформой собственности и отраслевойпринадлежности.

Кроме того,отраслевые министерства для предприятийсвоей отрасли разрабатывали такжеунифицированные документы. Например,Министерство сельского хозяйство Россииразрабатывало унифицированные документыпо учёту сельскохозяйственной продукции,животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизациядокументов – это установление одинаковыхстандартных размеров для типовыхдокументов. Это делалось для сокращениярасхода бумаги, упрощения обработки ихранения документов.

С вводом в действиеФЗ «О бухгалтерскомучёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятийснимается обязанность использоватьунифицированные документы, разработанныеГоскомстатом и отраслевыми министерствами.

Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона,формы первичных документов утверждаетруководитель предприятия по представлениюглавного бухгалтера (или лица на котороговозложено ведение бухгалтерскогоучёта).

Бухгалтерпри разработке форм документов, долженвключать в них все обязательные реквизитыи делать компактными.Главные бухгалтеры, как правило,представляют на утверждение унифицированныеформы документов.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5849573/

Что такое первичная документация

Первичная документация включает документы, которые содержат исходные сведения в результате осуществления какой-либо хозяйственной операции. К ним относят акты, платежные поручения, выписки с расчетного счета, товарные накладные, бухгалтерские справки и т.д.

Как правило, бухгалтерский учет невозможен без такой документации. Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание.

В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме.

Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.

Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя.

Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом.

Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие.

Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие. Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.

В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении. А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.

  • какая есть первичная документация
  • Первичные учетные документы в 2013 году

Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения.

Именно на основании первичной документации совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.

  • накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета.

Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.

Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе. Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью. Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании федеральных законов. Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);- дата совершения операции (составления документа);- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;- название организации, от имени которой составляется данный документ;

– данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.

– учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о списании основного средства и др.

– учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.

– учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета. В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

  • Закон о бухгалтерском учете
  • Сводные документы оформляются на основе ранее

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты. Реквизит – от латинского requisitum – «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе. Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским реквизитам относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом.

Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ.

Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией.

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. Оформлением документов при приеме на работу должен заниматься сотрудник, в чьи полномочия это входит в соответствии с должностными инструкциями.

В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ, устраивающийся на работу новый сотрудник обязан предъявить: – удостоверяющий личность документ;- трудовую книжку, если она имеется;- страховое пенсионное свидетельство, если оно имеется;- военный билет, для тех, кто является военнообязанным;- документ об образовании и иные документы, подтверждающие профессиональную квалификацию.

Трудовая книжка и страховое пенсионное свидетельство в том случае, когда человек устраивается на работу впервые, оформляется сотрудником кадровой службы предприятия, так же, как и страховой медицинский полис.

Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск. Основным документом, регламентирующим трудовые взаимоотношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Он заключается и подписывается в двух экземплярах. Оформить этот документ необходимо в течение трех дней после того, как сотрудник начал свою трудовую деятельность на предприятии. Должностные обязанности могут быть перечислены в трудовом договоре, но лучше оформить их отдельным документом и ознакомить с ними сотрудника под подпись. После подписания трудового договора необходимо издать соответствующий приказ о приеме на работу, если соглашением сторон для работника не предусмотрен испытательный срок. Что такое первичная документация

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-92901-chto-takoe-pervichnaya-dokumentaciya

Первичная бухгалтерская документация

Первичный бухгалтерский учет являет собой начальную стадию систематизации и документации тех или иных операций, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы.

Объектами бухгалтерского учета выступают: приобретение, потребление материальных ресурсов, затраты процесса производства, объем готовой продукции, ее транспортировка, реализация, оплата задолженности банковским, финансовым учреждениям, поставщикам, заказчикам (покупателям).

Формы первичной документации

Существует классификация первичной бухгалтерской документации по форме:

  • Типовая – форма документов, фиксирующих однотипные хозяйственные операции, свойственные для большинства предприятий одной или нескольких сфер деятельности. Иными словами, регистрация обычных операций, характерных для значительной части предприятий.
  • Специализированная форма первичной бухгалтерской документации.

Для полной легализации, типовая и специализированная формы документации обязаны соответствовать определенным обязательным требованиям и иметь нижеперечисленные реквизиты:

  1. Наименование (точное экономико-финансовое содержание хозяйственной операции). Документ без названия, имеющий неразборчивое, неясное, трудноразличимое наименование, теряет юридическую силу;
  2. Дату составления. Без наличия точной, конкретной даты оформления, документация считается юридически недействительной;
  3. Юридические наименования организаций, принимающих участие в хозяйственной деятельности. Не имеющий наименование хотя бы одной участвующей стороны, документ теряет адресность, соответственно не подлежит исполнению;
  4. хозяйственной операции. Детализированное описание наименования, в котором содержание отображается в сокращенной форме;
  5. Измерители в натуральном и денежном выражении, которые применяются в течение хозяйственной операции.
  6. Наименование должностей и подписи лиц, ответственных за корректность составления плана хозяйственной операции и ее совершение. Чаще всего — это директор предприятия и главный бухгалтер. В отдельных случаях могут быть также другие уполномоченные лица.

При необходимости, в форму документа могут быть внесены дополнительные сведения и реквизиты, зависимо от особенностей и направления документируемых хозяйственных операций. Могут присутствовать номер документа, мотив (основа) для совершения подобной операции, точный адрес предприятия и иные.

  Порядок увольнения по состоянию здоровья

Нормы заполнения первичной бухгалтерской документации

Некорректно составленная первичная бухгалтерская документация не позволяет предприятию точно определить базу, облагаемую налогами, что может стать поводом для разногласий c налоговой инспекцией и причиной внедрения определенных финансовых санкций. Bo избежание необходимости доказывать собственную правоту через суд, организации следует акцентировать внимание на достоверном документальном оформлении хозяйственных операций.

Весь перечень первичных документов бухгалтерского учета должен быть заполнен предельно ясно, аккуратно, максимально четко, корректно.

  1. Для заполнения разрешается использовать чернила, пасту шариковой ручки, химический карандаш (при ручной записи) или вычислительные механизмы, пишущие машинки (при механичной записи).
  2. В документе необходимо в обязательном порядке указывать все реквизиты. В случае отсутствия какой-либо информации, ставится прочерк.
  3. Расчетные данные указывать цифрами и прописью.
  4. Документы должны быть заверены подписью (c расшифровкой) ответственных лиц, и скреплены печатью предприятия, при условии, если это предусмотрено законодательством или бланком формы документации.

Возможные описки, опечатки во внутрихозяйственных учетных записях, исправляются посредством сторнировочной или отрицательной записи.

 Ошибочная отметка дублируется красным цветом или обводится прямоугольной рамкой. Это аннулирует ошибку, далее делается корректировка.

 При зачеркивании ошибочных данных обязательно должна быть указана дата исправления и поставлена подпись бухгалтера.

В отдельных случаях составляется справка, обосновывающая необходимость корректировки исходных данных. Любые поправки, исправление помарок в первичных документах возможны до момента отражения данной документации в бухгалтерском учете.

В большинстве предприятий для первичных документов применяются готовые бланки, которым свойственный межведомственный характер. Это бланки счетов, ордеров, талонов, ведомостей, накладных.

Первичная документация должна оформляться в момент планирования совершения хозяйственной операции. В отдельных ситуациях и при наличии объективных причин, сразу после завершения данной операции.

Посредством приказа, руководитель предприятия, в согласовании c главным бухгалтером, должны утвердить список лиц, уполномоченных ставить подпись под первичными бухгалтерскими документами. Данные лица несут полную прямую ответственность за достоверность содержащей информации, качество заполнения документов, своевременность их подачи для отражения в бухгалтерском учете.

Виды первичных документов

Учетную бухгалтерскую документацию разделяют на два виды: внешние и внутренние документы.

  Как оформить декретный отпуск

Внешние – составляются по типовой форме и поступают в предприятие со стороны, от банковских, государственных учреждений, налоговой инспекции, вышестоящих органов власти, поставщиков, покупателей. Примерами подобных документов могут быть платежное требование-поручение, счет-фактура от поставщиков.

Внутренние – документы, которые составляются и оформляются внутри организации и делятся на:

  • Распорядительные. Вид документации, содержанием которых является указание (распоряжение) по выполнению определенных операций;
  • Оправдательные (исполнительные). В данных документах регистрируется факт совершения хозяйственной операции;
  • Комбинированные. Содержат одновременно характеристики распоряжения и исполнения. К примеру, приходно-кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, иные документы.
  • Бухгалтерского оформления. Создаются, если для регистрации хозяйственной операции типовая форма документации не подходит. Это могут быть справки, ведомости распределения, другие подобные документы.

Источник: http://passus.ru/dokumentooborot/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta.html

Как оформить первичные документы в бухгалтерском учете

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы.

Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации.

Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк.

Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде.

Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ.

Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры.

Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты.

Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

  • дата оформления документации;
  • название;
  • название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
  • наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
  • содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
  • обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

  • бухгалтерского оформления;
  • оправдательные;
  • организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

  • Оправдательные документы. К ним относят следующие варианты документов: различные требования, акты приема, приходные ордера, накладные и далее. Эта документация отражает сам факт осуществления хозяйственной процедуры. Информация, имеющаяся в них, непосредственно заноситься бухгалтером в учетные регистры.
  • Организационно-распорядительные документы. Сюда относят различные указания и приказы, доверенности, распоряжения. Эта документация дает разрешение на осуществление определенных хозяйственных операций.
  • Существуют ситуации, когда документы могут относиться сразу к оправдательным и разрешительным документам. К такому роду документов относят, к примеру, платежную ведомость, а также расходный, кассовый ордер.

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

  • арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
  • по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
  • по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры.

Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения.

Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки.

Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины.

Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ.

Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет.

При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет.

Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена.

В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа.

Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям.

В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры.

Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления.

Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление.

На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

«Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный. Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/pervichnye-dokumenty-v-buhgalterskom-uchete-967/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.